Pracodawca, chcąc ukarać pracownika jedną z przewidzianych w kodeksie pracy kar porządkowych, musi przestrzegać odpowiedniego trybu ich nakładania. Można go podzielić na kilka etapów: począwszy od powzięcia wiadomości o przewinieniu pracownika, poprzez jego wysłuchanie, wymierzenie mu kary, a skończywszy na rozpatrzeniu jego ewentualnego sprzeciwu.

7 dni od zawiadomienia o ukaraniu ma pracownik na wniesienie sprzeciwu

Na każdym z nich mogą powstawać notatki z przeprowadzanych czynności oraz różnego typu pisma, zawiadomienia czy wystąpienia. Wszystkie powinny trafić do części B akt osobowych pracownika, gdzie są przechowywane dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia. Powstaje pytanie, co z nimi, gdy dochodzi do tzw. zatarcia kary. Przepisy mówią bowiem tylko o obowiązku usunięcia z akt odpisu zawiadomienia o ukaraniu, a w przypadku wymierzenia pracownikowi kary w jego aktach osobowych znajduje się jeszcze kilka, a nawet kilkanaście innych pism dokumentujących działania pracodawcy.

Różne dokumenty

Jednym z nich będzie zawiadomienie pracownika o powzięciu przez pracodawcę wiadomości o naruszeniu przez niego obowiązków pracowniczych i wyznaczenie terminu na jego wysłuchanie. Pracodawca, który chce ukarać pracownika, musi bowiem najpierw dać mu szansę na złożenie wyjaśnień. Wprawdzie żadne przepisy tego nie wymagają, wydaje się, że w interesie zarówno pracodawcy, jak i pracownika jest, aby takie wyjaśnienia znalazły swoje odzwierciedlenie w formie pisemnej, np. w formie protokołu z wypowiedzi pracownika. To kolejny dokument, który powinien znaleźć się w aktach pracownika.
Może być i tak, że pracownik sam będzie chciał się odnieść na piśmie do stawianych mu zarzutów. Taka forma składania wyjaśnień też jest bowiem dopuszczalna. Jak stwierdził Sąd Najwyższy w uzasadnieniu do wyroku z 5 listopada 1998 r., (I PKN 422/98,OSNAPiUS 1999 z. 24 poz. 786), jakkolwiek w wyrazie „wysłuchanie” implicite zawarta jest jego forma ustna (rozmowa, oświadczenie), główny wychowawczy cel wysłuchania może być osiągnięty także drogą pisemnego ustosunkowania się pracownika do czynionych mu zarzutów. Zarówno protokół z ustnego wysłuchania pracownika, jak i jego pisemne wyjaśnienia również powinny trafić do jego akt osobowych.
Pracownik może też oczywiście odmówić składania wyjaśnień. Nie przeszkodzi to jednak pracodawcy w wymierzeniu mu kary. Pracownik sam decyduje bowiem o sposobie czy formie skorzystania bądź nieskorzystania ze stworzonych mu przez pracodawcę możliwości uprzedniego wysłuchania (por. uzasadnienie do wyroku SN z 16 czerwca 1999 r., I PKN 114/99, OSNP 2000/17/644). Zdaniem SN pracodawca może więc ukarać pracownika bez uprzedniego faktycznego wysłuchania go, gdy ten np. nie wykorzystał stworzonych mu w określonym miejscu i czasie możliwości uprzedniego wysłuchania. Oczywiście jeśli taka sytuacja miała miejsce, pracodawca powinien ją też odpowiednio udokumentować.
Jeśli po wysłuchaniu pracownika pracodawca podejmie decyzję o jego ukaraniu, musi zawiadomić go o tym na piśmie, wskazując mu rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych i datę dopuszczenia się przez niego tego naruszenia oraz informując go o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia. Odpis zawiadomienia składa się do akt osobowych pracownika.
Również w razie złożenia przez pracownika odwołania od wymierzenia mu kary pracodawca ma obowiązek dokumentowania jego przebiegu. W rezultacie do akt osobowych powinny trafić co najmniej: sprzeciw pracownika, wystąpienie pracodawcy do związków zawodowych o zajęcie stanowiska, pismo pracodawcy o odrzuceniu odwołania pracownika.
W interesie pracodawcy jest, aby znalazły się one w aktach osobowych pracownika. Jeśli bowiem po odrzuceniu sprzeciwu przez pracodawcę pracownik odwoła się do sądu, lepiej, żeby potrafił on udowodnić, że kara została wymierzona zgodnie z obowiązującymi procedurami, a pracownik był o tym odpowiednio informowany. Dotyczy to zresztą wszystkich powstałych w tym czasie dokumentów.

