Centrum usług wspólnych nie może obciążać jednostek samorządowych kosztami obsługi

Podstawą prawną działalności powiatowego centrum usług wspólnych. są przepisy ustawy o samorządzie powiatowym (dalej: u.s.p.). Zgodnie z art. 6a u.s.p. powiat może zapewnić wspólną obsługę, w szczególności administracyjną, finansową i organizacyjną:
1) jednostkom organizacyjnym powiatu zaliczanym do sektora finansów publicznych,
2) powiatowym instytucjom kultury,
3) innym zaliczanym do sektora finansów publicznych powiatowym osobom prawnym utworzonym na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych – z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, banków i spółek prawa handlowego.

Podmioty te ustawa określa mianem jednostek obsługiwanych. Przy czym jednostki obsługiwane, o których mowa w art. 6a pkt 2 i 3 u.s.p. mogą, na podstawie porozumień zawartych przez nie z jednostką obsługującą, przystąpić do wspólnej obsługi, po uprzednim zgłoszeniu tego zamiaru zarządowi powiatu (art. 6b ust. 2 u.s.p.). Zakres wspólnej obsługi określa zawarte porozumienie.

Kto może prowadzić wspólną obsługę

Zgodnie z art. 6b ust. 1 u.s.p. wspólną obsługę mogą prowadzić:

• starostwo powiatowe, inna jednostka organizacyjna powiatu,
• jednostka organizacyjna związku powiatów albo
• jednostka organizacyjna związku powiatowo-gminnego.

Ustawa nazywa je jednostkami obsługującymi.
Z przepisów wynika, że wyłączną kompetencję do określenia organizacji wspólnej obsługi w powiecie ma rada powiatu. W uchwale określa w szczególności:
1) jednostki obsługujące;
2) jednostki obsługiwane;
3) zakres obowiązków powierzonych jednostkom obsługującym w ramach wspólnej obsługi (art. 6a ust. 2 u.s.p.).

Jednostka obsługująca ma prawo żądać od jednostki obsługiwanej informacji oraz wglądu w dokumentację – wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonywania zadań realizowanych w ramach wspólnej obsługi. Analogicznie jednostka obsługiwana ma prawo żądać od jednostki obsługującej informacji oraz wglądu w dokumentację, również tylko w zakresie zadań wykonywanych przez jednostkę obsługującą w ramach wspólnej obsługi. Inaczej mówiąc: obie strony mają prawo dostępu do informacji i dokumentów, ale tylko w granicach wynikających z ich obowiązków i kompetencji.

Co nie wchodzi w zakres wspólnej obsługi

Kwestie związane z zakresem wspólnej obsługi reguluje art. 6c u.s.p. Wynika z niego, że nie może on obejmować kompetencji kierowników jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych do:

• dysponowania środkami publicznymi,
• zaciągania zobowiązań, a także
• sporządzania i zatwierdzania planu finansowego oraz przeniesień wydatków w tym planie.

W przypadku powierzenia obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych, o których mowa w art. 6a pkt 1 i 2, są one przekazywane w całości.

Istotne znaczenie w analizie prawnej sytuacji opisanej w pytaniu ma również to, że jednostka obsługująca posiada status jednostki budżetowej. Specyfikę powiązania tej jednostki z macierzystą jednostką samorządową wyznacza art. 11 ustawy o finansach publicznych (dalej: u.f.p.). Wynika z niego, że jednostkami budżetowymi są jednostki organizacyjne sektora finansów publicznych nieposiadające osobowości prawnej, które pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek odpowiednio dochodów budżetu państwa albo budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej jest plan dochodów i wydatków, zwany ,,planem finansowym jednostki budżetowej''.

Stanowisko RIO: czy jednostka obsługując może pobierać opłaty

Na temat tego, czy jednostka obsługująca może pobierać wynagrodzenie za usługi świadczone jednostkom obsługiwanym wypowiedziała się Regionalna Izba Obrachunkowa w Szczecinie w wystąpieniu pokontrolnym z 30 maja 2025 r. (znak WK.6001.8.2025). Rozpatrywała ona sytuację w jednym z powiatów, w którym w 2022 r. utworzono jednostkę budżetową pod nazwą Centrum Usług Wspólnych Powiatu, powołaną do wspólnej obsługi wskazanych w uchwale rady powiatu jednostek organizacyjnych. „W uchwale określono, że celem działania centrum jest świadczenie usług w ramach wspólnej obsługi jednostek, w zakresie finansowo-księgowym (w tym rachunkowości i sprawozdawczości), kadrowo-płacowym, administracyjno-organizacyjnym, zamówień publicznych, obsługi prawnej, informatycznej, zadań z zakresu BHP, a pracownicy wykonujący dotąd te zadania w jednostkach obsługiwanych stali się pracownikami centrum. (…) W latach 2023–2024 na realizację ww. zadań centrum otrzymało środki z budżetu powiatu. Jednocześnie centrum co miesiąc obciążało jednostki obsługiwane kosztami wykonania ww. usług, a pobrane z tego tytułu dochody odprowadzono do budżetu powiatu” – wynika z opisu w wystąpieniu.

Zdaniem RIO pobieranie przez CUW wynagrodzenia za wykonywanie zadań, dla realizacji których zostało utworzone (tj. prowadzenia obsługi jednostek organizacyjnych powiatu), było niezgodne m.in. z art. 11 ust. 1 u.f.p. Według RIO odpowiedzialność za nieprawidłowości ponosi dyrektor jednostki obsługującej. We wniosku pokontrolnym Izba zaleciła powiatowi wzmocnienie nadzoru nad finansowaniem zadań realizowanych przez CUW, w szczególności poprzez wyegzekwowanie zaniechania obciążania jednostek obsługiwanych kosztami obsługi, gdyż jest ona finansowana bezpośrednio z budżetu powiatu. ©℗