Subskrybuj nas na Youtube
W powszechnym odczuciu dysponentem urlopu na żądanie jest pracownik. Wprawdzie to on wybiera dzień, w którym ma zamiar z niego skorzystać, ale to pracodawca formalnie go udziela.
Początkowo przepisy dotyczące urlopów na żądanie budziły wątpliwości. Ich źródłem był pogląd, zgodnie z którym urlop na żądanie jest urlopem dodatkowym, powiększającym wymiar normalnego urlopu wypoczynkowego. Prowadziło to do błędnych wniosków, jakoby pracownik miał prawo – w zależności od stażu pracy – do 20 lub 26 dni wypoczynku oraz czterech dni urlopu na żądanie. Ten ostatni nie jest bowiem urlopem dodatkowym, a jedynie szczególnego rodzaju uprawnieniem urlopowym będącym częścią składową puli urlopu przypadającego w danym roku kalendarzowym. Cztery dni urlopu na żądanie stanowią więc część z 20 lub 26 dni.
Mimo to urlop na żądanie nie podlega uwzględnieniu w ramach planu urlopów. Wynika to z charakteru tego rodzaju urlopu, którego terminu wykorzystania nie sposób – z oczywistych względów – przewidzieć w czasie sporządzania tego planu.
Artykuł 1672 kodeksu pracy (dalej: k.p.) posługuje się pojęciem „na żądanie pracownika” – w ten sposób określono formę wniosku o udzielenie urlopu.
Zgłoszenie
Pracownik, chcąc skorzystać z urlopu na żądanie, powinien zgłosić swój zamiar pracodawcy najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Takie określenie terminu jest niestety mało precyzyjne. Wątpliwości dotyczą szczególnie tego, co należy rozumieć pod pojęciem dnia – czy przepis odnosi się do dnia kalendarzowego, czy może chodzi o dzień w znaczeniu węższym, rozumianym jako doba pracownicza. Zgodnie z dominującą koncepcją wniosek o udzielenie urlopu na żądanie może zostać zgłoszony najpóźniej w dniu kalendarzowym, w którym urlop ma się rozpocząć, ale przed godziną, w której pracownik powinien rozpocząć pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Uwzględniając zasadę dbałości pracownika o dobro zakładu pracy, można jednak uznać, że wniosek w tej sprawie powinien być zgłoszony najszybciej, jak to możliwe, tak aby pracodawca miał czas na podjęcie stosownych kroków zmierzających do zapewnienia zastępstwa.
Przepisy nie wskazują na żadną szczególną formę, jaką powinno przybrać żądanie pracownika w sprawie urlopu. Nie można więc zabronić mu skorzystania z dowolnego, możliwie najszybszego sposobu nawiązania kontaktu z pracodawcą w celu zakomunikowania zamiaru skorzystania z urlopu na żądanie.
Akceptacja
Samo zgłoszenie pracodawcy żądania nie powoduje automatycznie, że pracownik może z urlopu skorzystać. Pracodawca powinien taki wniosek zaakceptować poprzez udzielenie urlopu. Sąd Najwyższy w wyroku z 16 września 2008 r., sygn. akt II PK 26/08, wskazał, że nie ma żadnych racjonalnych argumentów, aby uznać, iż do wykorzystania urlopu na żądanie pracownika wystarczające jest samo złożenie przez niego wniosku w tej sprawie. Oznacza to, że pracownik nie ma prawa skorzystać z urlopu na żądanie, dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody.
Udzielenie urlopu na żądanie zgodnie z wnioskiem pracownika jest czynnością, na podstawie której pracodawca jednostronnie zwalnia go z obowiązku świadczenia pracy w określonym dniu (dniach), usprawiedliwiając tym samym jego nieobecność. Warto więc pamiętać, że samo zawiadomienie pracodawcy o chęci skorzystania z urlopu na żądanie nie usprawiedliwia automatycznie nieobecności w pracy. Rozpoczęcie korzystania z urlopu bez formalnego zawiadomienia pracodawcy i jego udzielenia można by zakwalifikować co najmniej jako przewinienie w ramach odpowiedzialności porządkowej.
Udzielenie i odmowa
Przepisy nie regulują formy, w jakiej pracodawca udziela pracownikowi urlopu na żądanie. Uwzględniając jednak, że żądanie w tej sprawie może być złożone w dowolnej formie, można uznać, iż udzielenie urlopu (akceptacja żądania pracownika) może również mieć postać dowolną – byleby w sposób niebudzący wątpliwości wynikało, że pracodawca urlopu faktycznie udzielił. Jeśli chodzi o termin rozpatrzenia żądania pracownika, pracodawca powinien mieć na względzie charakter tego urlopu. Żądanie urlopu dotyczy zazwyczaj sytuacji nagłej i nieprzewidzianej. Pracodawca nie powinien więc zwlekać z podjęciem decyzji w kwestii jego udzielenia bądź odmowy.
W typowych sytuacjach, jeśli nic nie stoi na przeszkodzie, obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie urlopu na żądanie, co wynika z kategorycznego brzmienia przepisu „pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika”. Jednak przyjęcie, że obowiązek pracodawcy w tym zakresie ma charakter bezwzględny i w każdym przypadku powinien on wyrazić zgodę na urlop, byłoby nie do zaakceptowania z punktu widzenia prawidłowej organizacji procesu pracy. Można zatem uznać, że pracodawca będzie miał obowiązek udzielenia urlopu na żądanie wtedy, gdy nie będzie kolizji na styku nieobecność pracownika – możliwość zapewnienia normalnego toku pracy. W wyroku z 28 października 2009 r., sygn. akt II PK 123/09, Sąd Najwyższy uznał, że obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie jest bezwzględny, a pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, iż jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy.
Ważne
Bez zielonego światła od pracodawcy pracownik nie może rozpocząć urlopu na żądanie.
Podstawa prawna
Art. 1672 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).
