Odpowiedź: Gmina musi wymagać od osób, które starają się o najem lokalu, aby złożyły deklarację o dochodach członków swojego gospodarstwa domowego z ostatnich trzech miesięcy oraz oświadczenie o majątku członków gospodarstwa domowego. Nie ma znaczenia, że chodzi o przedłużenie już istniejących umów najmu. Przepisy nie przewidują odstępstwa od obowiązku złożenia powyższych dokumentów, a ogólne oświadczenie o trudnej sytuacji materialnej nie może zastąpić wymaganej ustawą deklaracji.

Najem lokali komunalnych - zasady z ustawy

Zgodnie z art. 21 ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie kodeksu cywilnego (dalej: u.o.p.l.) rada gminy uchwala zasady wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy. Zasady te muszą określać w szczególności:

  • wysokość dochodu gospodarstwa domowego uzasadniającą oddanie w najem lub podnajem lokalu na czas nieoznaczony i najem socjalny lokalu oraz wysokość dochodu gospodarstwa domowego uzasadniającą stosowanie obniżek czynszu,
  • warunki zamieszkiwania kwalifikujące wnioskodawcę do ich poprawy,
  • kryteria wyboru osób, którym przysługuje pierwszeństwo zawarcia umowy najmu lokalu na czas nieoznaczony lub socjalnego,
  • warunki dokonywania zamiany lokali wchodzących w skład zasobu gminy oraz zamiany z osobami zajmującymi lokale w innych zasobach,
  • tryb rozpatrywania i załatwiania wniosków o najem lokali zawierany na czas nieoznaczony i najem socjalny lokali oraz sposób poddania tych spraw kontroli społecznej,
  • zasady postępowania w stosunku do osób, które pozostały w lokalu opuszczonym przez najemcę lub w lokalu, w którego najem nie wstąpiły po śmierci najemcy,
  • warunki, jakie musi spełniać lokal wskazywany dla osób niepełnosprawnych, z uwzględnieniem rzeczywistych potrzeb wynikających z rodzaju niepełnosprawności,
  • zasady przeznaczania lokali na realizację zadań, o których mowa w art. 4 ust. 2b u.o.p.l. (czyli zadań jednostek samorządu terytorialnego realizowanych na zasadach przewidzianych w ustawie o pomocy społecznej oraz ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej).

Wymagane dokumenty

Choć gmina ma szeroką autonomię w kształtowaniu zasad wynajmu, ustawodawca nałożył obowiązek, który dotyczy każdej sytuacji ubiegania się o zawarcie umowy najmu lub podnajmu lokalu albo najmu socjalnego. Zgodnie z art. 21b ust. 1 u.o.p.l. osoba ubiegająca się o zawarcie umowy najmu, podnajmu lub najmu socjalnego lokalu wchodzącego w skład mieszkaniowego zasobu gminy składa: deklarację o wysokości dochodów członków gospodarstwa domowego z ostatnich trzech miesięcy, oświadczenie o stanie majątkowym członków gospodarstwa domowego.

W deklaracji o wysokości dochodów członków gospodarstwa domowego oraz oświadczeniu o stanie majątkowym członków gospodarstwa domowego uwzględnia się osoby będące członkami gospodarstwa domowego w dniu składania tych dokumentów. Dokumenty te składa się pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia (art. 21b ust. 5 u.o.p.l.).

Ważne

Artykuł 21b ust. 6 u.o.p.l. stanowi natomiast, że gmina odmawia zawarcia umowy, jeżeli dokumenty te nie zostaną złożone. Przepisy te dotyczą każdego przypadku zawierania umowy najmu – także jej przedłużania.

Potwierdzenie w praktyce RIO

W wystąpieniu pokontrolnym z 10 października 2025 r. (znak RIO.I.6001–8/25) Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku potwierdziła, że:

  • brak egzekwowania deklaracji i oświadczeń przed zawarciem umowy najmu lokali komunalnych stanowi naruszenie art. 21b ust. 1 u.o.p.l.,
  • gmina ma obowiązek odmówić zawarcia umowy w przypadku ich niezłożenia (art. 21b ust. 6 u.o.p.l.). ©℗

Podstawa prawna

Podstawa prawna

art. 21, art. 21b ustawy z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 725)