rozwiń ›

Według danych udostępnionych przez Centralny Ośrodek Informatyki (COI) w ciągu sześciu miesięcy założono ponad 900 tys. adresów do doręczeń elektronicznych (ADE), w konsekwencji czego prawie potroiła się globalna liczba ADE, wynosząca aktualnie ponad 1,4 mln (dane na 30 czerwca 2025 r.). Największą grupę użytkowników posiadających ADE stanowią osoby fizyczne – ponad 670 tys. W ciągu pół roku nastąpił tu dwukrotny wzrost. Jeszcze bardziej, bo ponad dziesięciokrotnie, wzrosła liczba ADE założonych przez podmioty niepubliczne – obecnie ponad 260 tys.

Jest to związane z faktem, że do tej grupy zaliczane są przez COI także podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców w KRS, mające od 1 kwietnia br. ustawowy obowiązek posiadania ADE. Wśród przedsiębiorców wpisanych do CEIDG, gdzie ten obowiązek jeszcze nie zaistniał, odnotowano wzrost blisko pięciokrotny – obecnie to ponad 380 tys.

W kontekście tych danych liczba ADE nadanych podmiotom publicznym nie wygląda tak imponująco, bo wynosi ok. 45 tys., z czego blisko 7 tys. założono w tym roku. Stanowi to mniej niż 55 proc. wszystkich podmiotów publicznych. Biorąc pod uwagę, że jeszcze pod koniec 2023 r. ten wskaźnik oscylował w okolicach 30–35 proc., wzrost jest widoczny, ale mimo wszystko niesatysfakcjonujący. Należy też pamiętać, że w związku z wprowadzeniem okresu przejściowego część podmiotów posiadających ADE nie wykorzystuje tego kanału komunikacji w pełnym zakresie, a są też takie, które dotychczas nie aktywowały własnych ADE. Realnie zatem ten wskaźnik jest niższy i nie oddaje w pełni skali wykorzystywania e-Doręczeń przez podmioty publiczne.

Początkowe problemy z e-Doręczeniami

Rozwojowi i szerszemu upowszechnieniu systemu e-Doręczeń nie przysłużyły się zwłaszcza problemy, które pojawiły się już na starcie usługi w styczniu. Część przesyłek godzinami, a czasami nawet dniami „utykała” na skrzynkach ze statusem „w trakcie weryfikacji”, brakowało dowodów doręczeń i pewności, że przesyłka dotrze do adresata na czas. Poczta Polska, odpowiedzialna za realizację przesyłek do i od podmiotów publicznych, wskazywała, że problemy dotyczyły niewielkiej procentowo liczby przesyłek. Mimo to, w konsekwencji, część instytucji publicznych zdecydowała się wykorzystać furtkę okresu przejściowego, aby tylko w ograniczonym zakresie korzystać z usługi.

Na szczęście z końcem stycznia udało się rozwiązać główne problemy i od tej pory obserwujemy stale postępującą stabilizację systemu publicznych e-Doręczeń. O ile w okresie luty–kwiecień występowały przypadki, że przesyłki elektroniczne (PURDE) były realizowane nieterminowo, o tyle w maju i czerwcu nastąpiła wyraźna poprawa. Także sam czas dostarczania przesyłek do odbiorców uległ znacznemu skróceniu, choć dla przesyłek elektronicznych nadanych w godzinach popołudniowych ciągle jest margines na poprawę (dziś to ok. 2–3 godziny).

Dla podmiotów publicznych najważniejsza jest jednak gwarancja, że przesyłki docierają na czas do adresata i są generowane dowody, a to – jak się wydaje – udało się osiągnąć. Potwierdzają to też dane. Według danych Poczty Polskiej w ciągu ostatniego półrocza nadano blisko 20 mln przesyłek, z czego zdecydowaną większość (prawie 14 mln) stanowiła korespondencja w ramach Publicznej Usługi Hybrydowej (PUH). Jednocześnie zgłoszono w tym czasie niewiele ponad 100 tys. reklamacji.

Wydaje się, że realna liczba reklamacji mogłaby być nieco większa, gdyby nie wymóg rozliczania każdej z przesyłek z osobna w ramach dość żmudnej procedury. Wraz ze wzrostem liczby aktywowanych ADE należy oczekiwać większej liczby przesyłek nadawanych w pełni elektronicznie w ramach PURDE, gdyż docelowo to ta usługa powinna być dominującą. Dziś PURDE w przeważającej większości dotyczy korespondencji między urzędami, a w tym roku ma ona jeszcze konkurencję w postaci platformy ePUAP.

