Szczegółowych przepisów dotyczących pracy zdalnej nie zawierają ani ustawa o pracownikach samorządowych, ani kodeks pracy. A ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19… (dalej: specustawa) reguluje ją w sposób bardzo ogólny. To rodzi wątpliwości pracodawców, czy urzędnicy pracując z domu, dobrze wykonają swoje zadnia. Odpowiadamy na najczęstsze wątpliwości.
Czy praca zdalna to to samo co telepraca?
Nie, praca zdalna, inaczej home office, jest pojęciem szerszym niż telepraca. Nie jest też uregulowana kodeksie pracy (dalej: k.p.). Polega na wykonywaniu pracy poza miejscem jej stałego wykonywania na polecenie pracodawcy – w rozumieniu specustawy – w celu przeciwdziałania COVID-19. Z kolei zgodnie z art. 675 par. 1 k.p. telepracą jest wykonywanie pracy regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Telepracownikiem jest więc ten, kto wykonuje pracę w tych warunkach i przekazuje pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Może to być np. praca wykonywana na komputerze i przesyłana pracodawcy pocztą elektroniczną.
Praca zdalna zaś może polegać także na tym, że pracownik wykonuje swoje zadania bez użycia komputera czy internetu. Może np. analizować w domu dokumenty, pisać odręcznie opinie itp., a następnie przekazywać pracodawcy efekt swojej pracy w sposób z nim uzgodniony.
Reklama
W jaki sposób szef może zlecić pracownikowi wykonywanie zadań w domu?

Reklama
Specustawa nie reguluje tej kwestii. Polecenie może zostać wydane w dowolnej formie, również ustnie. W interesie obu stron stosunku pracy (pracownika i pracodawcy) byłoby jednak potwierdzenie faktu polecenia pracy zdalnej (np. pismo skierowane do pracownika, służbowy e-mail).
Czy pracownik może wystąpić z wnioskiem o pracę zdalną?
Decyzja o poleceniu pracy zdalnej leży wyłącznie w gestii pracodawcy. Pracownik może zgłosić wniosek, ale nie wiąże on w żaden sposób pracodawcy.
Czy można odmówić wykonywania pracy w domu?
Zgodnie z art. 25 ustawy o pracownikach samorządowych (dalej: u.p.s.) do obowiązków pracownika samorządowego należy sumienne i staranne wykonywanie poleceń przełożonego. Co więcej, pragmatyka zawodowa nakazuje mu wykonywanie nawet tych, co do których ma wątpliwości. Warunkiem ich realizacji jest potwierdzenie poleceń przez przełożonego.
Polecenie pracy zdalnej, w związku z podejmowanymi przez pracodawcę czynnościami przeciwdziałającym koronawirusowi, jest zgodne z prawem, uzasadnione bezpieczeństwem i higieną pracy. Brak dostosowania się i nieprzestrzeganie przez pracownika bhp może stanowić przyczynę nałożenia na niego kary porządkowej (upomnienia, nagany, pieniężnej), a nawet rozwiązania umowy o pracę z zachowaniem i bez zachowania okresu wypowiedzenia (por. wyrok Sądu Okręgowego w Suwałkach z 9 maja 2019 r., sygn. akt III Pa 9/19). Podstawą powyższego jest to, że zgodnie z art. 211 pkt 2 i 7 k.p. przestrzeganie przepisów i zasad bhp jest podstawowym obowiązkiem pracownika. Tak więc musi on stosować się do wydawanych w tym zakresie poleceń i wskazówek przełożonych.
Czy pracę zdalną można realizować poza stałym miejscem zamieszkania?
Zgodnie z art. 3 specustawy pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). Takie brzmienie przepisu wskazuje, że pracodawca może powierzyć wykonywanie pracy zdalnej także w innym miejscu niż to, które jest stałym miejscem zamieszkania. Zdaniem Państwowej Inspekcji Pracy w przypadku zgłoszenia przez pracownika braku możliwości świadczenia pracy w miejscu zamieszkania pracodawca powinien wyznaczyć pracownikowi inne miejsce wykonywania pracy zdalnej (www.pip.gov.pl).
Czy można zlecać inną rodzajowo pracę?
Praca zdalna obejmuje pracę wynikającą z umowy o pracę. Oznacza to, że pracodawca nie może na tej podstawie narzucić obowiązku wykonywania innej rodzajowo pracy. Należy jednak zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 21 ustawy o pracownikach samorządowych, jeżeli wymagają tego potrzeby jednostki, pracownikowi samorządowemu można powierzyć, na okres do trzech miesięcy w roku kalendarzowym, wykonywanie innej pracy niż określona w umowie, choć nadal zgodną z jego kwalifikacjami. W okresie tym pracownikowi przysługuje wynagrodzenie nie niższe od dotychczasowego. Potrzeby jednostki mogą wynikać np. z nowych zadań, ich spiętrzenia czy zmian organizacyjnych. Mogą też być spowodowane ogłoszonym obecnie stanem epidemii i koniecznością zapobiegania, przeciwdziałania oraz zwalczania COVID-19. Potrzeba jednostki samorządowej przemawiająca za powierzeniem pracownikowi innej pracy powinna być konkretna i uzasadniona stanem faktycznym. Do zlecenia zadań na podstawie art. 21 u.p.s. nie jest wymagane wypowiedzenie zmieniające.
