Rok 2020 będzie stał pod znakiem ofensywy doręczeń drogą elektroniczną. E-administracja ma służyć zarówno obywatelom, przedsiębiorcom, jak i urzędom. Tym ostatnim do efektywnej realizacji zadań publicznych. Przy czym samo stworzenie określonych rozwiązań cyfrowych nie wystarczy. Trzeba je przygotować tak, by ich wykorzystanie przez publiczne podmioty miało wartość dodaną względem tradycyjnych rozwiązań. W przeciwnym razie pozostają martwe. Tak jak to jest z doręczaniem drogą elektroniczną pism urzędowych. I choć taka możliwość formalnie w wielu sprawach już istnieje, to w praktyce przytłaczająca większość jest przekazywana na papierze. W praktyce, chcąc korzystać z e-administracji, urzędnicy napotykają szereg problemów. Dziś przedstawiamy te, które dzięki legislacji w najbliższym czasie powinny zniknąć. Przynajmniej częściowo.

Błędy w nazwisku, różny PESEL czy dwa adresy do korespondencji przypisane do jednej osoby – z takimi sytuacjami mają do czynienia urzędnicy korzystający z publicznych, coraz bardziej cyfrowych rejestrów i ewidencji. Okazuje się, że oczekiwana przez społeczeństwo informatyzacja jest dla nich nierzadko powodem codziennych problemów. Na szczęście rząd je dostrzega i stopniowo przygotowuje przepisy, które mają je wyeliminować. I tak z końcem 2019 r. zaczął funkcjonować rejestr danych kontaktowych osób fizycznych. Zaglądając do niego, urzędnik może się upewnić, czy adres poczty elektronicznej, z której została nadesłana np. skarga, rzeczywiście należy do podpisanej pod nią osoby.

Kolejnym usprawnieniem będzie automatyczna weryfikacja danych – od 2022 r. w przypadku informacji po raz pierwszy wprowadzanych do określonego rejestru publicznego system porówna je z danymi zgromadzonymi w bazie PESEL.

W planach jest też utworzenie elektronicznych skrzynek doręczeń dla osób fizycznych, osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej.

Reklama
Nieuwierzytelnione e-maile
Na skrzynki e-mailowe urzędów wpływa sporo wiadomości. Z punktu widzenia obywateli to prosty i wygodny sposób komunikacji. Dodatkowo w części spraw teoretycznie wystarczy podanie imienia i nazwiska oraz adresu e-mailowego, by skutecznie wnieść pismo do organu administracji publicznej. Przykładem są skargi i wnioski składane w trybie kodeksu postępowania administracyjnego. Mimo to w czasach, gdy nasila się zjawisko kradzieży tożsamości, odebranie zwykłego e-maila, nieopatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym (a jego używanie to wciąż rzadkość) nie daje pewności, że pochodzi od konkretnej osoby. W efekcie urzędnicy nie wiedzą, czy powinni merytorycznie zająć się jego treścią, czy też wcześniej wezwać nadawcę do odpowiedniego uwierzytelnienia się.