Opłaty za e-Doręczenia

Jedną z kluczowych kwestii związanych z e-Doręczeniami dla podmiotów publicznych od początku była sprawa ponoszonych opłat i ich rozliczania. Jeszcze w zeszłym roku jednostki samorządu terytorialnego zwracały uwagę, że opłaty za przesyłki elektroniczne w ramach PURDE (6,52 zł brutto) są zbyt wysokie, zwłaszcza jeżeli zestawi się je z kosztami podobnych przesyłek elektronicznych w ramach komercyjnej usługi Poczty Polskiej e-Polecony, przeznaczonej dla podmiotów niepublicznych (2,2 zł brutto). Polityka cenowa Poczty Polskiej spotkała się tu z szeroką krytyką i wezwaniami skierowanymi do Urzędu Komunikacji Elektronicznej o ściślejszą weryfikację uzgadnianych stawek.

Wydaje się, że niższe ceny w większym stopniu zachęcałyby podmioty publiczne do stosowania e-Doręczeń. Niestety, pojawiające się postulaty i projekty, aby koszt obsługi przesyłek był ponoszony bezpośrednio z budżetu państwa, nie spotkały się z akceptacją rządu. Tym samym podmioty publiczne obciążone są też obowiązkiem realizacji rozliczeń z Pocztą Polską. Ponieważ nie wszystkie przesyłki podlegają opłacie, a Poczta Polska nie udostępnia szczegółowego zestawienia przesyłek odpłatnych, to na barkach instytucji publicznych spoczywa obowiązek weryfikacji danych z faktur.

Brak na poziomie skrzynki odpowiednich mechanizmów umożliwiających wyszukanie takich przesyłek oraz fakt, że dane z faktur niejednokrotnie nie zgadzają się z danymi z innych raportów udostępnianych przez operatora wyznaczonego, powoduje, że nie jest to proste zadanie. Znacznym ułatwieniem w tym zakresie jest posiadanie integracji z systemami klasy EZD, gdyż te często pozwalają efektywniej nadzorować i weryfikować zrealizowane przesyłki.

Z systemami EZD wygodniej wygodniej przekazywać korespondencję

Wśród podmiotów publicznych stosujących e-Doręczenia możemy wskazać te, które realizują je w ramach integracji z systemami klasy EZD, oraz takie, które obsługują je bezpośrednio z poziomu skrzynek na GOV.pl. Posiadanie integracji ma istotne znaczenie nie tylko w kontekście wyżej opisanych rozliczeń, ale także determinuje sposób realizacji usługi. Obsługa skrzynki i przesyłek bezpośrednio na stronie GOV.pl oraz wyszukiwanie tam klientów w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE) są dość uciążliwe dla pracowników. Brak jest możliwości sortowania przesyłek po statusach doręczenia, konieczne jest częste logowanie czy uzupełnianie danych ręcznie. Dodatkowo część pracowników nie chce uwierzytelniać się do serwisu gov.pl z wykorzystaniem własnych (prywatnych) środków identyfikacji elektronicznej (np. profilu zaufanego).

W tej sytuacji wyzwaniem jest także dostosowanie procesu przygotowania przesyłek do wysyłki w ramach nowej usługi. Często pojawia się konieczność przeorganizowania pracy jednostki, aby zapewnić pracownikom możliwość przeszukiwania BAE, podpisywania pism czy pobierania dowodów. W tym celu są tworzone nawet specjalne procedury wewnętrzne. Niestety, na skrzynce brak funkcjonalności, która umożliwia dostęp do BAE bez jednoczesnego przyznawania dostępu do wysłanych przesyłek. Stąd pojawia się dylemat: czy nadawać dostęp do zasobów skrzynki oraz BAE większej grupie pracowników, czy go ograniczać, organizując specjalną procedurę odpytywania BAE przez zawężone grono pracowników.

Przy systemach klasy EZD nie ma tych problemów: tu każdy pracownik ma dostęp do BAE i tylko przynależnych mu przesyłek. Pism kierownicy nie muszą już podpisywać na pulpicie i wysyłać mailem do pracowników w celu wysyłki na e-Doręczenia – wszystko to mogą realizować łatwiej i szybciej w systemie. Finalnie podmioty, które wprowadziły EZD, nie muszą też drukować nadawanej elektronicznie korespondencji, gdy prowadzą elektroniczne akta spraw (tzw. sprawy elektroniczne). Brak stosowania EZD skutkuje swoistym paradoksem, że mimo elektronizacji procesu wysyłki pracownicy w dalszym ciągu muszą gromadzić przesyłki w postaci papierowej (papierowe akta spraw).

e-Archiwum Poczty Polskiej

Obowiązkiem podmiotów publicznych jest zabezpieczanie i przechowywanie oryginalnej dokumentacji z e-Doręczeń i tutaj warto wspomnieć o nowej usłudze Poczty Polskiej e-Archiwum. Pozwala ona, w ramach dodatkowej odpłatności, zwiększyć przestrzeń przechowywania dokumentacji na skrzynce o 10 lub 50 GB. Ustawowo gwarantowana pojemność skrzynki dla podmiotów publicznych to 30 GB.

