Okres wakacji jest czasem odpoczynku, ale jednocześnie –wzmożonej pracy. Urlopy czy zwolnienia lekarskie, powodujące dłuższą nieobecność pracowników, wymuszają na pracodawcy konieczność rozłożenia obowiązków w taki sposób, aby zapewnić ciągłość wykonywania zadań. Pracodawca, także samorządowy, ma wiele możliwości ułożenia sytuacji kadrowej. Zapewnienie ciągłości pracy urzędu może odbywać się przez udzielenie stosownych upoważnień, powierzenie wykonywania innych obowiązków, rozszerzanie zakresów czynności czy zawieranie umów na zastępstwo. Jednak bardzo często się zdarza, że pracodawcy wprowadzają takie niezbędne rozwiązania w sposób niewłaściwy lub zbyt późno.

O co samorządowcy pytają na forach i szkoleniach

Gdy dwie osoby w tym samym czasie chcą wziąć urlop

PROBLEM W jednym z referatów naszego urzędu jest zatrudnionych pięć osób, z czego jedna ma zwolnienie lekarskie, bo jest w ciąży, a dwie kolejne złożyły wnioski o urlop wypoczynkowy w tym samym terminie. Wójt i zastępca wójta przebywają na urlopie wypoczynkowym. Czy w tej sytuacji sekretarz może podjąć decyzję w sprawie udzielenia urlopu tym pracownikom? Czy może być to decyzja odmowna?
ODPOWIEDŹ Sekretarz w zastępstwie wójta może odmówić pracownikowi udzielenia urlopu wypoczynkowego, ale tylko po spełnieniu pewnych warunków. W pierwszej kolejności należy wskazać, że ustawa o samorządzie gminnym (dalej: u.s.g.) nie określa w sposób pełny i kompleksowy kwestii nabycia prawa do urlopu wypoczynkowego przez pracowników samorządowych. W tym zakresie należy więc posiłkowo stosować przepisy kodeksu pracy (dalej: k.p.).
W jednostce samorządowej każdego roku pracodawca, w tym przypadku wójt, powinien stworzyć plan urlopów, który określa kolejność wykorzystywania urlopów wypoczynkowych przez pracowników. Ustalając go, pracodawca powinien uwzględniać wnioski pracowników, ale także konieczność zapewnienia normalnego toku pracy urzędu. Może się jednak zdarzyć, że po ustaleniu planu urlopów dojdzie do nieprzewidzianej sytuacji, np. dłuższej absencji pracownika, która będzie wpływać na koniczność rozdysponowania zadań na pozostałych pracowników. Wówczas zgodnie z art. 164 par. 2 k.p. pracodawca może przesunąć danemu pracownikowi termin planowanego urlopu. Muszą jednak zostać spełnione łącznie dwie przesłanki, a mianowicie pojawienie się po stronie pracodawcy szczególnych potrzeb i możliwość wystąpienia poważnych zaburzeń toku pracy na skutek nieobecności pracownika. Jeśli wójt będzie musiał wybierać spośród dwóch pracowników, którzy w tym samym czasie zaplanowali wypoczynek, kryterium podjęcia decyzji, kto z niego skorzysta, a kto zostanie w pracy, będzie zależało od odpowiedzi na pytanie, którego pracownika obecność jest dla pracodawcy bardziej niezbędna. Należy przy tym pamiętać, że prawo do wypoczynku jest jednym z podstawowych uprawnień pracowniczych. Jeśli pracodawca nie chce narazić się na zarzut naruszenia praw pracownika, to odmowa udzielenia urlopu w ustalonym terminie powinna nastąpić na piśmie i koniecznie z podaniem przyczyny oraz zaproponowaniem nowego terminu udzielenia urlopu.
Wszystkie opisane wyżej czynności powinien wykonać pracodawca, czyli co do zasady wójt. W przypadku, gdy zarówno on, jak i jego zastępca będą na urlopie, prawo do podjęcia decyzji w zakresie odmowy udzielenia urlopu danemu pracownikowi będzie miał sekretarz urzędu gminy. Zgodnie bowiem z przepisami wójt może powierzyć prowadzenie określonych spraw gminy w swoim imieniu zastępcy wójta lub sekretarzowi gminy (art. 33 ust. 4 u.s.g.). Zakres powierzenia określonych spraw gminy winien być jednak zawsze precyzyjnie określony.
Podstawa prawna
art. 33 ust. 4 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 559; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1079)
art. 164 par. 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510)

