Od tego zależy nie tylko punktacja w procesie oceny merytorycznej wniosku, lecz także jego poprawna realizacja. Ważne też, by nie pominąć żadnego z niezbędnych kosztów kwalifikowalnych.
Budżet projektu w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w perspektywie 2014–2020 to nadal budżet zadaniowy, tak jak było w perspektywie 2007–2013. Rozliczamy więc wykonanie konkretnych zadań, nie pojedynczych pozycji. Konstruując budżet, musimy zadbać o jego spójność z częścią opisową. Zdarza się, że opis projektu i konstruowanie budżetu wykonują różne osoby. Wówczas łatwo przeoczyć coś, co zostało opisane w części merytorycznej (i odwrotnie).
W obecnej perspektywie są większe niż w poprzedniej wymagania do uzasadnień pod szczegółowym budżetem. Trzeba uzasadnić przyjęte w projekcie zadania zlecone, sposób pozyskania środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, cross financing (w tej perspektywie definiowany inaczej niż w latach 2007–2013). Ponadto należy uzasadnić przewidziany w projekcie wkład własny, podać informację o wkładzie rzeczowym i opłatach pobieranych przez uczestników, uzasadnić sposób wyliczenia dochodu (o ile występuje). Należy też wyspecyfikować, czy dany wydatek stanowi koszt personelu projektu, zadania zleconego, cross financingu, środka trwałego, czy jest ponoszony poza UE, czy stanowi pomoc publiczną, czy pomoc de minimis, czy zastosowana została stawka jednostkowa, czy wydatek stanowi wkład własny. Powyższe definiujemy poprzez zaznaczenie odpowiedniego check boxu we wniosku aplikacyjnym.
Konstruując budżet, należy mieć na uwadze, czy zaplanowane wydatki są na pewno kwalifikowalne, a więc czy spełniają łącznie poniższe warunki: będą poniesione w okresie wskazanym w umowie o dofinansowanie, są zgodne z przepisami prawa unijnego i krajowego, są zgodne z programem operacyjnym i szczegółowym opisem osi priorytetowej, są niezbędne do realizacji celów projektu, zostaną poniesione w związku z realizacją projektu, ich poniesienie będzie dokonane w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny z zachowaniem zasady uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów. Realizując projekt, należy dodatkowo zadbać, aby wydatki były należycie udokumentowane i zgodne m.in. z wytycznymi kwalifikowalności.
Już na etapie konstruowania budżetu i planowania jego przyszłych wydatków należy mieć na uwadze konieczność spełnienia przez wydatek łącznie czterech podstawowych warunków.
Wydatek musi być:
● racjonalny, czyli musi istnieć uzasadnienie nabycia danych materiałów i usług,
● efektywny, czyli wykorzystany w jak najlepszej relacji nakład – rezultat,
● poniesiony z zachowaniem zasady przejrzystości (odpowiednie terminy poniesienia z uwzględnieniem czasu na procedurę zamówień publicznych lub zasady konkurencyjności, poza tym odpowiednie jego udokumentowanie),
● poniesiony w myśl zasady uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów, np. przy sprzęcie wykorzystywanym tylko przez miesiąc w projekcie powinno się zaplanować jednomiesięczną jego amortyzację, a nie pełną wartość zakupu, i rozważyć uzasadnienie kosztowe alternatywnych form nabycia, jak chociażby leasing.
Konstruując budżet, należy się wystrzegać planowania w nim kosztów, które stanowią wydatki niekwalifikowane. Nie wolno także dopuścić do sytuacji sfinansowania dwa razy tego samego wydatku, np. rozliczenia w projekcie wartości brutto poniesionego kosztu, a następnie odzyskania z niego podatku VAT.
ikona lupy />
Dziennik Gazeta Prawna