- Elektronizacja systemu przetargów będzie wymagała zmiany sposobu myślenia, zmiany nawyków. Nie ma już jednak od niej odwrotu - mówi Hubert Nowak, wiceprezes Urzędu Zamówień Publicznych.
Hubert Nowak, wiceprezes Urzędu Zamówień Publicznych / Dziennik Gazeta Prawna
To już pewne – system e-Zamówień nie zostanie oddany na czas. Co proponujecie zamiast niego?
Reklama
Rzeczywiście, od pewnego czasu wiadomo już, że dotrzymanie terminu oddania docelowego systemu może okazać się niemożliwe. Dlatego też wraz z Ministerstwem Przedsiębiorczości i Technologii oraz Ministerstwem Cyfryzacji przygotowujemy plan „B”, czyli Miniportal. Ma on pozwolić na prowadzenie postępowań w formie elektronicznej do czasu, gdy zostanie ukończony projekt e-Zamówienia, czyli do końca 2019 r.
Jak będzie działało to zastępcze rozwiązanie?

Reklama
Opiera się ono na dwóch już funkcjonujących zasobach elektronicznych – Biuletynie Zamówień Publicznych i ePUAP. Choć więc określamy to jako jeden Miniportal, to w rzeczywistości będą to pewne nadbudowy tych dwóch platform. Nowa aplikacja BZP umożliwi szyfrowanie i zabezpieczenie ofert, natomiast dodatkowe formularze do ePUAP pozwolą na komunikowanie się zamawiających z wykonawcami. Razem pozwoli to na przeprowadzenie postępowania zgodnie z wymogami elektronizacji.
Czyli jak?
Tak jak dotychczas w internecie będzie publikowane ogłoszenie, specyfikacja i wszystkie dokumenty postępowania zgodnie z wymaganiami ustawy PZP. Dodatkowo zamawiający zaloguje się w Miniportalu za pomocą hasła do BZP, wypełni formularz postępowania i otrzyma klucz publiczny do szyfrowania, który udostępni wykonawcom wraz z dokumentacją postępowania. Z jego pomocą wykonawcy zaszyfrują oferty, które następnie prześlą do skrzynki podawczej zamawiającego w ePUAP. Po upływie terminu składania ofert zamawiającym zostanie udostępniony klucz prywatny w Miniportalu niezbędny do odszyfrowania ofert. Dopiero wówczas oferty będą mogły być otworzone w ePUAP. Prowadzenie całej korespondencji między stronami umożliwią formularze ePUAP.
Czy ten plan „B” uda się wprowadzić w życie do października? Kto będzie dobudowywał niezbędne komponenty?
Nie rozmawiamy o projekcie, który dopiero ma być w przyszłości realizowany. Prace nad nim już trwają. Jeśli chodzi o nadbudowę platformy ePUAP, to prowadzi ją Centralny Ośrodek Informatyki. Natomiast UZP zlecił rozbudowę BZP.
Czy każdy zamawiający będzie musiał korzystać z Miniportalu?
Absolutnie nie. Jeśli któryś z zamawiających ma dostęp do innego systemu, który uważa za sprawdzone rozwiązanie, to oczywiście będzie mógł z niego korzystać. Nie będzie żadnego przymusu przeprowadzania postępowań na publicznym Miniportalu. Nie ma co ukrywać – Miniportal jest rozwiązaniem zastępczym i ma jedynie zapewniać minimum pozwalające na prowadzenie postępowań elektronicznie. Pełną funkcjonalność da dopiero docelowy system e-Zamówienia, ale również po jego uruchomieniu zamawiający będą mogli korzystać z innych rozwiązań. Warto jednak zaznaczyć, że w przeciwieństwie do platform komercyjnych zarówno Miniportal, jak i budowana Platforma e-Zamówienia będą dla zamawiających bezpłatne.
Jakie dodatkowe funkcjonalności poza tymi, jakie zapewni Miniportal, będzie miał system e-Zamówień?
Przykładowo reużywalność danych. Informacje zawarte w ogłoszeniu będą automatycznie wykorzystywane w specyfikacji, dzięki czemu nie będzie ich trzeba powielać.
Największą dodatkową wartością będzie chyba jednak Centralne Repozytorium Danych. Dzięki niemu dane z całego systemu zamówień publicznych będą mogły być analizowane na wiele różnych sposobów. Nie chciałbym jednak mówić o tym systemie jak o czymś zamkniętym. Prawdopodobnie przez cały czas będzie on rozbudowywany. Dzisiaj rozpoczynamy pewien proces, który będzie procesem ustawicznym. Kręgosłup będzie stały, ale na nim pojawią się kolejne elementy. Czasem wymagające zmian legislacyjnych, czasem nie. Podam przykład – w jednym z krajów, którego rozwiązania analizowaliśmy, wprowadzono elektroniczne wadium. W wyznaczonym momencie jest ono zwracane wykonawcom w sposób automatyczny – ani zamawiający, ani wykonawcy nie muszą tego pilnować. Być może warto także u nas pomyśleć w przyszłości nad takim rozwiązaniem, w ramach kolejnej rozbudowy systemu.
