Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. O co pytają na szkoleniach?

Ostatni kwartał roku zazwyczaj łączy się z większymi wydatkami na cele socjalne, przeglądem dokumentacji zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) i koniecznością korekty odpisu. Odpowiadamy na wybrane pytania dotyczące tych świadczeń oraz stosowania ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Coroczny przegląd dokumentacji

ODPOWIEDŹ Przepisy nie wskazują terminu przeglądu dokumentacji ZFŚS, zatem to urząd powinien sam go wyznaczyć. Zgodnie z art. 8 ust. 1d ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnychpracodawcy muszą zweryfikować, czy w ramach prowadzonej działalności socjalnej przetwarzają tylko dane niezbędne do realizowania świadczeń socjalnych, a także usunąć dane, które są zbędne dla celów związanych z funkcjonowaniem ZFŚS. ©℗

Przechowywanie PIT małżonka

ODPOWIEDŹ Nie. W opinii Urzędu Ochrony Danych Osobowych z 6 lutego 2020 r. (https://archiwum.uodo.gov.pl/pl/138/1360), jeżeli na potrzeby udokumentowania spełnienia określonych kryteriów sytuacji socjalnej przydatny jest dostęp do różnych dokumentów (np. deklaracji podatkowej małżonka), to art. 8 ust. 1a ustawy o ZFŚS umożliwia pracodawcy jedynie wgląd do tych dokumentów, nie daje natomiast prawa do przechowywania ich kopii lub innego utrwalania. Takie działania pracodawcy kwalifikowałyby się jako gromadzenie danych w szerszym zakresie, niż jest to niezbędne do celów przetwarzania, a więc naruszałoby zasadę minimalizacji danych. Deklaracja podatkowa małżonka pracownika to dokument, który zawiera również takie dane, jak np. nazwa zakładu pracy czy numer PESEL, które nie są niezbędne do potwierdzenia danych przedstawionych w oświadczeniu pracownika. ©℗

Korekta odpisu na koniec roku

ODPOWIEDŹ Tak. Pod koniec roku pracodawca budżetowy powinien ponownie naliczyć odpis na ZFŚS, przyjąwszy za podstawę rzeczywistą, a nie planowaną przeciętną liczbę zatrudnionych. Można to zrobić następująco:

► Krok 1: Ustalić pracowników, na których nalicza się odpis, w podziale na pracowników zatrudnionych w zwykłych warunkach, w warunkach szczególnych i pracowników młodocianych,

►Krok 2: Obliczyć liczbę pracowników zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, z zastosowaniem jednej wybranej przez pracodawcę metody (średniej arytmetycznej, średniej chronologicznej lub metody uproszczonej),

►Krok 3: Ustalić sumę pełnych etatów (zsumować pełne i niepełne etaty),

►Krok 4: Obliczyć przeciętną liczbę zatrudnionych pracowników w danym roku kalendarzowym, co następuje przez dodanie przeciętnych liczb zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i podzielenie otrzymanej sumy przez 12,

►Krok 5: Ustalić należny odpis jako iloczyn przeciętnej liczby zatrudnionych i kwoty odpisu w danym roku kalendarzowym na jednego pracownika zatrudnionego w danej kategorii,

►Krok 6: Zsumować kwoty odpisów dla poszczególnych kategorii pracowników,

►Krok 7: Porównać wysokość odpisu ustaloną na początku roku na podstawie planu zatrudnienia z wysokością odpisu ustaloną w końcu roku na podstawie danych faktycznych,

►Krok 8: Wpłacić niedopłatę odpisu lub wycofać środki nadpłaconego odpisu – najpóźniej do 31 grudnia każdego roku. ©℗

Zatrudnienie w dwóch jednostkach a limit zwolnienia z podatku

ODPOWIEDŹ Za przekroczenie limitu w opisanej sytuacji odpowiada pracownik. Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolna od podatku dochodowego jest „wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł”. Przy czym rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Limit w wysokości 1000 zł ma zastosowanie do wszystkich świadczeń pieniężnych i rzeczowych sfinansowanych w danym roku podatkowym z ZFŚS we wszystkich zakładach pracy, w których pracuje pracownik. Żaden przepis nie daje jednak możliwości żądania od pracownika oświadczenia, że nie wyczerpał limitu zwolnienia podatkowego u innego pracodawcy.

