Nasz pracownik zmarł 10 listopada. Był u nas zatrudniony na pełen etat 11 lat i 3 miesiące. W tym roku wykorzystał 10 dni roboczych urlopu (wymiar 26 dni). Od 5 listopada był na zwolnieniu lekarskim wystawionym do końca listopada (wynagrodzenie chorobowe miało być za 10 dni tego zwolnienia, a potem byłby zasiłek). Pracownik był wynagradzany stawką miesięczną 5900 zł. Miał żonę i dwoje uczących się dzieci – jedno w wieku 15 lat, a drugie ma 18 lat. Jak rozliczyć się z rodziną, ile komu wypłacić, czy powinni złożyć jakieś dokumenty, wnioski w sprawie wypłaty? Jakie jeszcze są obowiązki z naszej strony jako pracodawcy np. wobec ZUS? Ile wynosi odprawa pośmiertna?

ODPOWIEDŹ

Jednym z trybów ustania zatrudnienia jest wygaśnięcie stosunku pracy. Następuje ono m.in. z dniem śmierci pracownika. Data zgonu w akcie zgonu jest dniem wygaśnięcia umowy o pracę. Odpis zupełny aktu zgonu powinien przedstawić członek rodziny.
Reklama
Prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika – w równych częściach – na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W razie braku takich osób prawa te wchodzą do spadku (art. 631 kodeksu pracy, dalej: k.p.).
W prawa majątkowe przekształcają się wynagrodzenia i inne świadczenia ze stosunku pracy, które pracownik wypracował, a więc nabył do nich uprawnienia, lecz nie zdążył ich pobrać. Prawami majątkowymi ze stosunku pracy mogą być: wynagrodzenie za pracę (za przepracowaną część miesiąca), a także wynagrodzenia: urlopowe, chorobowe i za nadgodziny oraz ekwiwalent za urlop, nagrody jubileuszowe, premie, dodatki, trzynastki itp.

Reklama

Osoby uprawnione

Osobami uprawnionymi do nabycia praw majątkowych po zmarłym, są:
1) dzieci własne, drugiego małżonka oraz przysposobione;
2) przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka;
3) małżonek (wdowa i wdowiec);
4) rodzice.
Małżonek nie musi spełniać żadnych warunków, by otrzymać prawa majątkowe po zmarłym. Natomiast pozostałe osoby – np. dzieci – muszą spełniać wymagania, jakie stawia ustawa emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych do ubiegania się o rentę rodzinną. Członkowie rodziny nie muszą jednak faktycznie występować o tę rentę, chodzi tylko o spełnienie warunków np. co do wieku.
Przykładowo dzieci, dzieci własne, drugiego małżonka i przysposobione mają prawo do renty rodzinnej:
1) do ukończenia 16 lat;
2) do ukończenia nauki w szkole, jeżeli przekroczyły 16 lat życia, nie dłużej jednak niż do osiągnięcia 25. roku życia, albo
3) bez względu na wiek, jeżeli stały się całkowicie niezdolne do pracy oraz do samodzielnej egzystencji lub całkowicie niezdolne do pracy w okresie, o którym mowa w pkt 1 lub 2.
Jeśli oprócz małżonka nie ma innych krewnych spełniających warunki do renty rodzinnej, całość należności z tytułu praw majątkowych należy się temu małżonkowi.
Pracodawca sam ustala i ocenia uprawnienia oraz bez zbędnej zwłoki realizuje prawa majątkowe na rzecz kręgu osób z rodziny, które spełniają warunki do uzyskania renty rodzinnej. Pracodawca nie czeka ani na decyzję ZUS o przyznaniu renty rodzinnej, ani na postanowienie sądowe o stwierdzeniu nabycia spadku i jego podział (postanowienie Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 11 grudnia 1996 r., sygn. akt III APz 18/96). Dopiero w razie braku małżonka i innych członków rodziny uprawnionych do renty rodzinnej prawa majątkowe wchodzą w skład spadku i podlegają dziedziczeniu (art. 922 k.c.). Te uregulowania mają usprawnić proces przejęcia środków przez najbliższych zmarłego i pozwalają ominąć procedury prawa spadkowego.

