Mimo że system centralny, do którego podłączone są wszystkie gminy, działa niemal od roku, nie znaczy to, iż sprawy można załatwić szybko. Nawet 4 miesiące czeka się na odpis aktu urodzenia w Warszawie.
Najgorzej jest w dużych urzędach stanu cywilnego - pojawia się tam najwięcej petentów korzystających z możliwości odmiejscowienia procedur. A to powoduje zatory, bo jeśli dokument nie znajduje się w miejscowym archiwum, trzeba go sprowadzić z innego urzędu. W nim sytuacja również nie jest łatwa. W Warszawie do dziś na niektóre odpisy, np. aktów urodzenia, trzeba czekać nie ustawowych 7 lub 10 dni (w przypadku aktów, które trzeba sprowadzić z innego urzędu), lecz po 3-4 miesiące.
- Czasami przyjeżdżają do nas klienci z zagranicy na kilka dni, licząc na to, że w tym czasie uda im się uzyskać odpis. Gdy słyszą, ile trzeba czekać, łapią się za głowę - przyznaje Marzena Stempień, zastępca kierownika USC w Warszawie. Dodaje, że to niejedyne komplikacje, na jakie są narażeni petenci. ZUS nie honoruje odpisów aktów wydanych do 31 sierpnia 2015 r. [wtedy skończył się okres przejściowy w USC i odpisy zaczęto wydawać na nowych drukach - red.]. - Klientka miała fioletowy akt zgonu, czyli wcześniejszą wersję, a ZUS nie chciał tego przyjąć, żądając dokumentu wydanego już na nowym druku - opowiada Marzena Stempień.
System rejestrów państwowych to wciąż źródło problemów
System rejestrów państwowych to wciąż źródło problemów

Zobacz również
Problemy mają też urzędnicy z Krakowa. - Referat USC w Nowej Hucie mieści się w terminach ustawowych wydania odpisu, tj. 7 dni roboczych, ale czasami nie może dotrzymać terminu 10 dni roboczych dla aktów zewnętrznych, gdyż USC, którym zlecono migrację, nie wywiązują się z terminu. Nie są to wszakże częste przypadki. Referat archiwum USC przy ul. Lubelskiej skrócił okres oczekiwania na odpis z 4-5 tygodni do ok. 3 tygodni – przekonuje Edmund Olczak, dyrektor USC w Krakowie.
Nieciekawie sytuacja wygląda też w Łodzi. - Przy realizacji zleceń [ściągania aktów z innych USC w kraju - red.] ustalony 10-dniowy termin nie jest zachowany. Przekroczenie na dziś wynosi 7 dni. Tak niewielkie przekroczenie terminów ustawowych jest możliwe dzięki pracy w godzinach nadliczbowych. Spodziewamy się dużych problemów i wydłużenia terminów z uwagi na rozpoczynającą się absencję chorobową i duże zmęczenie pracowników - przyznaje Grzegorz Gawlik z Urzędu Miasta w Łodzi.
We Wrocławiu na odpis aktu trzeba dziś czekać 14 dni roboczych. A to i tak dotyczy tylko aktów, które urząd ma na miejscu. Gorzej, jeśli akt trzeba skądś sprowadzić - wtedy termin zależy od sprawności działania urzędników z innej części Polski.
Pustki w bazie
Kierownicy USC są zgodni - główną przyczyną komplikacji jest pusta Baza Usług Stanu Cywilnego (BUSC) w ramach Systemu Rejestrów Państwowych. Każdy urząd musi teraz ręcznie przenieść akty ze swoich archiwów i własnych systemów informatycznych do BUSC, zanim wyda odpis obywatelowi. - Rejestr stanu cywilnego wciąż nie zawiera milionów aktów, z których odpisy wydawane były z gminnych baz aktów stanu cywilnego w minionych latach od ręki - mówi Małgorzata Stygar, zastępca kierownika USC we Wrocławiu.
Urzędnicy z Gdańska dodają, że zapełnianie nowej centralnej bazy aktami stanu cywilnego jest żmudnym procesem. - Do sierpnia 2015 r. można było korzystać z poprzedniej aplikacji i druków i wydawać odpisy od ręki. Od września konieczne jest najpierw przeniesienie treści aktu z księgi do systemu komputerowego, zatwierdzenie tego projektu przez kierownika lub zastępcę kierownika USC, a odpisy wydawane są na drukach ścisłego zarachowania, co bardzo przedłuża czas oczekiwania na wydanie pierwszego odpisu z elektronicznego rejestru - mówi Dariusz Wołodźko z gdańskiego magistratu.
Rozwiązaniem problemu byłoby masowe przeniesienie danych z baz gminnych do BUSC. Do tej pory jednak tak się nie stało, m.in. dlatego, że rządowi nie udało się pozyskać na ten cel funduszy europejskich z Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa. - Z tego względu zasada odmiejscowienia pobierania odpisów realizuje się wyłącznie w zakresie odmiejscowienia składania wniosku o odpis, ale czas jego realizacji znacząco się wydłużył. A jak wynika z uwag klientów, to długi czas oczekiwania na odpis i konieczność powtórnej wizyty w USC po odbiór dokumentu stanowi dla nich największą niedogodność - mówi Małgorzata Stygar z wrocławskiego USC.
3-4 miesiące tyle czeka się na odpis aktu rodzenia w Warszawie
WAŻNE ZUS nie honoruje odpisów aktów wydanych do 31 sierpnia 2015 r., kiedy skończył się okres przejściowy w urzędach stanu cywilnego i odpisy zaczęto wydawać na nowych drukach.
