Co zrobić, gdy system e-doręczeń nadal szwankuje? Rezygnacja z niego nie jest rozwiązaniem

Z początkiem roku wiele urzędów przekonało się, że wdrożenie e-doręczeń nie zakończyło się sukcesem. Problemy techniczne skłaniają administrację do stawiania sobie pytań, czy można zawiesić korzystanie z systemu. Z kolei te urzędy, którym udaje się pokonać usterki, zastanawiają się, kiedy w istocie muszą przesyłać korespondencję w ten nowy sposób. Porządkujemy wiedzę w tym zakresie.

► Przepis na problemy techniczne

Co do zasady ustawa o doręczeniach elektronicznych (dalej: u.d.e.) nie przewiduje procedury wystąpienia z systemu ani czasowego zawieszenia korzystania z niego. Oznacza to, że z raz podjętej decyzji o wdrożeniu e-doręczeń nie można się wycofać.Nowelizacja ustawy z 21 listopada 2024 r. wprowadziła jednak pewien „przepis-wytrych”, na który teraz mogą powoływać się urzędy w takich sytuacjach, jak opisana w pytaniu. Chodzi o art. 147 ust. 5 u.d.e., zgodnie z którym do 31 grudnia 2025 r. art. 4, dotyczącego obowiązku korzystania z e-doręczeń, nie stosuje się w przypadku, gdy korespondencja nie może być doręczona na adres do doręczeń elektronicznych ze względu na przesłanki organizacyjne. Istnienie przesłanek organizacyjnych ocenia nadawca. Przepis ten wprowadzono dla jednostek, które do końca 2024 r. nie wyrobiły się z wdrożeniem nowej usługi. Dostały one dodatkowy rok na wywiązanie się z obowiązku. Jednocześnie z tej regulacji zaczęły korzystać także urzędy, które co prawda już wdrożyły u siebie e-doręczenia, ale mają problemy techniczne w stosowaniu tej usługi. Powołują się na art. 147 ust. 5 u.d.e., aby uzasadnić czasowe odstąpienie od systemu e-doręczeń. Jest to rozwiązanie kontrowersyjne prawnie, jako że nie taki był zamysł ustawodawcy. W praktyce jednak jest to jedyny przepis, na który można powołać się w sytuacji, gdy z racji na problemy techniczne urząd nie zamierza na razie stosować wdrożonego już systemu.

► Możliwości wycofania się z e-doręczeń

ODPOWIEDŹ. Urzędy, które powołują się na cytowany wyżej art. 147 ust. 5 u.d.e., uważają, że ten przepis umożliwia im formułowanie prawnie uzasadnionych odmów co do wysyłania korespondencji przez e-doręczenia, nawet jeżeli adresaci tego wyraźnie żądają. Takie urzędy stosują nawet pouczenia zawierające informację, że dane pismo nie podlega doręczeniu w trybie art. 4 u.d.e. właśnie w związku z zastosowaniem przez dany urząd art. 147 ust. 5 u.d.e. Wprowadzanie takiej blokady jest jednak wątpliwe prawnie. O ile więc powoływanie się na art. 147 ust. 5 u.d.e. jako uzasadnienie dla tego, że urząd nie chce inicjować korespondencji przez e-doręczenia, jest dyskusyjne, ale można rozważać zasadność takiego zastosowania przepisu (patrz: odpowiedź na pytanie 1), o tyle zasłanianie się tą regulacją w przypadku, gdy to sam klient administracji otwarcie domaga się, by przesłać do niego korespondencję tą drogą, może być uznane za niedopuszczalne. Nie należy więc powielać tej praktyki i warto korzystać z systemu, gdy domaga się tego adresat zewnętrzny, nawet jeżeli czasowo urząd nie stosuje e-doręczeń w sprawach, które sam inicjuje.

