Urzędy pomogą zastrzegać numery PESEL

W szykowanym przez rząd rejestrze zapobiegającym kradzieżom tożsamości gminy spełnią ważną rolę: będą przyjmować i weryfikować wnioski papierowe od obywateli. Za nowe zadanie zlecone dostaną wynagrodzenie.

Utworzenie nowego rejestru zastrzeżeń numerów PESEL przewiduje ustawa z 7 lipca 2023 r. o zmianie niektórych ustaw w celu ograniczania niektórych skutków kradzieży tożsamości, która została już opublikowana w Dzienniku Ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 1394). W tej nowej bazie każdy obywatel będzie mógł za darmo zastrzec swój numer ewidencyjny, tak aby uniemożliwić kradzież tożsamości (np. w celu wzięcia na niego pożyczki). Przy czym nie jest jeszcze znana dokładna data uruchomienia nowej bazy – termin ten, zależny od gotowości do wdrożenia rozwiązań technicznych umożliwiających stosowanie przepisów, zostanie wskazany w komunikacie ministra właściwego do spraw informatyzacji. I choć resort cyfryzacji ma czas na to do końca 2023 r., to wstępnie zapowiadał, że baza zostanie uruchomiona już jesienią. Dlatego samorządy już teraz powinny szykować się na nowe obowiązki, w tym m.in. zastanowić się nad właściwym rozłożeniem nowych zadań w ramach struktur organizacyjnych urzędów.

Nowe zadanie zlecone

Rejestr zastrzeżeń numerów PESEL będzie prowadzony przez ministra cyfryzacji jako odrębna baza. Założenie projektu jest proste: zastrzeżenie numeru ewidencyjnego w bazie uniemożliwi np. udzielenie kredytu lub pożyczki, a nawet zawarcie umowy telekomunikacyjnej. Klient w razie potrzeby będzie musiał na chwilę zdjąć blokadę, żeby skorzystać z usług np. banku, aby następnie – w razie potrzeby – założyć ją ponownie (patrz: ramka).

Zastrzeżenia posiadacz PESEL będzie mógł dokonać elektronicznie. Alternatywnym sposobem realizacji tych uprawnień będzie złożenie papierowego wniosku w dowolnym urzędzie gminy (miasta). Oznacza to więc nowy obowiązek dla samorządów. Co ważne, na mocy znowelizowaniej ustawy z 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1191 ze zm.) na realizację tego zadania gminy w 2024 r. mają otrzymać z budżetu państwa 3,44 mln zł. Przy czym sumy, jakie trafią do poszczególnych samorządów, będą zależeć od liczby przetworzonych wniosków, z tym że usługa będzie miała charakter odmiejscowiony, co oznacza, że urząd gminy będzie zobowiązany obsłużyć również mieszkańców innych samorządów, zaś wniosek o cofnięcie zastrzeżenia numeru PESEL osoba fizyczna będzie mogła złożyć w innym urzędzie, aniżeli w tym, gdzie zastrzegała numer.

Obowiązek: identyfikacja interesanta…

Gminy muszą przygotować swoje struktury kadrowe na nowe obowiązki. Specyfika zadań gmin wynikających z opisywanych przepisów sprawia, że w strukturze organizacyjnej najlepiej będzie przypisać je wydziałom obsługi mieszkańców lub spraw obywatelskich, a więc komórkom, które dziś realizują obowiązki dotyczące ewidencji ludności. Na czym będą polegać obowiązki, które będą miały gminy? Będą one obsługiwać wyłącznie wnioski o zastrzeżenie numeru PESEL oraz cofnięcie zastrzeżenia składane osobiście w urzędzie w postaci papierowej. I tak zgodnie z art. 23i ust. 3 ustawy o ewidencji ludności urzędnik przyjmujący wniosek będzie musiał wylegitymować osobę fizyczną, przy czym jeżeli ta ostatnia będzie posługiwała się dowodem osobistym, to obowiązkiem pracownika magistratu będzie porównanie jej danych oraz wizerunku z odpowiednimi informacjami, które są zawarte w rejestrze dowodów osobistych. Przy tym od urzędnika załatwiającego opisywaną sprawę administracyjną będzie wymagane zachowanie szczególnej uwagi. W tym miejscu warto dodać, że ww. art. 23i ustawy o ewidencji ludności, który opisuje sposób potwierdzania tożsamości przez osobę wnioskującą o zastrzeżenie PESEL, odwołuje się w tym zakresie do odpowiedniego stosowania art. 29a ust. 1, 2, 3 ustawy z 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 671 ze zm.), który z kolei opisuje reguły legitymowania przez pracowników urzędu gminy osób ubiegających się o wydanie dowodu osobistego. Należy jednak zauważyć, że odwołanie to nie odnosi się do ust. 2a w art. 29a ustawy o dowodach osobistych, który to przepis zakazuje urzędnikom potwierdzania tożsamości na podstawie aplikacji mObywatel. To oznacza, że w sprawach z zakresu zastrzegania numeru PESEL będzie obowiązywała zasada z art. 7 ust. 4. ustawy z 26 maja 2023 r. o aplikacji mObywatel (Dz.U. z 2023 r. poz. 1234), a mianowicie, że jeżeli z przepisu prawa wynika obowiązek stwierdzenia tożsamości na podstawie dowodu osobistego, to obowiązek ten uznaje się za spełniony w przypadku stwierdzenia tożsamości na podstawie dokumentu mObywatel.

…i przetworzenie wniosków

Bezpośrednio po złożeniu wniosku i pozytywnej weryfikacji tożsamości organ gminy będzie zobowiązany zarejestrować w systemie zastrzeżenie albo cofnięcie zastrzeżenia numeru PESEL i wydać wnioskodawcy potwierdzenie realizacji tej czynności. Co do zasady opisywana ścieżka załatwiania sprawy bezpośrednio w urzędzie gminy będzie stanowiła uzupełnienie dla samodzielnego zastrzegania numeru PESEL przez zainteresowanych przy wykorzystaniu usługi online. Ustawodawca przewidział jednak takie przypadki, gdy skorzystanie z pośrednictwa organu gminy będzie jedyną dopuszczalną opcją:

► Pierwsza sytuacja wskazana jest w art. 23e ust. 4 i 5 ustawy o ewidencji ludności – chodzi o niemożność złożenia przez osobę fizyczną wniosku o zastrzeżenie numeru PESEL wskutek choroby, niepełnosprawności lub innej niedającej się pokonać przeszkody. W takiej sytuacji zainteresowany będzie mógł działać przez pełnomocnika, przy czym ten załatwi sprawę jedynie w urzędzie gminy, gdzie złoży pełnomocnictwo szczególne do dokonania tej czynności i zostanie wylegitymowany przez urzędnika.

► Drugi przypadek to sytuacja składania przez opiekuna albo kuratora wniosku o zastrzeżenie lub cofnięcie zastrzeżenia numeru PESEL osoby nieposiadającej zdolności do czynności prawnych albo posiadającej ograniczoną zdolność do czynności prawnych. ©℗