Opodatkowanie i ZUS

W świetle przepisów podatkowych należności po zmarłym stanowią dla członka rodziny przychód z praw majątkowych. Nie jest to już przychód ze stosunku pracy. Odbiorcą należności, a tym samym podatnikiem, jest tu krewny. Przychód z praw majątkowych podlega opodatkowaniu w ten sposób, że od kwoty przychodu – bez potrącania kosztów uzyskania przychodów i kwoty zmniejszającej podatek – oblicza się 17-proc. zaliczkę (art. 41 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Przychód z praw majątkowych ujmuje się w informacji PIT-11, wystawionej na osobę, która pobrała prawa majątkowe, w rubryce właściwej dla tego źródła. Jeśli przykładowo żona otrzyma należności, to będzie to jej przychód, który na podstawie PIT-11 rozliczy w swoim zeznaniu rocznym.
Ponadto zaliczkę z praw majątkowych wpisuje się w deklaracji PIT-4R w wierszu zatytułowanym: „zaliczki na podatek pobrane od świadczeń z tytułu działalności określonej w art. 13 pkt 2 i 4–9 oraz art. 18 ustawy”.
Jeśli wśród uprawnionych są małoletnie dzieci, pieniądze można wypłacić opiekunowi prawnemu, np. matce. Nie zmienia to jednak faktu, że to dziecko, a nie jego opiekun, otrzymało przychód. Dla dziecka jako podatnika jest to również opodatkowany przychód z praw majątkowych. PIT-11 również należy wystawić na małoletniego.
Świadczenia po zmarłym nie podlegają oskładkowaniu, gdyż – jak już wcześniej wyjaśniono – nie są przychodami ze stosunku pracy, lecz z praw majątkowych, które przysługują członkowi rodziny.

Wyrejestrowanie z ubezpieczeń

Zmarłego pracownika należy wyrejestrować z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA – z kodem przyczyny 500 (zgon ubezpieczonego) – od następnego dnia po śmierci, czyli w tym przypadku od 11 listopada. Dzień śmierci jest bowiem jeszcze ostatnim dniem zatrudnienia.

Odprawa pośmiertna

W razie śmierci pracownika w czasie trwania stosunku pracy lub w czasie pobierania po jego rozwiązaniu zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby rodzinie przysługuje od pracodawcy odprawa pośmiertna. Jej wysokość jest uzależniona od okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy i wynosi:
1) jednomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 10 lat;
2) trzymiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 10 lat;
3) sześciomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 15 lat.
Odprawę pośmiertną dzieli się – w równych częściach – pomiędzy wszystkich uprawnionych członków rodziny. Jeżeli po zmarłym pracowniku pozostał tylko jeden członek rodziny uprawniony do odprawy pośmiertnej, przysługuje mu połowa kwoty odprawy.
W celu obliczenia odprawy pośmiertnej przysługującej rodzinie zmarłego pracownika (art. 93 par. 2 k.p.) stosuje się reguły obowiązujące przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Tak więc przyjmuje się tutaj te same należności co dla ekwiwalentu za urlop, a tym samym i wynagrodzenia urlopowego. Chodzi tu o wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy, z wyłączeniami, wymienionymi w par. 6 rozporządzenia urlopowego.
Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu/odprawy w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu/odprawy. Natomiast zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, wypłacone w okresie trzech miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu/odprawy, uwzględnia się w średniej wysokości z tego okresu.
Odprawa pośmiertna nie przysługuje uprawnionym członkom rodziny, jeżeli pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie wypłacone przez instytucję ubezpieczeniową jest nie niższe niż obliczona odprawa pośmiertna. Jeżeli jednak odszkodowanie jest niższe od odprawy pośmiertnej, pracodawca jest obowiązany wypłacić rodzinie kwotę stanowiącą różnicę między tymi świadczeniami.
Uwaga! Kodeks pracy nie określa terminu wypłaty odprawy oraz praw majątkowych. Należy jednak zrobić to niezwłocznie po ustaleniu ich wysokości oraz osób uprawnionych. Uprawniony do odprawy członek rodziny zmarłego może dochodzić wypłaty świadczeń w ciągu trzech lat od dnia śmierci pracownika. Roszczenie ulega bowiem przedawnieniu z upływem trzech lat od dnia, w którym stało się ono wymagalne.