Tak jakby jej nie było

Po roku nienagannej pracy pracownik ma prawo wymagać, aby pracodawca uznał wymierzoną mu karę za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usunął z jego akt osobowych. Taki obowiązek nakłada na pracodawcę art. 113 k.p. Przez rok nienagannej pracy rozumie się rok liczony od dnia nałożenia kary, w którym to pracownik nie został ponownie ukarany jedną z wymienionych wcześniej kar porządkowych.
Oczywiście do zatarcia kary porządkowej może dojść wcześniej. Pracodawca może bowiem uznać karę za niebyłą w dowolnym, przyjętym przez siebie terminie nie czekając na upływ roku. Może to zrobić z własnej inicjatywy albo na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej. Uznanie kary za niebyłą wraz z usunięciem z akt zawiadomienia o ukaraniu nastąpić powinno też w razie uwzględnienie sprzeciwu przez pracodawcę albo wydania przez sąd pracy orzeczenia o uchyleniu kary.

Nie tylko zawiadomienie

Wszystkie te okoliczności powodują, że z akt osobowych pracownika powinny zniknąć wszelkie ślady świadczące o wymierzeniu mu kary porządkowej. Wprawdzie art. 113 k.p. mówi tylko o usunięciu z akt zawiadomienia o ukaraniu pracownika, jednak nieusunięcie innych związanych z ukaraniem pracownika dokumentów podważałoby sens samego zatarcia kary. Dlatego w piśmiennictwie przyjmuje się, że w razie uznania kary za niebyłą (bądź jej uchylenia) pracodawca powinien wyczyścić akta osobowe pracownika ze wszystkich pozostałych dokumentów z tym związanych.
Co to oznacza w praktyce? Na pewno obowiązek wyjęcia i zniszczenia wszystkich powstałych w procesie karania pracownika dokumentów. Ale to za mało. Jak wiadomo, dokumenty w aktach osobowych pracownika powinny być ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane, a każda z części prowadzonych akt powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.
Konieczne będzie więc sporządzenie nowego wykazu zawartości akt oraz przenumerowanie pozostałych dokumentów. Choć niektórzy eksperci podpowiadają też inne możliwe rozwiązanie. Zdaniem Iwony Jaroszewskiej-Ignatowskiej (Kodeks pracy. Komentarz dla menedżerów HR, Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr sp. z o.o., Gdańsk 2009 r.) aby nie trzeba było przenumerowywać poszczególnych dokumentów, pismo o ukaraniu można oznaczyć tym samym numerem, jaki nosi poprzedni dokument z dodatkiem litery lub indeksu, np. 10a lub 101. Po roku nienagannej pracy trzeba będzie wtedy jedynie zmienić spis treści tak, by nie został ślad po karze, a nie trzeba będzie zmieniać numerów wszystkich dokumentów.

Obowiązek pracodawcy

Usunięcie z akt osobowych dokumentów o ukaraniu nie jest uzależnione od złożenia przez pracownika jakiegokolwiek wniosku w tej sprawie. Jest to bowiem obowiązkiem pracodawcy. Jego niedopełnienie stanowić może natomiast podstawę wystąpienia pracownika do sądu pracy z odpowiednim (nakazanie pracodawcy usunięcia z akt wspomnianych dokumentów) powództwem. Jeśli sąd wyda orzeczenie nakazujące usunięcie z akt osobowych pracownika informację o ukaraniu, a pracodawca go nie wykona, jego zachowanie może być uznane, zgodnie z art. 282 par. 2 k.p., za wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Co może spowodować wymierzenie pracodawcy kary grzywny.

Usunięcie z akt osobowych dokumentów o ukaraniu nie jest uzależnione od złożenia przez pracownika jakiegokolwiek wniosku w tej sprawie. Jest to bowiem obowiązkiem pracodawcy

Podstawa prawna
Art. 108 – 113, art. 282 par. 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
Par. 6 ust. 1 pkt g, par. 6 ust. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286).