Umów cywilnoprawnych sekretarz nie podpisze

PROBLEM W tym roku tak się u nas potoczyło, że i wójt, i wicewójt poszli na urlop w tym samym terminie. Czy w związku z tym sekretarz może podpisywać umowy cywilnoprawne w ramach zastępstwa?
ODPOWIEDŹ Ustawodawca nie przewidział takiej możliwości. Zgodnie bowiem z art. 46 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym (dalej: u.s.g.): „Oświadczenie woli w imieniu gminy w zakresie zarządu mieniem składa jednoosobowo wójt albo działający na podstawie jego upoważnienia zastępca wójta samodzielnie albo wraz z inną upoważnioną przez wójta osobą”. Wójt może więc upoważnić do składania oświadczeń woli w zakresie zarządu mieniem inne osoby, tzn. swojego zastępcę (samodzielnie) lub zastępcę wraz z inną osobą (w ramach reprezentacji łącznej dwuosobowej). Artykuł 46 ust. 1 u.s.g. nie daje upoważnienia do składania oświadczeń woli w zakresie zarządu mieniem w imieniu gminy innym osobom niż tam wymienione. Ustawodawca wyraźnie wskazał, że upoważnionym do podpisywania umów cywilnoprawnych jest jedynie zastępca wójta na podstawie upoważnienia włodarza. Upoważnienie to może wskazywać, że zastępca ma prawo działać jednoosobowo lub z udziałem innej upoważnionej przez wójta osoby. Wydaje się, że tą osobą może być każdy pracownik, w tym także sekretarz czy skarbnik gminy. Nie ma jednak możliwości, aby podpisywali oni umowy cywilnoprawne samodzielnie.
Podstawa prawna
art. 46 ust. 1 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 559; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1079)

Upoważnienie dla zastępcy do zmian w budżecie

PROBLEM W związku z koniecznością udzielenia dotacji celowej Ochotniczej Straży Pożarnej w najbliższych dwóch tygodniach musimy dokonać zmian w planie dochodów i wydatków budżetu. Niestety wójt do 15 sierpnia 2022 r. przebywa na zwolnieniu lekarskim. Czy w takiej sytuacji może upoważnić swojego zastępcę do wprowadzenia ww. zmian?
ODPOWIEDŹ Dotychczas dominował pogląd, że takie upoważnienie jest niemożliwe. Do 2020 r. w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego dominował pogląd, że zastępca wójta może pełnić zastępstwo jedynie w sprawach dotyczących organizacji samego urzędu. Linia orzecznicza NSA zaczęła się zmieniać na skutek wyroków z 7 marca 2019 r. (sygn. akt I GSK 1153/18) i z 16 lipca 2020 r. (sygn. akt I GSK 620/20). Wymienione orzeczenia przyjmowały, że zgodnie z art. 33 ust. 4 u.s.g. wójt może powierzyć prowadzenie określonych spraw gminy w swoim imieniu zastępcy wójta lub sekretarzowi gminy. Podkreślono w nich, że za możliwością upoważnienia zastępcy burmistrza w zakresie dokonywania zmian w planie dochodów i wydatków przemawia „realizacja jednego z celów ustanowienia zastępcy, jakim jest zapewnienie ciągłości funkcjonowania jednostki samorządu terytorialnego w sytuacji, gdy organ wykonawczy nie może wykonywać swoich kompetencji”. Nie można wykluczyć, że organy kontroli mogą mieć odmienne podejście w kwestii zakresu upoważnienia zastępcy wójta. Jednak najnowsze orzecznictwo daje wiele logicznych argumentów pozwalających na przyjęcie i wybronienie stanowiska, zgodnie z którym wójt ma prawo upoważnić swojego zastępcę do dokonywania zmian w planie dochodów i wydatków budżetu.
Wydaje się mimo wszystko, że takich uprawnień nie można scedować na sekretarza, gdyż wskazane wyżej orzecznictwo odnosi się jedynie do zastępcy wójta. Przy tym należy pamiętać, że takie upoważnienie powinno zostać udzielone przed przejściem wójta na zwolnienie lekarskie. Dokonanie takiej czynności na zwolnieniu lekarskim może zostać poczytane za wykonywanie obowiązków służbowych, co grozi podważeniem przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego przez wójta.
Podstawa prawna
art. 33 ust. 4 ustawy z 8 marca 1990 o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 559; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1079)