Reklama
Rozwiązanie już jest
Poprawę bezpieczeństwa przy takiej wymianie korespondencji przynosi stworzenie od 23 grudnia 2019 r. urzędowego rejestru danych kontaktowych osób fizycznych, którego funkcjonowanie regulują art. 20h–20o ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 700; ost.zm Dz.U. z 2019 r. poz. 2294). Administrowana przez ministra cyfryzacji baza gromadzi następujące dane:
• numer PESEL,
• imię i nazwisko osoby fizycznej,
• adres poczty elektronicznej i numer telefonu komórkowego osoby fizycznej (lub jeden z tych namiarów).
W efekcie zaglądając do bazy, urzędnik może sprawdzić, czy dany adres poczty elektronicznej rzeczywiście jest użytkowany przez określoną osobę. Oczywiście pod warunkiem, że osoba ta zdecydowała się przekazać dane do rejestru. Korzystanie z niego przez obywateli opiera się bowiem na dobrowolności.
Zwiększenie bezpieczeństwa obrotu prawnego to niejedyny cel funkcjonowania rejestru. Baza ma również pomóc w kontakcie urzędników z obywatelami. Przepisy nie wymieniają, w jakich konkretnie sprawach pracownik administracji publicznej może skorzystać z danych w rejestrze. Wystarczy, że chodzi o kontakt związany z usługami i zadaniami publicznymi realizowanymi przez urząd na rzecz danej osoby. Wyjątkiem są sprawy z zakresu działalności gospodarczej, jeśli osoba taką prowadzi. Wówczas właściwymi danymi kontaktowymi pozostają te z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. W tym przypadku stworzenie nowego rejestru nic nie zmienia.
We wszystkich innych kategoriach spraw właściwy będzie urzędowy rejestr danych kontaktowych osób fizycznych. Chodzi przy tym zarówno o realizację zadań o charakterze materialno-technicznym – np. wydawanie dokumentów tożsamości – lecz i prowadzone postępowania administracyjne. Co ważne, urzędnicy nie muszą, jak miało to miejsce dotychczas, każdorazowo uzyskiwać zgody na wykorzystanie danych kontaktowych w konkretnej sprawie. Jeśli kontakt do danej osoby znajduje się w rejestrze, to znaczy, że wyraziła ona zgodę na otrzymywanie telefonów czy e-maili z administracji. Dane z bazy mogą być wykorzystane nie tylko w sprawach, które zainicjował obywatel np. poprzez złożenie wniosku o wydanie prawa jazdy czy też europejskiej karty ubezpieczenia zdrowotnego, ale również gdy urząd sam chce skontaktować się z osobą fizyczną w ważnej dla niej sprawie administracyjnej, np. przypomnieć o zbliżającym się upływie terminu ważności dowodu osobistego i konieczności złożenia wniosku o wydanie nowego.
W przypadku postępowań administracyjnych możliwość telefonicznego bądź e-mailowego skontaktowania się z osobą fizyczną uczestniczącą w danej sprawie nie wyłącza nałożonych na urzędników dotychczasowych obowiązków w zakresie działań informacyjnych. A więc nawet, jeśli wyśle się meila do strony postępowania z wiadomością o zakończeniu zbierania dowodów w sprawie i przysługującym prawie do wypowiedzenia się na temat tych dowodów, to równocześnie nadal trzeba skierować oficjalne zawiadomienie drogą papierową lub na elektroniczną skrzynkę podawczą w zależności od formy komunikacji ustalonej ze stroną.
Niezgodność danych osobowych
W Polsce funkcjonuje coraz więcej rejestrów i ewidencji. Gromadzone w nich informacje mają poprawiać pewność obrotu prawnego, lecz także pomagać w realizacji zadań publicznych przez administrację. Aby zapewnić użyteczność baz danych, następuje stopniowa ich informatyzacja. Ułatwia to dostęp do danych oraz ich wykorzystanie. Tyle teoria. Problemem pozostaje jakość przetwarzanych informacji. Niezgodność danych osobowych między dwoma różnymi rejestrami to nie hipotetyczna sytuacja, a codzienność dla urzędników jak ta, gdy imię osoby legitymującej się tym samym numerem PESEL jest inaczej zapisane w odrębnych bazach. Błędy zdarzają się nawet w tak podstawowych danych jak nazwisko osoby fizycznej. To zaś utrudnia pracę urzędników, np. prowadzących postępowania administracyjne, gdzie poprawne wskazanie danych strony sprawy warunkuje legalne wydanie decyzji administracyjnej i egzekwowanie jej postanowień.
Zmiany już pewne
Polskie rejestry urzędowe, mimo że często gromadzą tożsame dane osobowe, nie są do końca interoperacyjne. Efektem są sytuacje, jak ta opisana wyżej. Problem ten dostrzeżono na etapie ostatniej nowelizacji (Dz.U. z 2019 r. poz. 2294) ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Podstawa legislacyjna rozwiązania przywołanych trudności już więc jest. Na jej wejście w życie trzeba będzie jednak poczekać do 1 stycznia 2022 r.
Za dwa lata, zgodnie z dodanym art. 14 ust. 3–8 ww. ustawy, dane osobowe wprowadzane po raz pierwszy do określonego rejestru publicznego działającego przy użyciu systemu teleinformatycznego będą weryfikowane pod kątem zgodności z danymi zgromadzonymi w bazie PESEL. Co to oznacza w praktyce? Urzędnicy tak jak dotychczas będą wprowadzali dane do określonych rejestrów, np. właściciela pojazdu do Centralnej Ewidencji Pojazdów i Kierowców. Jeśli tym właścicielem będzie osoba fizyczna posiadająca numer PESEL, to zanim dane osobowe zostaną zatwierdzone, system teleinformatyczny, w ramach którego funkcjonuje CEPiK, automatycznie porówna wpisane do niego dane z zawartymi w rejestrze PESEL. Negatywny wynik weryfikacji będzie świadczył o możliwej pomyłce. Jeśli o błędzie nie będzie mowy – bo określone dane będą wynikały z dostarczonych administracji dokumentów – wówczas podmiot prowadzący rejestr, do którego po raz pierwszy trafiają dane tej osoby fizycznej, przekaże sygnał o niezgodności danych właściwemu organowi uprawnionemu do wprowadzania danych w bazie PESEL. Grupę tych ostatnich określa art. 10 ust. 1 ustawy z 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1397; ost.zm. Dz.U z 2019 r. poz. 2294). Przykładowo, jeśli niezgodność będzie dotyczyła nazwiska, to sygnał w tej sprawie trafi do właściwego USC. Zawiadomieniu ma towarzyszyć kopia dokumentacji, która stała się podstawą próby dokonania wpisu. Umożliwi to szybką reakcję i wyjaśnianie rozbieżności na bieżąco, a nie dopiero przy przypadkowym odkryciu nieścisłości, jak ma to miejsce obecnie.
