Staż na zlecenie pomnoży urzędom w znalezieniu urzędników

Dla wielu urzędników nowe przepisy oznaczają nie tylko konieczność naliczenia dodatkowych okresów stażu osobom już zatrudnionym, ale też weryfikowania tych wymagań w trakcie rekrutacji. W konkursach na stanowiska w administracji najczęściej staż pracy jest brany pod uwagę. Kancelaria premiera przygotowała więc specjalny poradnik dotyczący naborów według nowych zasad.

„Nabór opublikowany najpóźniej 31 grudnia 2025 r. prowadź bez zmian. Przy weryfikacji wymaganego stażu pracy nie uwzględniaj nowych regulacji. Ogłoszenia według dotychczasowych zasad musisz wprowadzić do bazy ogłoszeń w kancelarii premiera najpóźniej 30 grudnia” – wyjaśnia Anita Noskowska-Piątkowska.

Monika Kłosek, kierownik referatu kadr w Urzędzie Miasta i Gminy Konstancin-Jeziorna, zwraca uwagę na rzadko podkreślany aspekt zmian w zakresie naliczania stażu. – To, że wymagany staż pracy będą potwierdzały inne dokumenty niż dotychczas, trzeba będzie określić w ogłoszeniu o naborze na wolne stanowisko. Powstaje też pytanie, jak szybko kandydaci uzyskają zaświadczenia z ZUS, by móc je przedstawić w naborach ogłoszonych na początku 2026 r. i spełnić wymagania formalne – mówi.

W administracji państwowej nie we wszystkich kwestiach praca na podstawie umów innych niż umowa o pracę będzie uwzględniana. Na przykład w odniesieniu do urzędników mianowanych do zwiększenia wymiaru urlopu uprawnia staż w administracji państwowej. Z kolei możliwość przystąpienia do postępowania kwalifikacyjnego na urzędnika mianowanego daje staż w urzędzie (dwuletni za zgodą dyrektora generalnego, a trzyletni w zwykłym trybie). Doświadczenie zawodowe na podstawie m.in. umów zlecenia będzie uwzględnione przy obliczaniu ogólnego stażu pracy i nagrody jubileuszowej.

Wyzwania związane ze zmianami dotyczą nie tylko administracji rządowej, ale też samorządowej.

– Nowe zasady przekładają się na świadczenia (tj. nagrody jubileuszowe, wyższy dodatek stażowy), co może zdestabilizować budżet planowany na 2026 r. Złożoność nowych przepisów zwiększa ryzyko błędów w wyliczeniach. Pracownicy mogą występować z roszczeniami o wyrównanie świadczeń wstecz lub o sprostowanie świadectw pracy w przyszłości – uważa Joanna Skórska, sekretarz miasta i gminy Oleśnica.

Podobnego zdania są przedstawiciele innych instytucji samorządowych. – Wprowadzone zmiany mogą stwarzać problemy, gdy wystąpią okresy pracy niepotwierdzone przez ZUS, np. praca za granicą. Pracownik będzie mógł je udowodnić pracodawcy za pomocą innych dokumentów niż wydane przez ZUS i to pracodawca będzie je oceniał. Co za tym idzie – te same dokumenty mogą być uznane przez jednego pracodawcę, a przez drugiego nie, gdyż nie zostało to ściśle określone przez ustawodawcę – mówi Monika Kłosek.

Wtóruje jej Anna Zimmer z Urzędu Miasta Kielce: – W nowelizacji kodeksu pracy brakuje dokładnych przepisów odnośnie do dokumentowania stażu pracy, w przypadku gdy pracownik nie dostarczy zaświadczeń z ZUS o okresie opłacania składek. We wszystkich problematycznych, niejasnych przypadkach na pracodawcy będzie spoczywać decyzja o zaliczeniu lub odrzuceniu dokumentów dotyczących stażu pracy. Pracownicy kadr będą musieli oceniać ich wiarygodność, analizować zgodność danych i sprawdzać, czy wykazywane okresy nie pokrywają się z już udokumentowanymi okresami zatrudnienia – tłumaczy.

Kosztowna zmiana dla urzędów

Wdrożenie nowych przepisów będzie oczywiście skutkować wzrostem kosztów osobowych urzędów i innych jednostek publicznych, a tym samym ograniczeniem środków na inwestycje, wkład własny do projektów czy obsługę zadłużenia.

Anna Zimmer zwraca uwagę na to, że nie da się przewidzieć, ilu pracowników złoży dokumenty dotyczące przeliczenia stażu. – Każda decyzja o uznaniu dodatkowego stażu pracy będzie generować koszty ponoszone przez pracodawcę na organizację pracy i wypłaty (zwiększenie wymiaru urlopu wypoczynkowego, dodatku stażowego czy wypłat nagród jubileuszowych). Analizowanie dokumentów, ocena zasadności wniosków, kontakt z pracownikami i sporządzanie dla nich odpowiedzi odnośnie do zaliczenia stażu pracy będzie wymagać od działu kadr dużych zasobów czasowych lub skierowania dodatkowych osób do realizacji tego zadania – podkreśla urzędniczka z Kielc. Podobne spostrzeżenia ma Justyna Góźdź, rzecznik prasowy prezydenta Lublina.

– Nowelizacja obejmie znaczną część pracowników urzędu miasta, a na udokumentowanie dotychczasowego stażu pracownicy mają 24 miesiące od wejścia w życie nowych przepisów. Spowoduje to zintensyfikowanie działań osób zajmujących się sprawami kadrowo-płacowymi lub zwiększenie zatrudnienia w kadrach. Koszty związane z realizacją nowych przepisów w tej chwili są trudne do oszacowania, ale bez wątpienia spowodują wzrost wydatków na wynagrodzenia – mówi.

Więcej urzędników z działalności

Szefowie urzędów przyznają, że dopuszczenie zaliczania do stażu okresów przepracowanych poza etatem może mieć też pozytywny skutek. – Zmiana przepisów ma także wpływ na możliwość dopuszczenia większej liczby osób do startu w naborach na stanowiska urzędnicze lub kierownicze urzędnicze, gdzie wymagany jest określony staż pracy wynikający z rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych – mówi Dominika Jaźwiecka z Urzędu Miasta Krakowa.

W ocenie prof. Stefana Płażka takie rozwiązanie może rzeczywiście otworzyć wielu osobom drogę do kariery administracyjnej na stanowiskach, do których przypisany jest odpowiedni staż. ©℗