Niemniej zakład pracy powinien zsumować wszystkie świadczenia rzeczowe i pieniężne, które zostały sfinansowane przez niego z ZFŚS i wypłacone pracownikowi od początku roku – i jeżeli suma ta przekroczy kwotę 1000 zł (a pod koniec roku bardzo często się to zdarza), to od kolejnych wypłaconych świadczeń należy pobrać zaliczkę na podatek dochodowy. ©℗

Przyznanie dzieciom paczek o równej wartości

ODPOWIEDŹ Tak. W orzecznictwie od dawna wyrażany jest pogląd, że różnicowanie wartości paczki świątecznej dla dzieci jest niecelowe i niezgodne z jej przeznaczeniem jako prezentu świątecznego (m.in. wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 25 kwietnia 2013 r., sygn. akt III AUa 906/12 czy wyrok SA w Łodzi z 22 czerwca 2018 r., sygn. akt III AUa 237/18). Oznacza to, że w odniesieniu do paczek świątecznych dla dzieci pracowników znaczenie może mieć wyłącznie sytuacja rodzinna (tj. liczba dzieci, ich wiek), a nie kryterium materialne (tj. przychód w przeliczeniu na członka rodziny).

O przyznawaniu paczek o tej samej wartości powinien decydować charakter tego świadczenia, aby określona grupa dzieci nie czuła się gorzej niż pozostałe. Dlatego też jeśli urząd zdecydował o przyznaniu dzieciom pracowników paczki finansowanej ze środków ZFŚS, to może jedynie stosować kryterium socjalne w postaci liczby dzieci w rodzinie i ich wieku, ale paczki te powinny mieć równą wartość.

Brak prawa do ingerencji ZUS w zasady przydziału świadczeń socjalnych

ODPOWIEDŹ Nie. ZUS ma kompetencje wyłącznie do weryfikacji, czy świadczenie było finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS, tj. w szczególności, czy było przewidziane w regulaminie i nie było dodatkowym świadczeniem pracodawcy. ZUS nie może natomiast badać kryteriów socjalnych.

Pracodawca gospodaruje środkami ZFŚS, dokonuje podziału środków funduszu na poszczególne rodzaje działalności socjalnej i przyznaje osobom uprawnionym świadczenia na zasadach określonych w regulaminie ZFŚS. Z funduszu mogą być finansowane tylko te rodzaje działalności socjalnej, które są objęte ustawową definicją pojęcia „działalność socjalna”. Swoboda regulacji w regulaminie zasad przyznawania indywidualnych świadczeń jest ograniczona ustanowioną w art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS ogólną zasadą, że przyznawanie tych świadczeń musi być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. I jeśli świadczenia pieniężne – zapomogi ‒ finansowane są ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS, to nie są one wliczane do podstawy wymiaru składek, co reguluje par. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Dla ZUS powinno mieć znaczenie, czy w regulaminie ZFŚS jest podstawa do sfinansowania świadczenia socjalnego oraz czy środki na ten cel faktycznie zostały wypłacone z ZFŚS. W sytuacji opisanej w pytaniu obydwa kryteria zostały spełnione. Organ rentowy nie może ingerować w zasady przydziału świadczeń socjalnych z funduszu, tj. oceniać, czy właściwie badano sytuację materialną, rodzinną i osobistą poszczególnych pracowników. Potwierdza to m.in. wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 21 lutego 2023 r. (sygn. akt III AUa 184/21).

