Rewolucja w mediacji. Również dla samorządów

Przepisy obowiązujące już od 10 września ub.r. przewidują m.in. możliwość podpisania protokołu z mediacji oraz ugody mediacyjnej kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 183¹² par. 2² k.p.c.). Ma to kluczowe znaczenie dla mediacji prowadzonych zdalnie – oznacza oszczędność czasu i pieniędzy.

W pakiecie zmian w k.p.c., oprócz obligatoryjnego postępowania mediacyjnego przy sporach o roboty budowlane (który wejdzie w życie od 1 marca i który opisaliśmy w tekście „Spory budowlane z obowiązkową mediacją: co muszą wiedzieć zamawiający” (DGP nr 33 z 18 lutego 2025 r.), ustawodawca wprowadził również (od 10 września) możliwość zawierania przed mediatorem wszystkich ugód w trybie zdalnym. Rozwiązanie to wyeliminowało potrzebę przesyłania papierowych dokumentów między uczestnikami. Jest to szczególnie ważne w sporach o roboty budowlane, gdzie strony często dzieli znaczna odległość, a dokumentacja techniczna jest obszerna.

Co istotne – ugoda w ramach mediacji może zostać zawarta w trybie hybrydowym (np. pełnomocnik gminy łączy się ze swojego biura lub gabinetu, a wykonawca może przebywać w biurze mediatora).

W emocjonalnych sporach mediator może rozdzielić strony do wirtualnych, osobnych przestrzeni i przenosząc się między nimi, wygaszać emocje bez narażania na bezpośrednią konfrontację zamawiającego z wykonawcą.

Najczęstsze pytania urzędników dotyczą kwestii technicznego sfinalizowania zawartego zdalnie porozumienia. Nowelizacja umożliwiła podpisanie protokołu z mediacji oraz ugody mediacyjnej za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dodatkowo na posiedzeniu zdalnym ugoda może zostać zawarta bez złożenia podpisów przez strony. W myśl zmienionego art. 223 par. 1¹ k.p.c. „Jeżeli do zawarcia ugody dochodzi w ramach posiedzenia zdalnego, a także jeżeli podpisanie ugody jest z innych przyczyn niemożliwe, sąd stwierdza niemożność podpisania ugody w protokole, o którym mowa w art. 158 par. 1, wskazując przyczynę braku podpisu”.

Mediacja na podstawie umowy

W obowiązującym stanie prawnym w przypadku mediacji prowadzonej na podstawie umowy, jeżeli strona wystąpi z wnioskiem o zatwierdzenie ugody, mediator ma obowiązek złożenia w sądzie protokołu z mediacji. Nowelizacja przewiduje jednak, że od 1 marca to strona złoży wniosek do sądu o zatwierdzenie ugody (art. 183¹³ par. 1¹ k.p.c.). Do wniosku dołączy protokół oraz ugodę (chyba że została ona zawarta w protokole mediacji).

Uwaga! W konsekwencji to strona mediacji umownej będzie zobowiązana do przekazania do sądu dokumentów w formie pozwalającej na weryfikację podpisu elektronicznego.
Profesjonalni pełnomocnicy wniosek o zatwierdzenie ugody zawartej przed mediatorem będą składać wraz z protokołem mediacji i innymi pismami za pośrednictwem portalu informacyjnego, co zmierza w kierunku pełnej cyfryzacji wymiaru sprawiedliwości.

Natomiast w sprawach skierowanych do mediacji przez sąd nie będzie już potrzeby składania przez stronę wniosku o zatwierdzenie ugody. Mediator, tak jak do tej pory, będzie składał protokół z mediacji wraz z ewentualną ugodą do zatwierdzenia do sądu rozpoznającego sprawę (art. 183¹³ par. 2 k.p.c.). ©℗