!Rejestr stanu cywilnego wciąż nie zawiera milionów aktów, z których odpisy wydawane były w minionych latach od ręki z gminnych baz aktów stanu cywilnego.
OPINIE EKSPERTÓW
Jerzy Wiktor
kierownik USC w Rzeszowie
Rolą urzędnika, w tym kierownika USC, jest szybkie, merytoryczne obsługiwanie klientów urzędu. Żadne narzędzie udostępnione kierownikowi USC, nawet opatrzone wadą, nie stanowi usprawiedliwienia dla nienależytego wykonywania obowiązków ustawowych. Faktem jest, że niejednokrotnie aplikacja Źródło stanowi duży problem w prawidłowym, tj. szybkim, sprawnym, merytorycznym obsługiwaniu klientów. Ogromną rolę w wypełnieniu tego zadania odgrywa także właściwa struktura USC oraz obsada kadrowa. Pod tym względem USC w Rzeszowie jest bardzo dobrze zorganizowany. Struktura organizacyjna została dostosowana do potrzeb klientów. Kierownik USC ma czterech zastępców, którzy na bieżąco akceptują wszelkie czynności pracowników USC, zapewniając bieżącą obsługę klientów, a także np. migrację aktów stanu cywilnego, zaspokajając w ten sposób potrzeby osób zamieszkałych zarówno w Rzeszowie, jak i poza nim. U nas wszystkie sprawy załatwiane są bez opóźnień. Niebagatelne znaczenie ma bardzo dobre działanie służb informatycznych urzędu miasta. Oczywiście są problemy z oprogramowaniem aplikacji Źródło, jednak leżą one poza kompetencją kierownika USC oraz służb informatycznych urzędu miasta.
1 marca 2015 r. wszystkie USC w Polsce stanęły przed olbrzymim wyzwaniem. Wprowadzenie Systemu Rejestrów Państwowych (który zawiera moduł Bazy Usług Stanu Cywilnego) było słuszne i proobywatelskie, niemniej jednak pusta baza danych w połączeniu z wolno działającym oprogramowaniem dziedzinowym spowodowała wiele trudności w funkcjonowaniu USC oraz obciążyła pracowników dodatkową pracą. Pracownicy sposobu na poprawę sytuacji upatrują w usprawnieniu żmudnego procesu migracji pojedynczych aktów do BUSC, chociażby przez ich masową migrację oraz migrację aktów z papierowych ksiąg stanu cywilnego przez pracowników USC, bez udziału kierownika lub jego zastępców. To z pewnością skróciłoby czas załatwienia sprawy. Rozwiązaniem na pewien czas byłoby również wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego na drukach ścisłego zarachowania z dotychczasowych aplikacji dziedzinowych oraz możliwość prostowania wzmianek dodatkowych przez kierownika USC. W kwestiach programowych ważne jest wprowadzenie możliwości pracy na dwóch aktywnych oknach - z programu BUSC i PESEL - oraz doskonalenie aplikacji dziedzinowej, aby działała szybko i bezawaryjnie.
Katarzyna Czernik
kierownik USC w Zakopanem
Zmiany wprowadzone prawem o aktach stanu cywilnego wpłynęły na organizację i funkcjonowanie urzędów stanu cywilnego. Wzrosła liczba realizowanych zadań. Przykładem jest chociażby migracja aktów stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego. Polega ona na przeniesieniu danych z aktu papierowego do rejestru stanu cywilnego i zatwierdzeniu aktu przez kierownika lub jego zastępcę. Zważywszy na art. 124 ust. 5 ustawy, przeniesienie aktu nie jest jego ponowną rejestracją. Należałoby zatem umożliwić zatwierdzanie aktów przez dowolnego pracownika USC. Zwłaszcza że proces migracji aktów jest zadaniem długofalowym. Warto również zwrócić uwagę, że kluczowym czynnikiem mającym wpływ na sprawne funkcjonowanie USC jest właściwy sposób finansowania. Samorządy wykonujące zadania zlecone przez administrację rządową otrzymują z budżetu państwa dotację celową. Jak pokazuje praktyka, otrzymywane dotacje w dużej części nie pokrywają kosztów związanych z funkcjonowaniem urzędów stanu cywilnego. Bez udziału środków własnych gmin w kosztach funkcjonowania USC rejestracja stanu cywilnego byłaby poważnie zagrożona.
Kolejną istotną sprawą jest zakres kompetencji wójta (burmistrza, prezydenta) w zakresie rejestracji stanu cywilnego. Artykuł 6 ust. 3, będący dosłownym powtórzeniem zapisu ustawy z 1986 r., stanowi, że kierownikiem USC jest wójt (burmistrz, prezydent miasta). Zasadne byłoby, aby w każdej gminie na stanowisku kierownika USC był ktoś zatrudniony. Brak kierownika USC przede wszystkim w gminach poniżej 50 tys. mieszkańców powoduje, że zatrudniona na stanowisku zastępcy kierownika osoba w rzeczywistości wykonuje te same obowiązki, co kierownik, a otrzymuje niższe wynagrodzenie.
Pozytywnym aspektem wdrożenia ustawy staje się wprowadzenie udogodnień dla klientów przez odmiejscowienie wielu załatwianych spraw oraz ograniczenie żądania przedstawiania dokumentów do realizacji spraw z zakresu rejestracji stanu cywilnego. Kluczowymi kwestiami, które należałoby rozwiązać, pozostaje problematyka związana z organizacją, zarządzaniem oraz finansowaniem zadań.
Leszek Jaworski prawnik specjalizujący się w prawie administracyjnym
Tomasz Żółciak dziennikarz DGP