e-Doręczenia do doprecyzowania. Będzie rozwiązanie dla zgłaszanych problemów?

Tego oczekują eksperci i samorządy po tym, jak minister cyfryzacji zdecydował o przesunięciu obowiązku wdrożenia nowego systemu na 1 października 2024 r. Resort również zapowiada konkretne usprawnienia.

Jeszcze przed świętami minister cyfryzacji opublikował komunikat przesuwający z 30 grudnia br. termin wdrożenia systemu e-Doręczeń obowiązujący m.in. organy administracji rządowej i jednostki samorządu terytorialnego, ale również adwokatów czy radców prawnych. Znowelizowana ustawa z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 285 ze zm., dalej: u.d.e.) wskazuje, że termin ten nie powinien być wcześniejszy niż 30 marca 2024 r. i późniejszy niż 1 stycznia 2025 r. Nowy szef resortu zdecydował się na wskazanie 1 października 2024 r.

W ocenie ekspertów nadchodzące dziewięć miesięcy to dobra okazja do poprawienia przepisów – chociażby w zakresie formularza, przez który należy wnioskować o adres elektroniczny (ADE), czy ich doprecyzowania, jeśli chodzi o termin stosowania publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) i publicznej usługi hybrydowej (PUH) przez poszczególne podmioty samorządowe. Ważne zmiany zapowiada sam resort, który w 2024 r. zamierza m.in. zmienić moment wystawienia dowodu doręczenia wiadomości za pomocą e-doręczeń (patrz: infografika).

Zmiany w dobrym kierunku

W ocenie ekspertów wspierających samorządy przy wdrażaniu e-doręczeń planowane przez resort cyfryzacji zmiany rozwiązują część zgłaszanych problemów. Tak jest w przypadku zapowiadanego zwiększenia wielkości wiadomości.

– To istotna zmiana dla samorządów, które już teraz wydają różnego rodzaju decyzje przybierające postać elektroniczną. Załączniki to niekiedy wielostronicowe tabele czy pliki graficzne, w tym mapy. Czasem nie ma możliwości zmieścić się w 15 MB – wskazuje Mateusz Karciarz z Kancelarii Radców Prawnych Zygmunt Jerzmanowski i Wspólnicy sp. k.

Gdyby takie ograniczenie pozostało, oznaczałoby to, że spora część wydawanych decyzji administracyjnych musiałaby podlegać wyłączeniu ze stosowania u.d.e., na podstawie przepisów mówiących o problemach technicznych. Jak przypomina prawnik, takie samo ograniczenie (na linii obywatel – organ) obowiązuje od samego początku w systemie ePUAP, więc jego ponowne zastosowanie po wielu latach przy e-doręczeniach byłoby błędem. Ułatwieniem dla urzędników będzie również zwiększenie liczby adresatów wiadomości masowej z 15 do 1000.

Jak podkreśla Beniamin Rozczyński, Ziemski & Partners Kancelaria Prawna Kostrzewska, Kołodziejczak i Wspólnicy sp. k., to szczególnie ważne w postępowaniach z dużą liczbą stron – np. wywłaszczeniowych czy inwestycyjnych. Bardzo ważne jest również określenie, że momentem doręczenia wiadomości z urzędu będzie chwila jej otwarcia, a nie samego zalogowania się do skrzynki. – Ujednolici to model instytucji doręczenia – czy to w formie papierowej, czy też elektronicznej – a nadto będzie czyniło zadość zasadom ogólnym kodeksu postępowania administracyjnego: zasadzie pewności prawa oraz zasadzie pogłębiania zaufania do organu – ocenia Beniamin Rozczyński.

Ułatwieniem dla obywateli będzie również możliwość podpisania wiadomości za pomocą profilu zaufanego. Obecnie – w odróżnieniu od platformy ePUAP – e-doręczenia nie przewidują podpisania wiadomości bezpośrednio przed wysłaniem (pismo należy podpisać zewnętrznie, przed jego załączeniem, za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu osobistego czy profilu zaufanego).

Jeszcze wiele do poprawy

Na dziś wątpliwości budzi jednak nie tylko sposób korzystania z e-doręczeń, ale już sam proces zakładania ADE.

– Brakuje do wyboru opcji: jednostka organizacyjna samorządu terytorialnego, przez co gros z nich (a jest to bardzo duża grupa) nie wie, którą kategorię powinny wybrać. Inny przykład przy zakładaniu ADE: szkoły są zmuszone wybrać opcję „urząd”, bo nie mają swojej kategorii – przypomina Patrycja Grebla-Tarasek, radczyni prawna Związku Powiatów Polskich, która szkoli urzędników w zakresie wdrażania e-doręczeń.

Problemem jest również to, że formularz nie zaciąga automatycznie danych podmiotu po wpisaniu jednej z nich. Można więc wprowadzić zupełnie inną nazwę jednostki, inny NIP, inny KRS, a formularz nie pokaże błędu. – W spółkach komunalnych zdarzało się, że przez przypadek do nazwy wskakiwała dodatkowa spacja i z tego powodu wniosek był odrzucany, bo nazwa była niezgodna z KRS – potwierdza Mateusz Karciarz.

Przepisy są również nieprecyzyjne, jeśli chodzi o termin dołączenia do e-doręczeń poszczególnych podmiotów. Dla przykładu samorządowe instytucje kultury (np. biblioteki, muzea, domy kultury) obejmie termin 1 października 2024 r., ale nie tylko w zakresie PURDE, ale również PUH. Mimo że to podmioty będące w strukturze samorządowej, to nie obowiązuje ich przesunięcie wdrożenia usługi hybrydowej do października 2029 r., jak jest to w przypadku JST i ich związków czy samorządowych zakładów budżetowych. W ocenie części ekspertów doprecyzowania wymaga również termin wdrożenia e-doręczeń w samorządowych jednostkach budżetowych (np. szkoły, przedszkola). Poprzednie kierownictwo MC przekonywało, że obowiązuje je ta sama data co JST – obecnie byłby to więc 1 października 2024 r.

W ocenie Mateusza Karciarza należy jednak zaliczyć je do innych podmiotów publicznych, ponieważ nie zostały wymienione w art. 155 u.d.e., a więc obejmuje je termin 1 stycznia 2025 r. To powodowałoby jednak konieczność stosowania od tego dnia również PUH.

Wątpliwości budzi również zdolność Poczty Polskiej do udźwignięcia roli operatora wyznaczonego. Już w uzasadnieniu ostatniej nowelizacji u.d.e., umożliwiającej przesunięcie terminu wdrożenia e-doręczeń, wskazywano na brak jej odpowiedniego przygotowania. ©℗