► Wszczęcie postępowania

ODPOWIEDŹ. Po wdrożeniu systemu e-doręczeń w danej jednostce nie ma znaczenia przy wysyłce korespondencji rodzaj adresata pisma. Urzędnicy muszą zawsze w pierwszej kolejności sprawdzić, czy ów adresat posiada adres do doręczeń elektronicznych. Wykorzystują do tego bazę adresów elektronicznych. Jeżeli tak, należy skierować do niego korespondencję właśnie przy użyciu tego systemu. Jeżeli nie, to albo należy skorzystać z usługi hybrydowej, albo wysłać korespondencję według dotychczasowych zasad. Zależy to od rodzaju nadawcy. Co do zasady, w przypadku niemożności skorzystania z usługi rejestrowanego e-doręczenia stosuje się usługę hybrydową. Wyjątek dotyczy administracji samorządowej. Na mocy art. 155 ust. 6 u.d.e. jednostki samorządu terytorialnego i ich związki, związki metropolitalne, samorządowe zakłady budżetowe, a także samorządowe instytucje kultury oraz samorządowe osoby prawne są zwolnione z obowiązku korzystania z publicznej usługi hybrydowej do 30 września 2029 r. W praktyce oznacza to, że w przypadku, gdy nie mogą przesłać korespondencji przy wykorzystaniu e-doręczeń, są one uprawnione do wysyłki według zasad obowiązujących przed wdrożeniem e-doręczeń.

► Korespondencja przesłana tradycyjną pocztą

ODPOWIEDŹ. Nie. Z wpisem adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych związany jest skutek prawny. Zgodnie z art. 7 ust. 1 u.d.e. zarejestrowanie się przez podmiot niepubliczny (np. osobę fizyczną, przedsiębiorcę) w systemie e-doręczeń jest równoznaczne z żądaniem doręczania do niego korespondencji przez podmioty publiczne (np. urzędy) przy pomocy tej usługi. W praktyce oznacza to, że jeżeli osoba fizyczna lub inny podmiot niepubliczny dokona wpisu adresu do bazy adresów elektronicznych, to tym samym wyraża wolę otrzymywania korespondencji urzędowej wyłącznie tą drogą. Co ciekawe, w tym czasie taka osoba może kierować do urzędów pisma różnymi drogami, w tym także papierowo. Nie zmienia to jednak jej woli, którą wyraziła, rejestrując się w systemie. Odpowiedzi powinna więc zawsze otrzymywać za pośrednictwem systemu e-doręczeń. Taki stan trwa do momentu, kiedy dana osoba zdecyduje o wykreśleniu adresu z bazy. Dopiero wówczas urzędy przestaje obowiązywać żądanie takiej osoby, aby kierować do niej korespondencję przy użyciu usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

► Pismo przez e-PUAP

ODPOWIEDŹ. Zgodnie z art. 147 ust. 3 pkt 1 lit. a u.d.e. doręczenie korespondencji nadanej przez podmiot publiczny posiadający elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP do osoby fizycznej lub podmiotu niebędącego podmiotem publicznym, nieposiadających adresu do doręczeń elektronicznych, jeżeli korespondencja ta stanowi odpowiedź na podanie albo wniosek złożone w ramach usługi udostępnionej w ePUAP – do 31 grudnia 2025 r. – traktowane jest jako równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. W przepisie tym sformułowano więc warunek, że skorzystanie z niego jest możliwe, jeżeli adresat nie posiada adresu w systemie e-doręczeń. Należy również pamiętać, że ten wyjątek można stosować jedynie do końca tego roku. Natomiast jeżeli adresat posiada konto w systemie e-doręczeń, jak w sytuacji opisanej w pytaniu, to odpowiedzi należy adresatowi udzielić za pośrednictwem tegoż systemu, mimo że zainteresowany skierował korespondencję do urzędu przez ePUAP. Obowiązuje wówczas ogólna zasada, opisana w odpowiedzi na poprzednie pytanie, a mianowicie ta wynikająca z art. 7 ust. 1 u.d.e., czyli: jeśli podmiot zarejestrował się w systemie e-doręczeń, to znaczy, że tą drogą chce otrzymywać korespondencję urzędową. ©℗