Telepraca czy homeoffice? Przyspieszony kurs pracy zdalnej w urzędzie

▶

Nie, praca zdalna, inaczej home office, jest pojęciem szerszym niż telepraca. Nie jest też uregulowana kodeksie pracy (dalej: k.p.). Polega na wykonywaniu pracy poza miejscem jej stałego wykonywania na polecenie pracodawcy – w rozumieniu specustawy – w celu przeciwdziałania COVID-19. Z kolei zgodnie z art. 675 par. 1 k.p. telepracą jest wykonywanie pracy regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Telepracownikiem jest więc ten, kto wykonuje pracę w tych warunkach i przekazuje pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Może to być np. praca wykonywana na komputerze i przesyłana pracodawcy pocztą elektroniczną.

Praca zdalna zaś może polegać także na tym, że pracownik wykonuje swoje zadania bez użycia komputera czy internetu. Może np. analizować w domu dokumenty, pisać odręcznie opinie itp., a następnie przekazywać pracodawcy efekt swojej pracy w sposób z nim uzgodniony.

▶

Specustawa nie reguluje tej kwestii. Polecenie może zostać wydane w dowolnej formie, również ustnie. W interesie obu stron stosunku pracy (pracownika i pracodawcy) byłoby jednak potwierdzenie faktu polecenia pracy zdalnej (np. pismo skierowane do pracownika, służbowy e-mail).

▶

Decyzja o poleceniu pracy zdalnej leży wyłącznie w gestii pracodawcy. Pracownik może zgłosić wniosek, ale nie wiąże on w żaden sposób pracodawcy.

▶

Zgodnie z art. 25 ustawy o pracownikach samorządowych (dalej: u.p.s.) do obowiązków pracownika samorządowego należy sumienne i staranne wykonywanie poleceń przełożonego. Co więcej, pragmatyka zawodowa nakazuje mu wykonywanie nawet tych, co do których ma wątpliwości. Warunkiem ich realizacji jest potwierdzenie poleceń przez przełożonego.

Polecenie pracy zdalnej, w związku z podejmowanymi przez pracodawcę czynnościami przeciwdziałającym koronawirusowi, jest zgodne z prawem, uzasadnione bezpieczeństwem i higieną pracy. Brak dostosowania się i nieprzestrzeganie przez pracownika bhp może stanowić przyczynę nałożenia na niego kary porządkowej (upomnienia, nagany, pieniężnej), a nawet rozwiązania umowy o pracę z zachowaniem i bez zachowania okresu wypowiedzenia (por. wyrok Sądu Okręgowego w Suwałkach z 9 maja 2019 r., sygn. akt III Pa 9/19). Podstawą powyższego jest to, że zgodnie z art. 211 pkt 2 i 7 k.p. przestrzeganie przepisów i zasad bhp jest podstawowym obowiązkiem pracownika. Tak więc musi on stosować się do wydawanych w tym zakresie poleceń i wskazówek przełożonych.

▶

Zgodnie z art. 3 specustawy pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). Takie brzmienie przepisu wskazuje, że pracodawca może powierzyć wykonywanie pracy zdalnej także w innym miejscu niż to, które jest stałym miejscem zamieszkania. Zdaniem Państwowej Inspekcji Pracy w przypadku zgłoszenia przez pracownika braku możliwości świadczenia pracy w miejscu zamieszkania pracodawca powinien wyznaczyć pracownikowi inne miejsce wykonywania pracy zdalnej (www.pip.gov.pl).

▶

Praca zdalna obejmuje pracę wynikającą z umowy o pracę. Oznacza to, że pracodawca nie może na tej podstawie narzucić obowiązku wykonywania innej rodzajowo pracy. Należy jednak zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 21 ustawy o pracownikach samorządowych, jeżeli wymagają tego potrzeby jednostki, pracownikowi samorządowemu można powierzyć, na okres do trzech miesięcy w roku kalendarzowym, wykonywanie innej pracy niż określona w umowie, choć nadal zgodną z jego kwalifikacjami. W okresie tym pracownikowi przysługuje wynagrodzenie nie niższe od dotychczasowego. Potrzeby jednostki mogą wynikać np. z nowych zadań, ich spiętrzenia czy zmian organizacyjnych. Mogą też być spowodowane ogłoszonym obecnie stanem epidemii i koniecznością zapobiegania, przeciwdziałania oraz zwalczania COVID-19. Potrzeba jednostki samorządowej przemawiająca za powierzeniem pracownikowi innej pracy powinna być konkretna i uzasadniona stanem faktycznym. Do zlecenia zadań na podstawie art. 21 u.p.s. nie jest wymagane wypowiedzenie zmieniające.