Wcześniej, bo 28 maja 2020 r., w życie wejdzie inna zmiana promująca utrzymanie porządku w rejestrach. – Podmioty, które obecnie pozyskują z rejestru PESEL aktualizacje danych osoby, np. zmienione nazwisko, będą obowiązane do niezwłocznej aktualizacji danych w prowadzonych przez siebie rejestrach – informuje wydział komunikacji Ministerstwa Cyfryzacji. – Nie wyeliminuje to wszystkich przypadków niezgodności danych, ale na pewno znacząco zostanie zmniejszona skala niezgodności – dodaje resort.
Dwa adresy do korespondencji papierowej
Słabość papierowej korespondencji polega nie tylko na jej praktycznych wadach, lecz również na problemach natury formalnej, jakie wywołuje. W różnych rejestrach państwowych przy tym samym podmiocie pojawiają się rozbieżne adresy. W konsekwencji urzędnicy muszą często się głowić, który adres jest właściwy do dokonania w określonej sprawie doręczenia pisma na papierze. Gdy mowa o doręczeniach, kolejną słabością jest instytucja doręczenia zastępczego występująca w postępowaniach administracyjnych. Teoretycznie pismo wysłane tradycyjnym listem uznaje się za doręczone po dwukrotnym awizowaniu. W praktyce sądy administracyjne często orzekają, że wspomnianą instytucję można zastosować jedynie wtedy, gdy urząd ma pewność, że adres, pod który kieruje korespondencję, jest rzeczywiście tym miejscem, gdzie strona faktycznie przebywa. To, że adres widnieje przy danej osobie w rejestrach publicznych – jako adres zameldowania czy zamieszkania – nie wystarczy (patrz np. wyrok WSA w Warszawie z 22 stycznia 2018 r., sygn. akt VII SA/Wa 552/17, wyrok WSA w Kielcach z 30 października 2019 r., sygn. akt II SA/Ke 616/19). Inny przykład. Sądy wskazują, że zastosowanie instytucji fikcji doręczenia jest możliwe jedynie wówczas, gdy nie chodzi o pierwsze pismo w danej sprawie, gdyż to musi być faktycznie odebrane przez adresata (np. wyrok WSA w Gliwicach z 29 października 2014 r., sygn. akt II SA/Gl 561/14, wyrok WSA w Olsztynie z 29 września 2015 r., sygn. akt II SA/Ol 370/15). Z takiej wykładni wynika, że powoływanie się na doręczenie zastępcze jest często niemożliwe, a nieskuteczne próby wręczenia pism prowadzą do przewlekłości w działaniu organów.
Są pomysły na poprawę
Odpowiedzią na tego typu problemy ma być usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego. E-doręczenia to system wymiany elektronicznej korespondencji, który zapewnia dowód wysłania i otrzymania danych (analogicznie do papierowej zwrotki pocztowej), a jednocześnie zabezpiecza przesyłane treści przed ryzykiem ich utraty, kradzieży, uszkodzenia lub jakiejkolwiek nieupoważnionej zmiany. Na potrzeby realizacji tej usługi utworzone zostaną elektroniczne skrzynki doręczeń dla osób fizycznych, osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej. W przypadku części podmiotów skrzynki będą tworzone domyślnie, w odniesieniu do innych kategorii, np. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, na podstawie ich wniosku (przez uzyskanie wpisu do bazy adresów elektronicznych). W przypadku podmiotów korzystających ze skrzynek doręczeń komunikacja cyfrowa ma być dwustronna i obejmować wszystkie sprawy w relacji urząd – obywatel lub przedsiębiorca. Inaczej niż obecnie, gdy stosowanie komunikacji cyfrowej dotyczy tylko danej sprawy, a w pozostałych przypadkach stosuje się formę papierową.
O tym, że opisana wizja nie musi być bardzo odległa, świadczy fakt, że w 2019 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o elektronizacji doręczeń. To część procesu wprowadzania w życie w Polsce rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (Dz.Urz. UE z 2014 r. L 257, s. 73; rozporządzenie eIDAS). Nad projektem nie zdążył pochylić się Sejm poprzedniej kadencji. Ponieważ jednak po wyborach strona rządząca się nie zmieniła, jest nadzieja, że projekt ponownie zostanie przyjęty.
Jeżeli do tego dojdzie, oznacza to całkowitą zmianę podejścia do komunikacji urzędów obywatelami i przedsiębiorcami. Korespondencja elektroniczna stanie się podstawowym rozwiązaniem, a papierowe listy wyjątkami, a więc odwrotnie niż obecnie. Co więcej, jeżeli z adresat przesyłki od organu nie będzie posiadał skrzynki do e-doręczeń, urzędnicy i tak sporządzą korespondencję w formie elektronicznej. Następnie przekażą ją do operatora pocztowego zarządzającego systemem e-doręczeń, który wydrukuje list i przekaże go w formie papierowej do odbiorcy. Byłby to koniec z pakowaniem listów do kopert przez pracowników administracji publicznej i sądów. Proces wprowadzania usługi ma być rozłożony na lata, co roku do systemu mają dołączać kolejne urzędy, zaś na końcu sądy.