Niezależnie od powyższego w sytuacji opisanej w pytaniu wątpliwości budzi przyjęcie kryterium samego dochodu pracownika uzyskanego w urzędzie, z pominięciem członków rodziny. Taki sposób ustalania sytuacji materialnej może być kwestionowany podczas kontroli (np. Państwowej Inspekcji Pracy lub regionalnej izby obrachunkowej), zwłaszcza że orzecznictwo w tej materii jest bardzo różne. Przepisy ustawy o ZFŚS nie wskazują na sposób oceny sytuacji pracownika. Rozwiązania w tym zakresie powinien zawierać regulamin. Powinien m.in. odnieść się do okresu, z jakiego dochody będą brane pod uwagę, wskazać dokładnie, które świadczenia (zarobki, stypendia itd.) otrzymywane przez poszczególne osoby powinny być przyjmowane do obliczeń, ewentualnie określić dokumenty, które potwierdzą złożone oświadczenie.

Sąd Najwyższy w wyroku z 6 lutego 2008 r. (sygn. akt II PK 156/07) wskazał, że „możliwe jest przyjęcie średniego dochodu na członka rodziny jako usprawiedliwionego kryterium oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby ubiegającej się o przyznanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokości dopłat z funduszu świadczeń socjalnych, bo jest to obiektywnie czytelny i miarodajny sposób oceny zasadności ubiegania się o świadczenia z tego funduszu”. O ile w tym wyroku SN nie przesądził wprost, że badanie sytuacji dochodowej na osobę w rodzinie jest jedynym możliwym sposobem, o tyle w wielu wyrokach sądów apelacyjnych wskazuje się, że wymogom ustawowym odpowiada badanie sytuacji materialnej poprzez ocenę dochodów w gospodarstwie domowym (np. wyroki SA w Poznaniu z 17 lutego 2015 r., sygn. akt III AUa 672/14, lub SA w Poznaniu z 19 maja 2015 r., sygn. akt III AUa 1381/14). Z kolei odmienne stanowisko zajął SN w wyroku z 7 maja 2013 r. (sygn. akt I PK 296/12), w którym wskazał, że dochód u pracodawcy jest właściwą metodą określania sytuacji materialnej: „Wysokość świadczeń została zróżnicowana według kryterium wysokości wynagrodzenia miesięcznego pracowników. Z całą pewnością mieści się to kryterium w ocenie sytuacji materialnej pracownika i może mieć związek z sytuacją życiową”. ©℗

Podjęcie zatrudnienia u innego pracodawcy przez urzędnika na emeryturze

ODPOWIEDŹ Nie. Jeśli kolejny pracodawca nie tworzy ZFŚS, to emerytowany urzędnik nie straci statusu emeryta-byłego pracownika. Jeżeli pracownik przestaje pracować i nabywa prawo do emerytury, to staje się emerytem-byłym pracownikiem tego zakładu pracy, w którym był zatrudniony bezpośrednio (ostatnio) przed nabyciem prawa do emerytury (co wynika z art. 2 pkt 5 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych). Jeśli jednak emeryt podejmuje następne zatrudnienie, to co do zasady świadczenia socjalne należą mu się od tego zakładu pracy, w którym podjął pracę. Emeryt, który podejmuje pracę, staje się bowiem pracownikiem i z tego tytułu przysługują mu świadczenia z funduszu socjalnego jako pracownikowi. Status pracownika jest w tym wypadku „mocniejszy” od statusu emeryta. Zaprzestanie pracy u tego kolejnego pracodawcy sprawia, że staje się on emerytem-byłym pracownikiem tego ostatniego zakładu pracy i od niego należą mu się świadczenia jako emerytowi-byłemu pracownikowi.

Jednak w przypadku opisanym w pytaniu emerytowany urzędnik podął zatrudnienie w firmie, która nie tworzy ZFŚS. W tej sprawie wypowiedział się Sąd Najwyższy w uchwale z 21 lutego 2024 r. (sygn. akt III PZP 3/23), w której wskazał, że jeżeli emeryt podejmuje pracę u pracodawcy, który nie tworzy funduszu, wówczas zachowuje prawa do korzystania z funduszu tego ostatniego ze swoich pracodawców, który fundusz tworzy. Podobnie gdy nowy pracodawca nie tworzy funduszu, ale wypłaca świadczenie urlopowe, do którego emeryt z mocy prawa nie jest uprawniony – taki emeryt nie traci praw do świadczeń od poprzedniego pracodawcy. ©℗