Delegowanie zadań i zwiększanie obowiązków

PROBLEM W okresie wakacyjnym borykamy się z poważnymi brakami kadrowymi w urzędzie. W jaki sposób możemy uregulować kwestię zastępstw za nieobecnych pracowników, aby zapewnić ciągłość pracy urzędu?
ODPOWIEDŹ W tej sprawie pracodawca powinien przyjąć pewne ustalone z góry standardy działania. Pracownik nie może się bowiem domyślać czy domniemywać, czy musi zastępować nieobecnego pracownika. Scedowanie obowiązków jest jak najbardziej możliwe i pracodawca ma kilka możliwość. Pierwszą i chyba najbardziej opłacalną opcją dla pracodawcy jest zapisanie w zakresie czynności danego pracownika lub w regulaminie organizacyjnym jednostki konieczności podejmowania się zastępstwa za wskazanego imiennie pracownika. Kolejną możliwością, zgodnie z art. 42 par. 4 kodeksu pracy (dalej: k.p.), jest powierzenie obowiązków nieobecnego pracownika innemu zatrudnionemu – na okres nieprzekraczający trzech miesięcy w roku kalendarzowym. Nie może to jednak spowodować obniżenia wynagrodzenia zastępcy i musi odpowiadać jego kwalifikacjom. Polecenie pracodawcy w tym zakresie jest dla pracownika wiążące, o ile oczywiście jest zgodne z przepisami oraz obowiązującą umową o pracę.
W przypadku pracowników samorządowych istnieje też możliwość zwiększenia pracownikom obowiązków na pewien określony czas i przyznania z tego tytułu dodatku specjalnego. Przesłanki zastosowania tego rozwiązania powinny być określone szczegółowo w regulaminie wynagradzania.
Jeszcze inną opcją, jednak najbardziej kosztowną, jest zatrudnienie pracownika w ramach umowy na zastępstwo na czas nieobecności danego pracownika. Umowa taka rozwiązuje się z czasem, na jaki została zawarta, lub z dniem powrotu zastępowanego pracownika do pracy.
Podstawa prawna
art. 42 par. 4 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510)

Więcej zadań dla osób na zastępstwie

PROBLEM W referacie geodezji dwie z czterech pracownic są w ciąży i w najbliższym czasie zamierzają przejść na zwolnienie lekarskie z tego tytułu. Chcemy zatrudnić dwie osoby na zastępstwo. Jednocześnie chcielibyśmy poszerzyć zakres obowiązków tych osób o czynności z zakresu urbanistyki. Czy możemy podjąć takie działanie?
ODPOWIEDŹ Wydaje się, że w przedstawionym stanie faktycznym nie będzie możliwości poszerzenia zakresu obowiązków pracowników zastępujących. Należy bowiem wskazać, że istotą zatrudnienia na zastępstwo jest objęcie przez zatrudnionego tego samego stanowiska i wykonywanie tych samych czynności, które należały do zadań pracownika nieobecnego. Jeżeli mamy konieczność zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, to pracodawca może w tym celu zatrudnić innego pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony, obejmujący czas tej nieobecności (art. 25 kodeksu pracy). Z umowy na zastępstwo musi jasno wynikać, że pracownik zostaje zatrudniony na czas zastępstwa konkretnego, nieobecnego pracownika. W przeciwnym wypadku umowa taka mogłaby być potraktowana jako zawarta w innym celu, np. jako umowa na czas określony lub na czas wykonania określonej pracy, co pociągałoby za sobą inne prawne konsekwencje niż objęte zamiarem stron.
W przypadku pracownika samorządowego zatrudnionego na stanowisku urzędniczym zatrudnienie na zastępstwo i polecenie wykonywania innej pracy oraz wskazanie innej pracy w zakresie obowiązków może być potraktowane jako obejście przepisów o naborze konkursowym. Pracownik zatrudniony na zastępstwo nie musi bowiem podlegać procedurze naboru (art. 12 ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych), a zatem zatrudnienie na zastępstwo musi dotyczyć tego samego stanowiska i tych samych obowiązków, co przypisane do nieobecnego pracownika. Przy czym istnieje pewna luka w zakresie możliwości powierzenia pracownikowi innych obowiązków niż te, które zostały wskazane w zakresie czynności osoby zastępowanej. Przyjmuje się bowiem w doktrynie, że pracownikowi zatrudnionemu na zastępstwo można powierzyć inne obowiązki, ale tylko takie, które mógłby wykonywać pracownik zastępowany.
Podstawa prawna
art. 25 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510)
art. 12 ust. 2 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 530)

