statystyki

Czy urzędnik ma się zajmować każdym e-mailem? Nowe rozwiązania usprawnią e-administrację

autor: Piotr Pieńkosz15.01.2020, 09:38; Aktualizacja: 15.01.2020, 09:49
Błędy w nazwisku, różny PESEL czy dwa adresy do korespondencji przypisane do jednej osoby – z takimi sytuacjami mają do czynienia urzędnicy korzystający z publicznych, coraz bardziej cyfrowych rejestrów i ewidencji

Błędy w nazwisku, różny PESEL czy dwa adresy do korespondencji przypisane do jednej osoby – z takimi sytuacjami mają do czynienia urzędnicy korzystający z publicznych, coraz bardziej cyfrowych rejestrów i ewidencjiźródło: ShutterStock

Rok 2020 będzie stał pod znakiem ofensywy doręczeń drogą elektroniczną. E-administracja ma służyć zarówno obywatelom, przedsiębiorcom, jak i urzędom. Tym ostatnim do efektywnej realizacji zadań publicznych. Przy czym samo stworzenie określonych rozwiązań cyfrowych nie wystarczy. Trzeba je przygotować tak, by ich wykorzystanie przez publiczne podmioty miało wartość dodaną względem tradycyjnych rozwiązań. W przeciwnym razie pozostają martwe. Tak jak to jest z doręczaniem drogą elektroniczną pism urzędowych. I choć taka możliwość formalnie w wielu sprawach już istnieje, to w praktyce przytłaczająca większość jest przekazywana na papierze. W praktyce, chcąc korzystać z e-administracji, urzędnicy napotykają szereg problemów. Dziś przedstawiamy te, które dzięki legislacji w najbliższym czasie powinny zniknąć. Przynajmniej częściowo.

Błędy w nazwisku, różny PESEL czy dwa adresy do korespondencji przypisane do jednej osoby – z takimi sytuacjami mają do czynienia urzędnicy korzystający z publicznych, coraz bardziej cyfrowych rejestrów i ewidencji. Okazuje się, że oczekiwana przez społeczeństwo informatyzacja jest dla nich nierzadko powodem codziennych problemów. Na szczęście rząd je dostrzega i stopniowo przygotowuje przepisy, które mają je wyeliminować. I tak z końcem 2019 r. zaczął funkcjonować rejestr danych kontaktowych osób fizycznych. Zaglądając do niego, urzędnik może się upewnić, czy adres poczty elektronicznej, z której została nadesłana np. skarga, rzeczywiście należy do podpisanej pod nią osoby.

Kolejnym usprawnieniem będzie automatyczna weryfikacja danych – od 2022 r. w przypadku informacji po raz pierwszy wprowadzanych do określonego rejestru publicznego system porówna je z danymi zgromadzonymi w bazie PESEL.

W planach jest też utworzenie elektronicznych skrzynek doręczeń dla osób fizycznych, osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej.

Nieuwierzytelnione e-maile

Na skrzynki e-mailowe urzędów wpływa sporo wiadomości. Z punktu widzenia obywateli to prosty i wygodny sposób komunikacji. Dodatkowo w części spraw teoretycznie wystarczy podanie imienia i nazwiska oraz adresu e-mailowego, by skutecznie wnieść pismo do organu administracji publicznej. Przykładem są skargi i wnioski składane w trybie kodeksu postępowania administracyjnego. Mimo to w czasach, gdy nasila się zjawisko kradzieży tożsamości, odebranie zwykłego e-maila, nieopatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym (a jego używanie to wciąż rzadkość) nie daje pewności, że pochodzi od konkretnej osoby. W efekcie urzędnicy nie wiedzą, czy powinni merytorycznie zająć się jego treścią, czy też wcześniej wezwać nadawcę do odpowiedniego uwierzytelnienia się.

Rozwiązanie już jest

Poprawę bezpieczeństwa przy takiej wymianie korespondencji przynosi stworzenie od 23 grudnia 2019 r. urzędowego rejestru danych kontaktowych osób fizycznych, którego funkcjonowanie regulują art. 20h–20o ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 700; ost.zm Dz.U. z 2019 r. poz. 2294). Administrowana przez ministra cyfryzacji baza gromadzi następujące dane:

numer PESEL,

imię i nazwisko osoby fizycznej,

adres poczty elektronicznej i numer telefonu komórkowego osoby fizycznej (lub jeden z tych namiarów).


Pozostało 76% tekstu

Prenumerata wydania cyfrowego

Dziennika Gazety Prawnej
9,80 zł
cena za dwa dostępy
na pierwszy miesiąc,
kolejny miesiąc tylko 79 zł
Oferta autoodnawialna
KUPUJĘ

Pojedyncze wydanie cyfrowe

Dziennika Gazety Prawnej
4,92 zł
Płać:
KUPUJĘ
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu tylko za zgodą wydawcy INFOR Biznes. Kup licencję

Polecane

Reklama

Twój komentarz

Zanim dodasz komentarz - zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.

Widzisz naruszenie regulaminu? Zgłoś je!

Redakcja poleca

Galerie

Wyszukiwarka kancelarii

Szukaj

Polecane