Do 31 maja 2026 r. niemal wszyscy pracownicy służby cywilnej z odpowiednim stażem, a jest ich około 113 tys., mogą przystąpić do postępowania kwalifikacyjnego. Po spełnieniu określonych wymagań i zachowaniu terminu oraz bardzo dobrze zdanym egzaminie mogą liczyć na akt mianowania. Wspomniane postępowanie prowadzi Krajowa Szkoła Administracji Publicznej, która w trakcie egzaminu składającego się z odrębnych części sprawdza wiedzę i umiejętności niezbędne do wykonywania zadań służby cywilnej.

Kto może zostać urzędnikiem mianowanym w postępowaniu kwalifikacyjnym?

Warto podkreślić, że pracownik urzędu samorządowego czy też urzędu państwowego, taki jak osoba zatrudniona w kancelarii Sejmu, Senatu czy Prezydenta, nie ma możliwości ubiegania się o bycie urzędnikiem mianowanym w służbie cywilnej. Dlatego trzeba pracować w administracji rządowej, np. w urzędzie wojewódzkim, skarbowym czy też w ministerstwie, i być pracownikiem służby cywilnej. Kolejnym warunkiem jest posiadanie co najmniej trzech lat pracy w takich instytucjach. Oczywiście można wcześniej przystąpić do egzaminu. Minimalne doświadczenie wynosi wtedy dwa lata. W tym przypadku wymagana jest dodatkowo zgoda dyrektora generalnego. Na niektórych stanowiskach pracownicy korpusu mogą mieć tylko średnie wykształcenie. Z kolei do ubiegania się o mianowanie wymagane jest wykształcenie magisterskie lub posiadanie równorzędnego tytułu zawodowego. Do takiego postępowania nie można przystąpić, jeśli kandydat nie zna co najmniej jednego języka obcego spośród języków roboczych Unii Europejskiej lub jeden z następujących języków: arabski, białoruski, chiński, islandzki, japoński, norweski, rosyjski, ukraiński. Nie wystarczy jednak zadeklarować znajomość jednego z ww. języków. Trzeba wykazać się dokumentami, które to potwierdzają. Wykaz certyfikatów znajduje się w załączniku nr 2 do rozporządzenia prezesa rady ministrów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie sposobu przeprowadzania postępowania kwalifikacyjnego w służbie cywilnej. (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 811). Kandydat musi też określić, czy jest żołnierzem rezerwy, czy nie podlega obowiązkowi obrony Ojczyzny. Dyrektor generalny urzędu na podstawie posiadanych dokumentów w aktach personalnych potwierdza spełnienie ww. warunków.

Rejestracja pracowników służby cywilnej

Jeśli już uporamy się z zebraniem wszystkich wymaganych dokumentów, należy się zgłosić do postępowania kwalifikacyjnego. Można to zrobić w trybie elektronicznym lub tradycyjnie, wysyłając zgłoszenie pocztą. Rejestracji może więc dokonać:

• za pośrednictwem Internetowego Systemu Zgłoszeń PKSC – wypełnić i wydrukować zgłoszenie w terminie od 1 stycznia do 31 maja 2026 r., potwierdzić je wymaganymi podpisami i złożyć bezpośrednio w siedzibie KSAP;

• albo wysłać drogą pocztową na adres szefa służby cywilnej: Krajowa Szkoła Administracji Publicznej w Warszawie.

Należy też pamiętać, że złożenie zgłoszenia bez dowodu wniesienia opłaty jest traktowane jako niekompletne. W tym roku opłata za udział w postępowaniu kwalifikacyjnym w służbie cywilnej wynosi 817 zł.

Egzaminy dla kandydatów w Warszawie, Krakowie i Poznaniu

Po dopełnieniu wszystkich formalności do końca maja pracownicy służby cywilnej będą mieć dodatkowo ponad miesiąc na opanowanie niezbędnej wiedzy. Egzamin zostanie zaplanowany na początek lipca. Odbędzie się w Warszawie, Krakowie i Poznaniu. Należy pamiętać, że zdanie egzaminu nie daje z automatu możliwości otrzymania aktu mianowania od szefa służby cywilnej. W tym przypadku trzeba spełnić dwa warunki: uzyskać wynik pozytywny w postępowaniu kwalifikacyjnym (sprawdzianie) oraz zająć w rankingu wyników postępowania kwalifikacyjnego miejsce uprawniające do mianowania (mieszczące się w limicie mianowań po uwzględnieniu absolwentów kształcenia w KSAP, po złożeniu przez nich w danym roku wniosków o mianowanie). Na 2026 r. zaplanowano limit mianowań w służbie cywilnej wynoszący 500 osób.

Co należy wiedzieć, aby dobrze zdać egzamin

- Część sprawdzianu sprawdzająca wiedzę

• Część sprawdzianu sprawdzająca wiedzę ma formę testu wyboru i składa się z 90 pytań. Za prawidłową odpowiedź na dane pytanie przyznaje się 1 punkt, za brak odpowiedzi albo za odpowiedź nieprawidłową – 0 punktów;

• Część sprawdzianu sprawdzająca wiedzę trwa 90 minut.

- Część sprawdzianu sprawdzająca umiejętności ma formę testu psychologicznego lub zadań.

• Część sprawdzianu sprawdzająca umiejętności jest oceniana w skali od 0 do 60 punktów;

• Część sprawdzianu sprawdzająca umiejętności trwa odpowiednio do zastosowanego testu lub zadań, jednak nie krócej niż 60 minut i nie dłużej niż 120 minut.

Korzyści z bycia urzędnikiem mianowanym:

• dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze maksymalnie 12 dni;

• dodatek służby cywilnej otrzymywany z tytułu posiadanego stopnia służbowego i możliwość uzyskania kolejnego stopnia służbowego;

• większa ochrona zatrudnienia i wynagrodzenia.

Ważne

Urzędnik służby cywilnej na początku otrzymuje dodatek służby cywilnej pierwszego stopnia. Z nabytym doświadczeniem i zaangażowaniem oraz bardzo dobrą oceną okresową może liczyć na zdobywanie kolejnych stopni, których łącznie jest dziewięć. Najniższy wiąże się z miesięcznym dodatkiem w kwocie 1336 zł brutto. Z kolei na najwyższym stopniu urzędnik może liczyć na dodatek wynoszący 5827 zł brutto.