Długotrwałe powierzenie nie jest możliwe

PROBLEM W związku z dłuższą nieobecnością kierownika referatu oświaty jego obowiązki powierzyliśmy innemu pracownikowi na okres sześciu miesięcy, który upływa 17 sierpnia 2022 r. Pracownik twierdzi jednak, że 17 maja 2022 r., czyli po trzech miesiącach, de facto objął stanowisko kierownika. Czy ma rację? Jak mamy postąpić w tej sytuacji?
ODPOWIEDŹ Pracownik ma rację, ponieważ zgodnie art. 21 ustawy o pracownikach samorządowych powierzenie zadań innej osoby jest możliwe tylko na okres trzech miesięcy. W tym czasie pracownikowi przysługuje wynagrodzenie stosowne do wykonywanej pracy, lecz nie niższe od dotychczasowego. W praktyce oznacza to, że w przypadku gdy powierzenie nastąpiło od 17 lutego br., pracownik mógł wykonywać tę prace w jego ramach maksymalnie do 17 maja br. Jeżeli po upływie trzymiesięcznego okresu pracownik nadal wykonuje obowiązki pracownika delegowanego i stan ten akceptuje, to można przyjąć, że doszło w sposób dorozumiany do zawarcia porozumienia zmieniającego warunki pracy (art. 60 kodeksu cywilnego w związku z art. 300 kodeksu pracy). Potwierdza to m.in. wyrok Sądu Najwyższego z 14 stycznia 2010 r. (sygn. akt I PK 155/09).
W przedstawionym przypadku doszło więc w sposób dorozumiany do zawarcia porozumienia zmieniającego warunki pracy i płacy pracownika referatu oświaty. W chwili obecnej nie pozostaje nic innego jak zawarcie z pracownikiem kolejnego porozumienia lub wypowiedzenie warunków pracy i płacy.
Podstawa prawna
art. 21 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 530)
art. 60 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1360; ost.zm. Dz. U. z 2022 r. poz. 2459)
art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510)

Wypowiedzenie przed powrotem do pracy

PROBLEM Zatrudniliśmy pracownika na czas nieobecności innego pracownika. Jednak ten zgłosił w dziale kadr, że nie zamierza wracać do pracy i planuje na koniec miesiąca złożyć wypowiedzenie. Kiedy w tej sytuacji rozwiąże się umowa pracownika na zastępstwo?
ODPOWIEDŹ Umowę na zastępstwo normuje art. 25 kodeksu pracy. Jeżeli strony w umowie na zastępstwo, wskazując termin jej obowiązywania, zamieściły zapis, z którego wynika, że rozwiązuje się ona z dniem powrotu zastępowanego pracownika do pracy, to można przyjąć, że rozwiązanie umowy o pracę przez pracownika zastępowanego w okresie zastępstwa spowoduje automatyczne rozwiązanie umowy na zastępstwo. Natomiast w sytuacji, gdy umowa na zastępstwo wskazuje datę końcową jej obowiązywania i wypada ona po wcześniejszym wypowiedzeniu umowy o pracę przez pracownika zastępowanego, umowa z zastępcą powinna być wypowiedziana lub rozwiązana za porozumieniem. A zatem jeżeli pracodawca chce kontynuować zatrudnienie pracownika, który dotychczas zastępował innego, to powinien zawrzeć z nim nową umowę, np. na czas określony.
Wypowiedzenie umowy o pracę przez zastępowanego powoduje, że z ustaniem zatrudnienia traci on status pracownika nieobecnego w pracy w ramach usprawiedliwionej nieobecności – powoduje to, że nieaktualna staje się podstawa zawarcia umowy na zastępstwo. Zatem gdy strony umowy na zastępstwo umówiły się, że będzie ona trwała do czasu powrotu pracownika zastępowanego do pracy, to umowa taka rozwiąże się z chwilą ustania zatrudnienia zastępowanego. Nie ma wówczas konieczności wypowiadania takiej umowy przez pracodawcę. ©℗
Podstawa prawna
art. 25 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510)
O czym warto pamiętać
! Pracodawca może przesunąć danemu pracownikowi termin planowanego urlopu, jeśli są spełnione łącznie dwie przesłanki: pojawiły się po stronie pracodawcy szczególne potrzeby i mogą wystąpić poważne zaburzenia toku pracy na skutek nieobecności pracownika.
! W razie nieobecności włodarza umowy cywilnoprawne może podpisywać jedynie jego zastępca, na podstawie stosownego upoważnienia. Może ono wskazywać, że zastępca ma prawo działać jednoosobowo lub z udziałem innej upoważnionej przez wójta osoby.
! Złożenie wypowiedzenia przez zastępowanego pracownika będzie oznaczało automatyczny koniec umowy z pracownikiem, który został przyjęty na zastępstwo, jeżeli w umowie jest zapis, że rozwiązuje się ona z dniem powrotu zastępowanego pracownika do pracy.