Pracownicy pełniący funkcję społecznego inspektora (SIP) mają prawo kontrolować przestrzeganie m.in. bezpieczeństwa i higieny pracy, uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem, przepisów o urlopach i czasie pracy. Biorą też udział w badaniu okoliczności wypadków przy pracy oraz analizowaniu przyczyn występowania chorób zawodowych. Zakres informacji, jakie mogą w ten sposób pozyskiwać, jest bardzo szeroki. A to budzi wątpliwości i uwagi związane z ochroną i przetwarzaniem danych osobowych. I wywołuje ryzyko co do możliwości ewentualnych naruszeń przepisów.

Kto zarządza?

– Społeczny inspektor ma specyficzny status i funkcje. Jest wybierany przez pracowników za pośrednictwem związków zawodowych i ma kontrolować pracodawcę, który go zatrudnia – podkreśla Tomasz Osiej, radca prawny z kancelarii Osiej i Partnerzy.

To specyficzne usytuowanie inspektorów wywołuje pytanie o to, kto jest administratorem danych, jakie pozyskują w związku z pełnieniem funkcji. Uznanie, że jest nim sam inspektor, prowadziłoby do absurdalnych skutków – musiałby on spełniać wszystkie wymogi, jakie są przewidziane dla administratorów danych. Na dodatek SIP działa wciąż w strukturach firmy (nie prowadzi samodzielnej działalności).

– Administratorem nie są też związki zawodowe, choć społeczny inspektor jest ich wysłannikiem. Ich funkcja zarządcza w zakresie SIP ogranicza się jednak do przeprowadzenia wyborów inspektora. To prowadzi do wniosku, że administratorem danych jest pracodawca. To on musi zadbać o upoważnienie inspektora do przetwarzania danych osobowych oraz pouczenie go o bezpieczeństwie w tym zakresie – wskazuje Tomasz Osiej.

Podkreśla, że taka interpretacja wynika m.in. z art. 12 ustawy z 24 czerwca 1983 r. o społecznej inspekcji pracy (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 567 ze zm.). Zgodnie z nim to pracodawca ma obowiązek założyć księgę zaleceń i uwag SIP.

– Co ważne, zatrudniający musi zapewnić inspektorowi dostęp do księgi w każdym czasie. Ale nie jest zobowiązany do oddania jej do swobodnej dyspozycji pracownika, który pełni taką funkcję. Nadzór nad nią ma sprawować pracodawca – podkreśla dr Dominika Dörre-Kolasa, radca prawny i partner w kancelarii Raczkowski Paruch.

Każdy dokument?

Z perspektywy ochrony danych osobowych istotne znaczenie ma też sam sposób działania i zdobywania wiedzy przez SIP. Inspektor sam pozyskuje dane osobowe, np. w razie uczestnictwa w badaniu okoliczności wypadku przy pracy lub gdy kontroluje przestrzeganie uprawnień rodzicielskich zatrudnionych. Ale do przetwarzania informacji może dochodzić też w wyniku zapoznania się z aktami dotyczącymi kwestii nadzorowanych przez SIP. Zgodnie z art. 8 ustawy inspektor ma prawo wstępu w każdym czasie do pomieszczeń firmy i może żądać okazania dokumentów w sprawach wchodzących w zakres jego działania.

– W tej kwestii istotne znaczenie ma jednak wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 26 kwietnia 2018 r. (sygn. akt K 6/15). Zgodnie z nim, jeśli wspomniane dokumenty zawierają dane osobowe zatrudnionych, to można je udostępnić inspektorom, ale za zgodą pracowników – podkreśla mec. Dörre-Kolasa. Uprawnienia SIP zostały tym samym ograniczone.

– Trybunał już wcześniej rozstrzygał, że zgoda jest zwykłym sposobem na przepływ danych osobowych. W tym przypadku – moim zdaniem – jest ona jednak nadmiarowa. SIP – z natury tej funkcji – ma dbać o interesy całej załogi i można z góry zakładać, że ma on świadomość co do adekwatności i celu swojego działania, a więc także przetwarzania pozyskiwanych danych. Ale decyzja TK jest niepodważalna – podkreśla mec. Osiej.

Kolejna kwestia związana z ochroną danych dotyczy wyłaniania SIP. Zgodnie z art. 6 ustawy wybierają ich pracownicy firmy. Wybory przeprowadzają zakładowe związki na podstawie przyjętych regulaminów. W związku z tym w praktyce pojawia się wątpliwość, czy związkowcy mogą występować do pracodawcy o udostępnienie imiennej listy pracowników.

– Moim zdaniem nie jest to niezbędne do przeprowadzenia wyborów. Pracodawca może przekazywać np. informację o stanie zatrudnienia w przedsiębiorstwie lub liczbie pracujących na poszczególnych zmianach, po to aby łatwiej można było zorganizować głosowanie. Wystarczające jest jednak przekazanie liczby pracowników, a nie ich imiennej listy – podsumowuje mec. Dörre-Kolasa.