Chociaż nadal będzie można wysłać część pism przez ePUAP, to Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) nie zawsze będzie oznaczać skuteczne doręczenie korespondencji. Koniec okresu przejściowego w stosowaniu e-Doręczeń oznacza, że urzędy nie będą mogły już odstąpić od ich stosowania ze względu na przesłanki organizacyjne. ePUAP jednak na razie nie znika. Podmioty publiczne między sobą mogą używać go do komunikacji do końca września 2029 r. Ponadto, sądy czy prokuratura będą miały obowiązek stosowania e-Doręczeń od 1 października 2029 r.

Przymknięta furtka dla ePUAP

Doręczenie korespondencji do urzędu przez ePUAP jest równoważne w skutkach prawnych z zastosowaniem e-Doręczeń tylko do 31 grudnia 2025 r. Z wyjątkiem sytuacji, w których przepisy szczególne dopuszczają użycie ePUAP. Taką furtką miały być też przepisy kodeksu postępowania administracyjnego i ordynacji podatkowej, które dopuszczają doręczenie korespondencji „na konto w systemie teleinformatycznym organu”. W podręczniku dla podmiotów publicznych resort cyfryzacji wskazał, że w jego ocenie ePUAP jest takim systemem. Teraz jednak zmienił zdanie. „Uznanie ePUAP za system teleinformatyczny organu nie leży po stronie MC, lecz po stronie samego organu” – wskazuje w odpowiedzi na pytania DGP.

– Zmiana stanowiska ministerstwa jest zaskakująca i zdecydowanie zbyt późno komunikowana. Rodzi to wiele problemów – od konieczności analizowania skuteczności każdego wpływającego pisma ogólnego do podmiotu publicznego przez urzędnika, niezadowolenia klientów po kwestię dalszego stosowania po 1 stycznia istniejących rozwiązań integracyjnych opartych w dalszym ciągu głównie na ePUAP – komentuje Karol Ciechoński z Fundacji Sprawne Państwo.

Chodzi o to, że dziś urzędy często rozdzielają korespondencję z ePUAP automatycznie, a nie mają jeszcze takiej funkcjonalności w przypadku e-Doręczeń. Ministerstwo Cyfryzacji wskazuje, że o skuteczności złożenia pisma zdecyduje, czy w danej sprawie jest podstawia prawna do użycia ePUAP-u.

„Od 1 stycznia 2026 r. wysyłając pismo przez ePUAP, należy odróżnić techniczne potwierdzenie złożenia dokumentu od jego skuteczności prawnej” – poinformował resort cyfryzacji.

Wiele usług już tylko przez e-Doręczenia

Samorządy nie są zadowolone z tego, że resort cyfryzacji arbitralnie zdecydował, które konkretne usługi od 1 stycznia 2026 r. będzie można zrealizować elektronicznie w urzędzie wyłącznie z zastosowaniem e-Doręczeń (ma być ich ponad 500), a które przez oba systemy (35, w tym pismo ogólne).

– Dowiedzieliśmy się o tym 11 grudnia, a pełną listę usług dostaliśmy 23 grudnia. Tak się nie robi, to nie jest normalna współpraca w ramach Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego. A obywatele dowiedzą się o tym 1 stycznia – mówi radca prawny Sylwester Szczepaniak z Unii Metropolii Polskich. Dodaje, że organy mają mieć możliwość przyjmowania pism przez ePUAP w zakresie usług lokalnych dotyczących np. deklaracji odpadowych. Jedne mogą to jednak zrobić, inne nie.

Jak podkreśla MC, miejsce wyświetlenia usług cyfrowych dla obywateli się nie zmieni, zablokowana będzie natomiast możliwość użycia ePUAP. Konieczna będzie skrzynka do e-Doręczeń. Co istotne, o ile e-Doręczenia są dla obywateli dobrowolne, o tyle jeśli założą skrzynkę – chcąc skorzystać z danej usługi – zadeklarują chęć otrzymywania pism urzędowych tym kanałem. System ePUAP działa inaczej – elektroniczna korespondencja obowiązuje w danej sprawie.

– Uważam, że tak się nie powinno robić. Powinno się trzy miesiące wcześniej powiedzieć obywatelom: wasze adresy ePUAP de facto wygasną – ocenia Sylwester Szczepaniak.

Co istotne, jeśli organ będzie przyjmował pisma przez ePUAP, to będzie dla nich obowiązywała fikcja doręczenia (nieodebrana przesyłka jest uznawana za skutecznie doręczoną po upływie 14 dni). Przy odpowiedziach już nie.

– Moja rekomendacja jest taka, aby przyjmować korespondencję trafiającą do organów za pośrednictwem ePUAP, jednakże odpowiedzi udzielać albo na adres do doręczeń elektronicznych, albo przesyłką rejestrowaną w rozumieniu prawa pocztowego – podpowiada Mateusz Karciarz, prawnik z Kancelarii Radców Prawnych Zygmunt Jerzmanowski i Wspólnicy. ©℗