Subskrybuj nas na Youtube
Obliczanie płacy za urlop komplikuje się, gdy wypłata następuje z opóźnieniem lub są dwie listy płac w miesiącu. Wtedy bowiem najtrudniej jest określić czas pracy, przez który dzielimy podstawę wymiaru.
Zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z art. 172 kodeksu pracy za czas urlopu pracownik powinien otrzymać takie wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował. Dlatego też nie przelicza się w ogóle składników wynagrodzenia o charakterze stałym, a wypłaca się je w takiej samej wysokości co zwykle – bez względu na długość urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w danym miesiącu. W przypadku składników zmiennych, wypłacanych miesięcznie, ustala się ich przeciętną wysokość z okresu trzech miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a przy ich znacznych wahaniach można ten okres wydłużyć nawet do 12 miesięcy. To wydłużenie ma służyć temu, aby wynagrodzenie było jak najbardziej zbliżone do zwykle uzyskiwanego. (Zob. też: „Trzeba uporządkować liczenie płacy za urlop. Ale zmiany w nowym kodeksie są kosmetyczne” – Tygodnik Gazeta Prawna z 30 marca – 2 kwietnia 2018 r., DGP nr 64 – red.).
Szczegółowy sposób obliczania wynagrodzenia za urlop określono w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2 poz. 14 ze zm.; dalej: rozporządzenie urlopowe). Co do składników zmiennych, w par. 8 przewiduje ono, że uwzględnia się tylko składniki przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc. Bierze je się pod uwagę w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie trzech miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Tak zsumowane składniki to podstawa wymiaru wynagrodzenia. Następnie zgodnie z par. 9 rozporządzenia urlopowego dzieli się ją przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego ustalona została ta podstawa. W ten sposób otrzymujemy wynagrodzenie za jedną godzinę, które należy pomnożyć przez liczbę godzin urlopu, czyli tak naprawdę liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy wynikającego z obwiązującego go rozkładu. W ten sposób uzyskujemy wynagrodzenie za cały okres urlopu wypoczynkowego.
Przez co dzielić podstawę
Aby uzyskać wynagrodzenie jak najbardziej zbliżone do tego, które pracownik otrzymałby, gdyby normalnie pracował, przyjęto, że podstawę wymiaru należy podzielić przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa. Chodzi tutaj bowiem o to, aby czas pracy był adekwatny do wysokości składnika płacowego wypracowanego w tym okresie. Chodzi więc o rzeczywisty czas pracy z tego okresu, czyli pomniejszony o wszystkie absencje pracownika i powiększony o wypracowane w tym czasie godziny nadliczbowe. [PRZYKŁAD 1]
Uwaga! Do wynagrodzenia urlopowego nie wlicza się składników za okresy dłuższe niż miesięczne, a więc również wynagrodzenia za nadgodziny średniotygodniowe, jeśli pracodawca ma dłuższy niż jednomiesięczny okres rozliczeniowy. Wtedy również w dzielniku wynagrodzenia uwzględnia się jedynie nadgodziny dobowe, a nie wszystkie wypracowane w okresie, z którego została ustalona podstawa wymiaru wynagrodzenia za urlop.
Dzielnikiem przy wynagrodzeniu urlopowym jest faktyczny czas pracy, co będzie miało wpływ na jego wysokość przy planowaniu nierównomiernych rozkładów czasu pracy. Wtedy liczba godzin wzięta pod uwagę może być znacznie większa lub znacznie mniejsza od wymiaru czasu pracy dla konkretnych miesięcy kalendarzowych. [PRZYKŁAD 2]
Przesunięcie wypłaty
Ustalając dzielnik do wynagrodzenia urlopowego, powinniśmy wziąć pod uwagę czas pracy z tego samego okresu, z którego pochodzi wynagrodzenie, a więc nie zawsze z trzech ostatnich miesięcy. Przepisy rozporządzenia urlopowego zobowiązują pracodawcę do uwzględnienia w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego wynagrodzenia wypłaconego, a nie należnego za trzy miesiące poprzedzające miesiąc, w którym fizycznie ma miejsce urlop. Sprawa więc dodatkowo komplikuje się, gdy wynagrodzenie jest wypłacane do 10. dnia kolejnego miesiąca za miesiąc poprzedni. [PRZYKŁAD 3]
W przypadku przesunięcia terminu wypłaty przesunie się również okres, z którego bierzemy czas pracy do dzielnika przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego. Jeśli wypłaty są dokonywane nie na koniec miesiąca, to czas pracy będzie brany zawsze z jednomiesięcznym opóźnieniem, czyli przy urlopie w sierpniu zostanie zliczony czas pracy z czerwca, maja i kwietnia, a ominiemy lipiec, gdyż wynagrodzenie za ten ostatni miesiąc zostanie wypłacone już w sierpniu, a więc w miesiącu urlopu.