▶

Ewidencjonowanie godzin pracy zatrudnianych osób jest obowiązkiem pracodawcy, wynikającym z kodeksu pracy. Zgodnie z art. 149 par. 1 k.p. pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi na jego żądanie. W urzędzie najczęściej czas pracy jest ewidencjonowany poprzez podpisywanie przez pracownika listy obecności. W okresie pandemii potwierdzenie obecności pracowników świadczących pracę zdalnie może nastąpić w szczególności poprzez zalogowanie do systemu czy wysłanie wiadomości e-mail, np. do bezpośredniego przełożonego z potwierdzeniem pozostawania w gotowości do wykonywania pracy.

W celu uniknięcia wątpliwości i nieporozumień najlepiej ustalić sposób potwierdzania obecności w porozumieniu lub regulaminie dotyczącym telepracy, regulaminie pracy zdalnej lub w odrębnej umowie zawartej między pracodawcą a pracownikiem, który będzie świadczył pracę z domu. Przykładowo kwestie te w Urzędzie Miejskim w Poznaniu uregulował prezydent miasta w zarządzeniu nr 14/2020/K z 12 marca 2020 r. w sprawie ramowych zasad organizacji pracy zdalnej w Urzędzie Miasta Poznania. W załączniku nr 2 do tego zarządzenia uregulowano wzór listy obecności, którą pracownik ma wypełniać w trakcie pracy zdalnej.

Z kolei kwestia dokumentowania wykonywanych zadań zależy od uzgodnienia między stronami. Pracownik może to zrobić ustnie, podczas rozmowy telefonicznej albo e-mailem czy SMS-em. Praktykowana jest też lista (ewidencja) wykonanych zadań z podaniem godziny ich realizacji i podpisem pracownika.

▶

Pracodawca może zlecić pracownikowi inną pracę niezabronioną takiej osobie, odpowiadającą jej kwalifikacjom zawodowym lub którą może wykonywać po uprzednim przeszkoleniu. Ubezpieczonemu będącemu pracownikiem, odsuniętemu od pracy z powodu podejrzenia o nosicielstwo zarazków choroby zakaźnej, który odmówi wykonania tej pracy, zasiłek chorobowy nie przysługuje. Tak wynika z art. 14 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa). Na mocy art. 92 par. 2 k.p. przepis ten odnosi się również do wynagrodzenia chorobowego wypłacanego przez pracodawcę. Oznacza to, że odmowa wykonania pracy zdalnej przez pracownika – w warunkach art. 14 ustawy zasiłkowej – skutkować będzie nienabyciem przez urzędnika prawa do wynagrodzenia chorobowego.

Należy w tym miejscu wyjaśnić, że zgodnie z ustawą o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (dalej: u.z.z.c.) inspektor sanitarny uprawniony jest do nakazania, w drodze decyzji administracyjnej, osobie podejrzanej o zakażenie lub chorobę zakaźną powstrzymania się od wykonywania pracy, a także poddanie się leczeniu, hospitalizacji, izolacji, kwarantannie lub nadzorowi epidemiologicznemu (art. 33 ust. 1 i 3 u.z.z.c.). Podejrzany o chorobę zakaźną to osoba, u której występują objawy kliniczne lub odchylenia od stanu prawidłowego w badaniach dodatkowych, mogące wskazywać na chorobę zakaźną (art. 2 pkt 20 u.z.z.c.). Podejrzaną o zakażenie jest zaś osoba, u której nie występują objawy zakażenia ani choroby zakaźnej, która miała styczność ze źródłem zakażenia, a charakter czynnika zakaźnego i okoliczności styczności uzasadniają podejrzenie zakażenia (art. 2 pkt 21 u.z.z.c.).

Podstawa prawna

• art. 3 ustawy 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 374; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 568)

• art. 675 par. 1, art. 92 par. 2, art. 149 par. 1, art. 211 pkt 2 i 7 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495)

• art. 25 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1282)

• art. 14 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 645; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 568)

• art. 2 pkt 21 i 22, art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 123; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 567)