Większe JST od dawna wskazywały potrzebę zwiększenia tego limitu skrzynki, gdyż wolumen nadawanych przesyłek szybko może ten limit przekroczyć, zwłaszcza przy okazji generowania masowych przesyłek (np. podczas wysyłania decyzji ustalających wymiar podatków). Przekroczenie limitu skutkuje zaś brakiem możliwości nadawania nowych przesyłek, a to wymusza konieczność „pobrania” przesyłek z zasobów skrzynki.

Znów najbardziej efektywnym rozwiązaniem tego problemu jest integracja z systemem klasy EZD, który automatycznie pobiera przesyłki, zwalniając przestrzeń skrzynki. W innym wypadku trzeba pobierać przesyłki na własną infrastrukturę informatyczną lub właśnie skorzystać z nowej odpłatnej usługi operatora wyznaczonego. Warto podkreślić, że usługa ta nie zwalnia podmiotów publicznych z konieczności wykonywania archiwizacji tej dokumentacji zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Potrzebne są usprawnienia w systemie e-Doręczeń

W ciągu ostatnich sześciu miesięcy w systemie publicznych e-Doręczeń wprowadzono też szereg zmian funkcjonalnych i rozwojowych. Jedną z nich jest dodanie mechanizmu składania podpisów elektronicznych na skrzynce e-Doręczeń. Pierwotnie mechanizm podpisywania wiadomości i załączników nie był przewidywany, ale został wdrożony na wniosek instytucji publicznych. Jeszcze w ubiegłym roku dodano funkcjonalność podpisu zaufanego, a następnie dodano możliwość podpisywania załączników także podpisami: osobistym i kwalifikowanym.

Mechanizm podpisu na e-Doręczeniach (GOV.pl) różni się jednak od tego znanego z ePUAP. Tu nie ma możliwości opatrzenia jednym podpisem grupy dokumentów, co jest dobrą wiadomością w kontekście utartej już linii orzeczniczej sądów administracyjnych kwestionujących taki tryb podpisu. Także w kontekście przesyłania poprzez e-Doręczenia przesyłek w trybach KPA czy Ordynacji podatkowej jest to ważna funkcjonalność dla klientów polskiej administracji.

Inną, szczególnie ważną z perspektywy ochrony danych osobowych zmianą było usunięcie z dowodów technicznych numerów PESEL nadawcy korespondencji oraz urzędników odbierających na skrzynce przesyłki z e-Doręczeń. Sprawa ta wywołała duże kontrowersje i w konsekwencji, w marcu tego roku, PESEL został zastąpiony nowym identyfikatorem. Był to istotny krok w stronę stabilizowania publicznych e-Doręczeń, gdyż obawy związane z ujawnianiem PESEL były wśród pracowników administracji powszechne.

e-Doręczenia działają stabilnie

Po początkowych problemach e-Doręczenia publiczne działają dziś w sposób stabilny. Ze względu na trwający okres przejściowy trudno jednoznacznie ocenić skalę ich wdrożenia w instytucjach publicznych. Niewątpliwie te instytucje, które przygotowywały się na tę komunikacyjną rewolucję od dłuższego czasu, są w stanie efektywnie je realizować, w szczególności wykorzystując integrację z systemami klasy EZD. Dla mniejszych jednostek skala wyzwania jest większa i pewnie dopiero w dłuższym horyzoncie czasu się okaże, jak sobie z tym poradziły. Do pełnego upowszechnienia się usługi potrzebne są działania informacyjne wśród obywateli, bo dziś ciągle jeszcze wiele osób nie słyszało o e-Doręczeniach lub nie ma do nich zaufania.

Brak jest też powszechnej wiedzy, że dla podmiotów niepublicznych usługę, poza Pocztą Polską, mogą świadczyć także inni dostawcy – tzw. kwalifikowani dostawcy (KDU). Jeszcze w tym roku ma się pojawić ustawa nowelizacyjna, która powinna przynieść szereg pożądanych zmian w doręczeniach elektronicznych. Miejmy nadzieję, że zachęcą one kolejne grupy podmiotów – publicznych i niepublicznych – do wejścia w system oraz ułatwią realizację samych e-Doręczeń. ©℗