Jeśli zwiększenie obowiązków nie jest okresowe, to nie wolno przyznawać za nie dodatku specjalnego

Czy można przyznać dodatek specjalny pracownikowi urzędu miasta, który oprócz wykonywania zadań określonych w jego zakresie obowiązków dodatkowo regularnie kieruje służbowym autem, realizując przy tym inne zadania na rzecz urzędu? Regionalna izba obrachunkowa podważyła dodatek, który przyznaliśmy pracownikowi na okres roku. Oceniła bowiem, że wykonywane przez niego obowiązki należą do stałych, a nie okresowych. Czy taki wydatek rzeczywiście jest nielegalny?

Tak, zastrzeżenia RIO są słuszne. Dodatek specjalny można przyznać tylko przy czasowym zwiększeniu obowiązków pracownika samorządowego. W sytuacji, gdy realizuje on te dodatkowe obowiązki systematycznie, regularnie, a nie okresowo, w istocie rzeczy czyni to w ramach stosunku pracowniczego.

Regulamin wynagradzania

Każda jednostka organizacyjna (pracodawca samorządowy, np. urząd miasta) ustala wewnętrzne zasady wynagradzania w formie regulaminu wynagradzania. Obowiązek jego posiadania wynika z art. 39 ustawy o pracownikach samorządowych (dalej: u.p.s.). Zgodnie z ust. 1 „pracodawca w regulaminie wynagradzania określi dla pracowników samorządowych:

1) wymagania kwalifikacyjne pracowników samorządowych;

2) szczegółowe warunki wynagradzania, w tym maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego”.

Ponadto w myśl ust. 2 „pracodawca w regulaminie wynagradzania może określić:

1) warunki przyznawania oraz warunki i sposób wypłacania premii i nagród innych niż nagroda jubileuszowa;

2) warunki i sposób przyznawania dodatków, o których mowa w art. 36 ust. 4 i 5 u.p.s. (czyli dodatku funkcyjnego i z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań – przyp. red.), oraz innych dodatków”.

Jednocześnie na uwagę zasługuje art. 36 u.p.s. W jego myśl „pracownikowi samorządowemu przysługuje wynagrodzenie stosowne do zajmowanego stanowiska oraz posiadanych kwalifikacji zawodowych. Pracownikowi samorządowemu przysługuje wynagrodzenie zasadnicze, dodatek za wieloletnią pracę, nagroda jubileuszowa oraz jednorazowa odprawa w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy oraz dodatkowe wynagrodzenie roczne na zasadach określonych w odrębnych przepisach. Ponadto, pracownikowi samorządowemu z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań może zostać przyznany dodatek specjalny”.

W orzecznictwie sądowym akcentuje się, że w świetle przytoczonych przepisów oprócz świadczeń obligatoryjnych ustawodawca daje pracodawcy samorządowemu możliwość wprowadzenia świadczeń fakultatywnych, przy czym warunki ich przyznawania powinny znaleźć się w regulaminie wynagradzania (tak: wyrok Sądu Najwyższego z 25 maja 2022 r., sygn. akt II PSKP 107/21).

Z kolei Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 3 lipca 2019 r. (sygn. akt II OSK 1477/19) m.in. podkreślił, że dodatek specjalny jest jednolitym rodzajowo składnikiem wynagrodzenia pracowników samorządowych, wobec tego na podstawie obowiązujących przepisów nie można uznać, że istnieją różne dodatki specjalne. Prawo do dodatku specjalnego zostało natomiast zróżnicowane podmiotowo. Mianowicie, pracownikom samorządowym pochodzącym z wyboru i pełniącym funkcje wójta (burmistrza, prezydenta miasta), starosty oraz marszałka województwa – dodatek ten przysługuje obligatoryjnie, natomiast w przypadku pozostałych pracowników samorządowych – stanowi świadczenie fakultatywne. Ustawodawca uznał bowiem, że osoby piastujące stanowiska wójta (burmistrza, prezydenta miasta), starosty oraz marszałka województwa już tylko z tego tytułu mają zwiększony zakres obowiązków służbowych. Zarówno takich, które z racji pełnionej funkcji są immanentnie z nią związane, jak i takich, które mogą się w przyszłości zaktualizować. W stosunku do pozostałych pracowników samorządowych przyznanie dodatku specjalnego uzasadnia dopiero zwiększenie obowiązków służbowych lub powierzenie dodatkowych zadań.

Okresowy charakter

I chociaż nie ma wątpliwości, że w świetle przepisów u.p.s. pracownik samorządowy może uzyskać prawo do dodatku specjalnego, to jednocześnie trzeba zauważyć, że przepis ten daje możliwość przyznania go okresowo. Oznacza to, że wykonywanie określonych czynności w sposób stały (nieokresowy), uniemożliwia kwalifikowanie tych czynności jako dodatkowych, uprawniających do dodatku specjalnego. Taką właśnie interpretację przyjęła Regionalna Izba Obrachunkowa w Szczecinie w wystąpieniu pokontrolnym z 14 sierpnia 2024 r. (znak WK.6001.11.2024). Izba ustaliła, że „w latach 2020–2023 burmistrz przyznał Inspektorowi ds. transportu i dróg publicznych dodatek specjalny na okresy roczne w wysokości 820,00 zł brutto miesięcznie z tytułu realizacji dodatkowych zadań polegających na kierowaniu służbowym samochodem na potrzeby realizacji zadań urzędu w (...) wykonywaniu wszelkich czynności związanych z utrzymaniem pojazdu oraz przeprowadzaniu niezbędnych przeglądów i napraw”. Zdaniem RIO „przyznanie dodatku za wykonywanie tych samych zadań w okresie kilku lat było niezgodne z art. 36 ust. 5 u.p.s., z którego wynika, że dodatek specjalny może zostać przyznany pracownikowi z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań ”.

Dodatkowo RIO podkreśliła, że za stwierdzone nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi burmistrz. Warto dodać, że finalnie burmistrz uznał zarzuty RIO, bowiem ostatecznie powierzył na stałe realizację ww. zadań pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku inspektora ds. transportu i dróg publicznych. ©℗