Umowy na usługi serwisowe: wójt nie może zawierać ich na czas nieoznaczony na podstawie upoważnienia z WPF

Jakie upoważnienia w wieloletniej prognozie finansowej

Zacznijmy zatem od wyjaśnienia, czym jest WPF. W myśl art. 226 ust. 1 ustawy o finansach publicznych (dalej: u.f.p.) WPF „powinna być realistyczna i określać dla każdego roku objętego prognozą co najmniej:

• dochody bieżące oraz wydatki bieżące budżetu jednostki samorządu terytorialnego, w tym na obsługę długu, gwarancje i poręczenia;
• dochody majątkowe, w tym dochody ze sprzedaży majątku, oraz wydatki majątkowe budżetu JST;
• wynik budżetu JST;
• przeznaczenie nadwyżki albo sposób sfinansowania deficytu;
• przychody i rozchody budżetu JST, z uwzględnieniem długu zaciągniętego oraz planowanego do zaciągnięcia;
• kwotę długu JST oraz sposób sfinansowania jego spłaty;
• relacje, o których mowa w art. 242–244, w tym informację o stopniu niezachowania tych relacji w przypadkach, o których mowa w art. 240a ust. 4 i 8 oraz art. 240b (chodzi o ustawowe limity – red.);
• kwoty wydatków bieżących i majątkowych wynikających z limitów wydatków na planowane i realizowane przedsięwzięcia (…).”

Dodatkowo do WPF dołącza się objaśnienia przyjętych wartości. W objaśnieniach mogą być zawarte także informacje uszczegóławiające dane wymagane przez art. 226 ust. 1 u.f.p.

Co istotne, w myśl art. 228 u.f.p. ust. 1 uchwała w sprawie wieloletniej prognozy finansowej może zawierać upoważnienie dla zarządu jednostki samorządu terytorialnego do zaciągania zobowiązań:

• przedsięwzięć (chodzi tu głównie o zadania inwestycyjne samorządów) oraz
• umów, których realizacja w roku budżetowym i w latach następnych jest niezbędna do zapewnienia ciągłości działania jednostki i z których wynikające płatności wykraczają poza rok budżetowy (w tym m.in. umowy na różnego rodzaju usługi).

Zaś w załączniku do uchwały w sprawie wieloletniej prognozy finansowej określa się odrębnie dla każdego przedsięwzięcia: nazwę i cel; jednostkę organizacyjną odpowiedzialną za realizację lub koordynującą wykonywanie przedsięwzięcia; okres realizacji i łączne nakłady finansowe; limity wydatków w poszczególnych latach; limit zobowiązań (art. 226 ust. 3 u.f.p.).

Nie w każdej sytuacji

Zatem nie ma wątpliwości, że WPF może stanowić podstawę do zaciągania zobowiązań, m.in. przez wójta gminy. Problem jednak w tym, że nie w każdej sytuacji upoważnienia z WPF będą mogły być zastosowane. Gmina musi bowiem również uwzględnić specyfikę zawierania umów wieloletnich, wynikającą z przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych.

Ustawa ta jako podstawową zasadę przyjmuje zawieranie umów na czas oznaczony (w myśl art. 434 p.z.p. „umowę zawiera się na czas oznaczony. Zamawiający może zawrzeć umowę, której przedmiotem są świadczenia powtarzające się lub ciągłe, na okres dłuższy niż 4 lata, jeżeli wykonanie zamówienia w dłuższym okresie spowoduje oszczędności kosztów realizacji zamówienia w stosunku do okresu czteroletniego lub jest to uzasadnione zdolnościami płatniczymi zamawiającego lub zakresem planowanych nakładów oraz okresem niezbędnym do ich spłaty”).

Wyjątki dopuszczające stosowanie umowy na czas nieoznaczony określono w art. 435 p.z.p. Chodzi o umowy, których przedmiotem są dostawy:

• wody za pomocą sieci wodno-kanalizacyjnej lub odprowadzanie ścieków do takiej sieci;
• gazu z sieci gazowej;
• ciepła z sieci ciepłowniczej;
• licencji na oprogramowanie komputerowe.

Na czas nieoznaczony może być również zawierana umowa, której przedmiotem są usługi przesyłowe lub dystrybucyjne energii elektrycznej lub gazu ziemnego.

Co istotne, katalog umów, które mogą być zawierane na czas nieoznaczony, jest zamknięty. Tylko w tych przypadkach organ wykonawczy samorządu może legalnie wykorzystać posiadane upoważnienie do zaciągania tego typu zobowiązań. Zatem upoważnienie do zaciągania umów w celu zapewnienia ciągłości działania nie obejmuje innego rodzaju umów na czas nieoznaczony, aniżeli tylko te określone w p.z.p.

Regionalna Izba Obrachunkowa o zawieraniu umów przez wójta

Potwierdzeniem ww. założenia są ustalenia zawarte w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Poznaniu z 17 lutego 2025 roku (znak WK-0911/43/2024). RIO ustaliła, że kontrolowana gmina „zawarła z przedsiębiorcą – osobą fizyczną umowę na przeglądy serwisowe urządzeń klimatyzacyjnych. Umowa została zawarta czas nieokreślony z możliwością jej rozwiązania za 30-dniowym wypowiedzeniem. (….). Wynagrodzenie z tytułu wykonania umowy wraz z podatkiem od towarów i usług wyniosło: 1) w 2019 roku – 4 341,90 złotych 2) w 2020 roku – 5 141,40 złotych, 3) w 2021 roku – 5 141,40 złotych, 4) w 2022 roku – 5 141,40 złotych, 5) w 2023 roku – 5 141,40 złotych”.

RIO wskazała, że w myśl art. 46 ust. 1 u.f.p. JST „mogą zaciągać zobowiązania do sfinansowania w danym roku do wysokości wynikającej z planu wydatków lub kosztów jednostki, pomniejszonej o wydatki na wynagrodzenia i uposażenia, składki na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy, inne składki i opłaty obligatoryjne oraz płatności wynikające z zobowiązań zaciągniętych w latach poprzednich”.

W ramach wniosku pokontrolnego RIO nakazała jednostce, aby przy dokonywaniu zakupu dostaw, usług i robót budowlanych zaprzestać zawierania umów na czas nieoznaczony, mając na względzie art. 46 ust. 1 u.f.p. oraz art. 434 ust. 1 p.z.p., z wyjątkami wskazanymi w art. 435 ust. 1 i 2 p.z.p.

Korzystając z przyznanego upoważnienia, włodarz musi uwzględniać również specyfikę i zasady zawierania umów określone przepisami p.z.p. A z nich wynika jednoznacznie, że umowy na serwis/obsługę urządzeń biurowych czy klimatyzacji nie mogą być zawierane na czas nieoznaczony, a jedynie oznaczony (np. dwa czy trzy lata). ©℗