W trakcie rekrutacji do przedszkola nie można prosić rodziców o ich PESEL

„Skoro zakres pozyskiwanych danych jest określony w powołanych przepisach, to wynikające z art. 152 p.o. uprawnienie organu prowadzącego publiczne przedszkola i inne placówki oświatowe do określenia wzoru wniosku lub zgłoszenia, o których mowa w art. 150 i 151 p.o., nie może wykraczać poza to, co regulują te przepisy. Innymi słowy, organ prowadzący daną placówkę nie może zmieniać zakresu wymienionych w nich danych oraz celu, dla którego są one pozyskiwane” – wskazał urząd.

– Organ w procesie rekrutacji dzieci do placówek oświatowych powinien zatem ograniczyć się tylko do tych danych, które są niezbędne w tym procesie – przestrzega dr Magdalena Czaplińska, radca prawny, partner w Sakowska-Baryła, Czaplińska z Kancelarii Radców Prawnych Sp.p. Jak dodaje, zbieranie danych wbrew przepisom naruszałoby nie tylko p.o., lecz także zasady, o których mowa w art. 5 RODO (m.in. legalizmu, proporcjonalności i minimalizacji). Wynika z nich, że:

• przetwarzanie (w tym pozyskiwanie) danych osobowych musi się odbywać zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą (art. 5 ust. 1 lit. a RODO),
• dane muszą być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami (art. 5 ust. 1 lit. b) oraz
• być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane (art. 5 ust. 1 lit. c).

Czy przedszkole może prosić rodziców o PESEL na wypadek zaległości z tytułu opłat

Proszenie o podanie numerów PESEL rodziców na etapie rekrutacji dyrekcje przedszkoli tłumaczą chęcią zabezpieczenia się na wypadek egzekucji należności, gdy dojdzie do zaległości w opłatach np. za wyżywienie. Urząd jednoznacznie wskazuje, że takie postępowanie jest nielegalne. – Pozyskiwanie takich danych na zapas, na wszelki wypadek, np. na potrzeby ewentualnego postępowania egzekucyjnego, jest działaniem nadmiarowym, naruszającym zasadę legalizmu, zasadę ograniczenia celu oraz zasadę minimalizacji danych – wyjaśnia Łukasz Kuligowski, zastępca rzecznika prasowego UODO.

Również eksperci przestrzegają, że dyrektor przedszkola, żądając nadmiarowych danych, naraża się na ryzyko ukarania. – W przeszłości zdarzały się przypadki, w których administrator zbierający dane nie określił prawidłowo ich zakresu, a to już zakwalifikowane zostało przez prezesa UODO jako naruszenie przepisów – przetwarzanie danych osobowych bez podstawy prawnej – wskazuje dr Magdalena Czaplińska.

Dopuszczalne pozyskanie PESEL dla celów windykacji i egzekucji

Dopiero niewywiązanie się z obowiązku uiszczenia należności za wyżywienie dziecka w placówce rozpoczęłoby bieg nowej procedury, prowadzonej zgodnie z przepisami o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (dalej: u.p.e.a.). I to na tym etapie legalne byłoby przetwarzanie (w tym pozyskiwanie) numeru PESEL rodziców, który – zgodnie z art. 27 par. 1 pkt 2 u.p.e.a. – musi być zamieszczony w wystawionym tytule wykonawczym. „Przepis ten jest zatem przesłanką legalizującą proces przetwarzania danych osobowych w odniesieniu do danych zawartych w wystawionym tytule wykonawczym” – podkreślił urząd w Biuletynie.

► Co może zrobić dyrektor przedszkola w przypadku problemów z uzyskaniem numeru PESEL bezpośrednio od rodziców zalegających z opłatami?

W tej sytuacji warto zwrócić uwagę na art. 46 ustawy o ewidencji ludności (dalej: u.e.l.), który wskazuje, jakim organom, na jakich zasadach oraz w jakim celu można udostępnić dane z rejestru PESEL oraz rejestru mieszkańców. Wynika z niego, że dane te w zakresie niezbędnym do realizacji ich ustawowych zadań udostępnia się m.in. organom administracji publicznej, a także państwowym i samorządowym jednostkom organizacyjnym oraz innym podmiotom – w zakresie niezbędnym do realizacji zadań publicznych określonych w odrębnych przepisach (art. 46 ust. 1 pkt 5 u.e.l.). W praktyce, gdy należność za wyżywienie nie będzie opłacana, a gmina jako wierzyciel – działając przez dyrektora przedszkola upoważnionego przez wójta – wystawi i skieruje do organu egzekucyjnego tytuł wykonawczy, organ egzekucyjny (np. naczelnik urzędu skarbowego) będzie mógł ustalić numer ewidencyjny na podstawie danych z rejestru PESEL. ©℗