Jak już jesteśmy przy zmianach legislacyjnych, to UZP zapowiedział wyłączenie spod elektronizacji zamówień poniżej progów unijnych. To będzie tylko techniczna, krótka nowelizacja, czy też przy okazji można się spodziewać głębszych zmian w przepisach?
To będzie punktowa, szybka zmiana. Jedynym jej celem jest wyłączenie spod obowiązku elektronizacji zamówień poniżej progów unijnych. Związane to jest oczywiście z poślizgiem w realizacji docelowego systemu e-Zamówienia, ale jednocześnie ma dać więcej czasu mniejszym zamawiającym i wykonawcom na przygotowanie się do nowej rzeczywistości. Jestem zwolennikiem ewolucji, a nie rewolucji, a dzięki takiemu rozłożeniu w czasie cały proces będzie właśnie ewolucją. Obecnie weszła w życie konieczność używania środków komunikacji elektronicznej przy składaniu Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia, w październiku pełna już elektronizacja obejmie najdroższe zamówienia, a na końcu, od 2020 r. – wszystkie podlegające ustawie. Dzięki takiemu rozłożeniu w czasie będziemy mogli obserwować, jak funkcjonują nowe procedury, i ewentualnie poprawiać je tam, gdzie będzie to konieczne.
Zamawiający są pana zdaniem przygotowani do tych zmian? Rozmawiałem niedawno z jednym urzędnikiem, który stwierdził wprost, że on na końcu i tak będzie drukował wszystkie dokumenty i wkładał do porządnego segregatora. Bo papier to papier.
Odcięcie się od dotychczasowej praktyki zawsze sprawia pewne problemy. Zapewne i z tymi zmianami tak będzie. Podobnie było w roku 2006, kiedy to przechodziliśmy na publikację specyfikacji w internecie. Wtedy również słychać było obawy ze strony uczestników rynku, niektórzy robili nawet zrzuty ekranowe z obawy, że dokumenty zostaną podmienione. Dzisiaj nikt już o tym nie pamięta i jednocześnie nikt chyba nie wyobraża sobie innego sposobu zamieszczenia specyfikacji niż właśnie w internecie.
Elektronizacja będzie wymagała zmiany sposobu myślenia, zmiany nawyków. Nie ma jednak od niej odwrotu. Doskonale pokazuje to przykład Gruzji, która przeszła ten proces już w 2010 r. Widziałem zdjęcia pokoi tamtejszego odpowiednika UZP, które wyglądały jak archiwa, tak były zapełnione papierami. Dzisiaj w tym samych pokojach stoją praktycznie tylko biurka i komputery.
Mam nadzieję, że proces ten będzie się odbywał w sposób naturalny. Ci sami zamawiający będą od października prowadzić część postępowań w formie elektronicznej, a część w tradycyjnej. Być może sami zaczną dochodzić do wniosku, że nowa formuła prowadzenia postępowań jest dla nich wygodniejsza.
Czy to oznacza, że zmieniane przepisy pozwolą zamawiającym na samodzielny wybór procedur przy przetargach poniżej progów unijnych?
Dotychczas zakładaliśmy, że te zamówienia z mocy ustawy będą udzielane w tradycyjny sposób, i w tym kierunku przygotowujemy projekt zmiany. Nie mogę jednak wykluczyć, że na kolejnych etapach koncepcja ta zostanie zmodyfikowana tak, by umożliwić chętnym zamawiającym korzystanie ze ścieżki elektronicznej także przy mniejszych zamówieniach.
Polska elektronizacja opiera się na kwalifikowanym podpisie elektronicznym. Tymczasem są kraje, które radzą sobie bez niego. Czy naprawdę jest on niezbędny?
Takie rozwiązanie przyjął ustawodawca dwa lata temu i na razie nie jest rozważana zmiana tej koncepcji. Są głosy za, są przeciw, a prawodawca musiał się zdecydować na jakiś model. W Polsce zdecydował się na ten, uznając go za rozwiązanie najbezpieczniejsze. Jest ono powiązane z formą elektroniczną z kodeksu cywilnego, a więc czymś, co jest znane i zdążyło się już w naszym kraju zakorzenić.