Jak wykazać przepracowane godziny i udokumentować wykonanie obowiązków?
Ewidencjonowanie godzin pracy zatrudnianych osób jest obowiązkiem pracodawcy, wynikającym z kodeksu pracy. Zgodnie z art. 149 par. 1 k.p. pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi na jego żądanie. W urzędzie najczęściej czas pracy jest ewidencjonowany poprzez podpisywanie przez pracownika listy obecności. W okresie pandemii potwierdzenie obecności pracowników świadczących pracę zdalnie może nastąpić w szczególności poprzez zalogowanie do systemu czy wysłanie wiadomości e-mail, np. do bezpośredniego przełożonego z potwierdzeniem pozostawania w gotowości do wykonywania pracy.
W celu uniknięcia wątpliwości i nieporozumień najlepiej ustalić sposób potwierdzania obecności w porozumieniu lub regulaminie dotyczącym telepracy, regulaminie pracy zdalnej lub w odrębnej umowie zawartej między pracodawcą a pracownikiem, który będzie świadczył pracę z domu. Przykładowo kwestie te w Urzędzie Miejskim w Poznaniu uregulował prezydent miasta w zarządzeniu nr 14/2020/K z 12 marca 2020 r. w sprawie ramowych zasad organizacji pracy zdalnej w Urzędzie Miasta Poznania. W załączniku nr 2 do tego zarządzenia uregulowano wzór listy obecności, którą pracownik ma wypełniać w trakcie pracy zdalnej.
Z kolei kwestia dokumentowania wykonywanych zadań zależy od uzgodnienia między stronami. Pracownik może to zrobić ustnie, podczas rozmowy telefonicznej albo e-mailem czy SMS-em. Praktykowana jest też lista (ewidencja) wykonanych zadań z podaniem godziny ich realizacji i podpisem pracownika.
Czy pracodawca może skierować do pracy zdalnej urzędnika odbywającego kwarantannę?
Pracodawca może zlecić pracownikowi inną pracę niezabronioną takiej osobie, odpowiadającą jej kwalifikacjom zawodowym lub którą może wykonywać po uprzednim przeszkoleniu. Ubezpieczonemu będącemu pracownikiem, odsuniętemu od pracy z powodu podejrzenia o nosicielstwo zarazków choroby zakaźnej, który odmówi wykonania tej pracy, zasiłek chorobowy nie przysługuje. Tak wynika z art. 14 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa). Na mocy art. 92 par. 2 k.p. przepis ten odnosi się również do wynagrodzenia chorobowego wypłacanego przez pracodawcę. Oznacza to, że odmowa wykonania pracy zdalnej przez pracownika – w warunkach art. 14 ustawy zasiłkowej – skutkować będzie nienabyciem przez urzędnika prawa do wynagrodzenia chorobowego.
Należy w tym miejscu wyjaśnić, że zgodnie z ustawą o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (dalej: u.z.z.c.) inspektor sanitarny uprawniony jest do nakazania, w drodze decyzji administracyjnej, osobie podejrzanej o zakażenie lub chorobę zakaźną powstrzymania się od wykonywania pracy, a także poddanie się leczeniu, hospitalizacji, izolacji, kwarantannie lub nadzorowi epidemiologicznemu (art. 33 ust. 1 i 3 u.z.z.c.). Podejrzany o chorobę zakaźną to osoba, u której występują objawy kliniczne lub odchylenia od stanu prawidłowego w badaniach dodatkowych, mogące wskazywać na chorobę zakaźną (art. 2 pkt 20 u.z.z.c.). Podejrzaną o zakażenie jest zaś osoba, u której nie występują objawy zakażenia ani choroby zakaźnej, która miała styczność ze źródłem zakażenia, a charakter czynnika zakaźnego i okoliczności styczności uzasadniają podejrzenie zakażenia (art. 2 pkt 21 u.z.z.c.). ©℗
Podstawa prawna
• art. 3 ustawy 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 374; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 568)
• art. 675 par. 1, art. 92 par. 2, art. 149 par. 1, art. 211 pkt 2 i 7 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495)
• art. 25 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1282)
• art. 14 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 645; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 568)
• art. 2 pkt 21 i 22, art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 123; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 567)