Stanowiska sekretarza nie może objąć inny pracownik urzędu

Stanowisko sekretarza miasta nie może zostać obsadzone przez rozszerzenie obowiązków innego pracownika urzędu miasta. Stanowiłoby to obejście przepisów ustalających zasady naboru na to stanowisko, a wynikających z ustawy o pracownikach samorządowych.

Z końcem lutego br. z pracy odchodzi sekretarz miasta. Na okres do końca roku (a być może na dłużej) planujemy powierzyć to stanowisko pracownikowi księgowości, zawierając z nim porozumienie w sprawie zmiany warunków pracy i płacy (dodatkowe pół etatu). Dzięki temu rozwiązaniu stanowisko sekretarza będzie obsadzone, a nasza gmina oszczędzi na kosztach wynagrodzenia. Czy takie rozwiązanie może zostać zastosowane?

Nie, stanowisko sekretarza miasta nie może zostać obsadzone przez rozszerzenie obowiązków innego pracownika urzędu miasta. Stanowiłoby to obejście przepisów ustalających zasady naboru na to stanowisko, a wynikających z ustawy o pracownikach samorządowych (dalej: u.p.s.).

Ważne ogniwo w strukturze

Status prawny sekretarza gminy lub odpowiednio miasta reguluje art. 5 u.p.s., który stanowi, że w urzędzie gminy, starostwie powiatowym i urzędzie marszałkowskim tworzy się odpowiednio stanowisko sekretarza gminy, powiatu i województwa, zwanego ,,sekretarzem”. Nabór kandydatów na wolne stanowisko sekretarza przeprowadza się nie później niż w ciągu trzech miesięcy od zwolnienia stanowiska. Obsadzenie stanowiska sekretarza nie może nastąpić w drodze powierzenia pełnienia obowiązków. Przepisu art. 21 u.p.s., dotyczącego czasowego powierzenia wykonywania pracownikowi innej pracy, nie stosuje się bowiem do tego stanowiska. Ponadto przepisy stanowią, że na stanowisku sekretarza może zostać zatrudniona osoba mająca co najmniej czteroletni staż pracy na stanowisku urzędniczym w jednostkach, o których mowa w art. 2 u.p.s., w tym co najmniej dwuletni staż pracy na kierowniczym stanowisku urzędniczym w tych jednostkach, lub osoba mająca co najmniej czteroletni staż pracy na stanowisku urzędniczym w jednostkach, o których mowa w art. 2 u.p.s., oraz co najmniej dwuletni staż pracy na kierowniczym stanowisku urzędniczym w innych jednostkach sektora finansów publicznych.

Sekretarz podlega bezpośrednio kierownikowi urzędu. Kierownik urzędu może upoważnić sekretarza do wykonywania w jego imieniu zadań, w szczególności z zakresu zapewnienia właściwej organizacji pracy urzędu oraz realizowania polityki zarządzania zasobami ludzkimi.

Zatem z powyższego należy wnioskować, że stanowisko sekretarza gminy jest jednym z ważniejszych w strukturze urzędu. Co istotne, wójtowi przysługują wszelkie uprawnienia względem sekretarza związane z relacją na linii pracodawca‒pracownik. Dotyczy to zarówno uprawnienia do wykonywania wszelkich czynności z zakresu stosunku pracy, jak i wydawania poleceń służbowych dotyczących wykonywania obowiązków. Relacja pomiędzy wójtem a sekretarzem jest typowym stosunkiem pracy i wobec tego sekretarz jako pracownik winien się podporządkować poleceniom wydawanym przez pracodawcę. Żaden podmiot, w tym rada gminy, nie ma legitymacji do ingerowania w stosunek pracy, którego nie jest stroną.

Otwarty nabór

Stanowisko sekretarza jest obsadzane w drodze naboru, co ma podstawy w art. 11 u.p.s. Z treści par. 1 i 2 wynika m.in., że: „Nabór kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze, jest otwarty i konkurencyjny. Kierownik jednostki, o której mowa w art. 2, upowszechniając informacje o wolnych stanowiskach urzędniczych, w tym kierowniczych stanowiskach urzędniczych, wskazuje stanowiska, o które poza obywatelami polskimi mogą ubiegać się obywatele Unii Europejskiej oraz obywatele innych państw, którym na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego przysługuje prawo do podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej”.

Powyższe przepisy ustalają więc wymóg, aby nabór na stanowisko sekretarza był otwarty i konkurencyjny, czego zaprzeczeniem byłoby zatrudnienie pracownika urzędu na warunkach opisanych w pytaniu.

Wspomniane wyżej wymogi są potwierdzone w orzecznictwie sądowym. W wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 16 lutego 2021 r. (sygn. akt III OSK 3686/21) wskazano m.in., że postępowanie w sprawie naboru na stanowisko urzędnicze w jednostce samorządu terytorialnego jest prowadzone na podstawie przepisów ustawy o pracownikach samorządowych i ma postać sformalizowanego postępowania rekrutacyjnego opartego na zasadach otwartości, jawności i przejrzystości. Ponadto celem przeprowadzenia naboru na stanowiska urzędnicze w samorządzie terytorialnym jest realizacja postulatu zapewnienia zawodowego, rzetelnego i bezstronnego wykonywania zadań publicznych przez organy samorządowe, do czego winien się przyczynić dobór kadr urzędniczych według kryteriów merytorycznych. Mamy tu zatem do czynienia z kilkoma zasadami, m.in. z konkurencyjnością naboru, a więc cechą, która ma doprowadzić do wyłonienia najlepszego kandydata do pracy. Zasada otwartości oznacza, że do konkursu mogą przystąpić wszyscy zainteresowani. Z kolei zasada jawności określa obowiązek ogłaszania niektórych informacji dotyczących naboru bądź też traktowania ich jak informacji publicznej w rozumieniu ustawy o dostępie do informacji publicznej. Natomiast zasada przejrzystości oznacza, że postępowanie jest prowadzone według jasnych reguł, pozwalających ocenić, w jakim stopniu proces rekrutacji zapewnił zatrudnienie najlepszego kandydata.

RIO potwierdza

Podobny problem został omówiony w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Szczecinie z 19 grudnia 2023 r. (znak WK.6001.21.2023). W dokumencie stwierdzono następujące naruszenie w funkcjonowaniu urzędu miasta: „Na zwolnionym stanowisku Sekretarza, od 16 marca 2015 r. do 28 lutego 2019 r., w wymiarze ¼ etatu zatrudniono pracownika Urzędu Miejskiego bez przeprowadzenia otwartego i konkurencyjnego naboru kandydatów na to stanowisko, czym naruszono art. 11 ust. 1 w zw. z art. 5 ust. 1b ustawy o pracownikach samorządowych. Za wskazaną nieprawidłowość odpowiedzialność ponosi burmistrz…”. Warto dodać, że w toku kontroli RIO powyższy błąd burmistrza został naprawiony, niemal po czterech latach ogłoszono bowiem nabór na wolne stanowisko sekretarza, a następnie zatrudniono wyłonionego kandydata na czas nieokreślony.

Z powyższego należy wnioskować, że nie jest prawnie dopuszczalne nawet czasowe zatrudnienie na stanowisku sekretarza innego pracownika urzędu miasta. Takiego działania burmistrza nie mogą uzasadniać ani względy organizacyjne, ani ekonomiczne związane z ograniczeniem wydatków na wynagrodzenia. Z wysokim prawdopodobieństwem takie działanie zostałoby wykazane jako naruszenie przepisów przez RIO w trakcie kontroli jednostki. ©℗