Świadectwo pracy

W razie wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika pracodawca sporządza świadectwo pracy i włącza je do akt osobowych zmarłego. Na wniosek małżonka lub innej osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną (a w razie braku takich osób – innej osoby będącej spadkobiercą tego pracownika) – złożony w postaci papierowej lub elektronicznej – pracodawca wydaje świadectwo pracy w ciągu siedmiu dni od dnia złożenia wniosku. ©℗
Obliczenie należności z tytułu praw majątkowych
Ze stanu faktycznego przedstawionego na wstępie wynika, że do praw majątkowych po zmarłym pracowniku uprawnione są trzy osoby. Należy obliczyć dla nich:
1) wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca,
2) wynagrodzenie chorobowe za 6 dni (od 5 listopada do dnia śmierci włącznie),
3) ekwiwalent za urlop za 14 dni,
4) odprawę pośmiertną (trzymiesięczne wynagrodzenie).
Ad. 1) Wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca
W listopadzie mamy dwa zdarzenia: niezdolność do pracy z powodu choroby oraz wygaśnięcie stosunku pracy. Wynagrodzenie miesięczne w stawce stałej należy więc pomniejszyć o część chorobową oraz już nieprzepracowaną:
a) pomniejszenie z tytułu choroby 5900 zł : 30 = 196,67 zł 196,67 zł x 6 dni = 1180,02 zł
b) pomniejszenie w przypadku gdy okres zatrudnienia nie obejmuje pełnego miesiąca 5900 zł : 160 godz. (nominał listopada) = 36,88 zł 36,88 zł x 104 godz. w okresie od 11 do 30 listopada = 3835,52 zł
c) należne wynagrodzenie 5 900 zł – (1180,02 zł + 3835,52 zł) = 884,46 zł
Ad. 2) Wynagrodzenie chorobowe
Ustalenie podstawy wymiaru chorobowego i jego wysokości za sześć dni:
5900 zł – 13,71 proc. = 5 091,11 zł (podstawa wymiaru)
5091,11 zł : 30 = 169,70 zł (dniówka pełna)
169,70 zł x 80 proc. = 135,76 zł (dniówka po obniżeniu)
135,76 zł x 6 dni = 814,56 zł
Ad. 3) Ekwiwalent za urlop
Pracownik miał prawo do urlopu w wymiarze 26 dni. Jednak skoro stosunek pracy ustał w trakcie roku, urlop należy rozliczyć proporcjonalnie do okresu pracy.
11/12 z 26 dni = 24 dni po zaokrągleniu w górę do pełnego dnia
Za urlop niewykorzystany, tj. 14 dni = 112 godz. przysługuje ekwiwalent pieniężny.
5900 zł (podstawa ekwiwalentu)
5900 zł : 21,08 (współczynnik) = 279,89 zł
279,89 zł : 8 godz. = 34,99 zł
34,99 zł x 112 godz. = 3918,88 zł
Ad. 4) Odprawa pośmiertna
Podstawą odprawy będzie wynagrodzenie w stawce miesięcznej w stałej wysokości. Skoro ze względu na staż pracy odprawa przysługuje w wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia, to wynosi ona 17 700 zł (3 x 5900 zł).
Odprawa pośmiertna jest zwolniona z podatku dochodowego.
Rozliczenie końcowe
Łącznie należności dla rodziny wynoszą 23 317,90 zł. Na każdego członka rodziny przypada 7772,63 zł (23 317,90 zł : 3).
Obliczenie zaliczki na podatek od tej części:
7773 zł x 17 proc. = 1321 zł
Łączna zaliczka do odprowadzenia do US to 3963 zł.
Każdej osobie pracodawca wypłaca po 6451,63 zł (7772,63 zł – 1321 zł). ©℗
Podstawa prawna
• art. 21 ust. 1 pkt 7, art. 41 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1426; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1565)
• art. 631 par. 2, art. 93, art. 291 par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)
• par. 5 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1862)
• rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 20 grudnia 2018 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych oraz innych dokumentów (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2495; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 102).
• ustawa z 17 grudnia 1998 r. emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 53; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1578).
• art. 922 ustawy z 23 kwietnia 1964r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1740).
• par. 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2 poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. nr 174, poz. 1353).