Z innych miesięcy
Jeszcze trudniejszym zadaniem będzie policzenie wynagrodzenia za urlop ze składników zmiennych w przypadku wypłacania ich w różnych terminach. Do sytuacji takiej dojdzie, gdy na koniec miesiąca wraz z pensją zasadniczą wypłacane są premie lub prowizje, a 10. dnia kolejnego miesiąca wypłacane są nadgodziny i dodatki nocne za poprzedni miesiąc. Wtedy bowiem w ciągu jednego miesiąca wypłacane są składniki płacowe pochodzące z dwóch różnych miesięcy, co utrudnia ustalenie podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop. [PRZYKŁAD 4]
W takim przypadku pojawi się jednak dylemat, przez jaki czas pracy podzielić podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego, gdyż składniki nie pochodzą z trzech, a realnie z czterech miesięcy. Bierzemy bowiem pod uwagę premie za kwiecień, marzec i luty, a wynagrodzenie za nadgodziny i pracę w nocy za marzec, luty i styczeń (z tym że wypłacone odpowiednio w kwietniu, marcu i lutym). W tym przypadku w praktyce stosowane są różne sposoby obliczenia wynagrodzenia urlopowego. Są firmy, które dzielą podstawę wymiaru przez czas faktycznie przepracowany w kwietniu, marcu i lutym, a także takie, gdzie dzielnik wynikający z czasu przepracowanego w kwietniu, marcu i lutym powiększa się o liczbę nadgodzin, za które wynagrodzenie wypłacono w danym miesiącu.
Każdy z tych sposobów jest ułomny, gdyż nie oddaje celu art. 172 k.p. W takim przypadku słuszne wydaje się ustalenie oddzielnie stawki wynagrodzenia z każdego rodzaju składnika zmiennego. Uzyskamy ją przez podzielenie podstawy z danego rodzaju składnika przez czas pracy z odpowiednich trzech miesięcy, czyli premie podzielimy przez czas pracy z okresu luty–kwiecień, a wynagrodzenia za nadgodziny i pracę w nocy przez godziny z okresu styczeń–marzec. Na końcu należałoby te stawki po prostu zsumować. Ten sposób obliczania wynagrodzenia jest jednak skomplikowany i czasochłonny, a ponadto można mu postawić zarzut, że przepisy mówią o jednej podstawie wymiaru i jednym dzielniku, a nie o dwóch różnych i sumowaniu stawek wynikających z rozliczenia poszczególnych składników zmiennych.
Wypłacane z opóźnieniem
Kolejnym problemem jest wypłacanie wynagrodzenia za nadgodziny z następną pensją, co się czasem zdarza w firmach. W takich przypadkach w każdym miesiącu wynagrodzenie zmienne może być płacone za poprzedni miesiąc, a więc również ustalając dzielnik do wynagrodzenia urlopowego, powinno się wziąć czas pracy z tego samego okresu, a nie z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc wykorzystania urlopu wypoczynkowego. [PRZYKŁAD 5]
PRZYKŁAD 1
Godziny rzeczywiście przepracowane
Pracownik otrzymuje zmienne premie sprzedażowe zależne od jego wyników – w okresie trzech miesięcy poprzedzających urlop wypoczynkowy otrzymał je w wysokości odpowiednio: 1200 zł, 800 zł oraz 900 zł. W trakcie tych trzech miesięcy wymiary czasu pracy wynosiły: 168 godzin, 160 godzin i 176 godzin, przy czym pracownik w jednym miesiącu chorował przez trzy dni robocze (w sumie 24 godziny), w drugim miesiącu skorzystał ze zwolnienia na opiekę nad dzieckiem do lat 14 w wymiarze 4 godzin, a w trzecim miesiącu wziął jeden dzień (8 godzin) urlopu okolicznościowego na pogrzeb członka rodziny. Pracownik otrzymał w pierwszym miesiącu 450 zł wynagrodzenia za 15 nadgodzin dobowych.
● podstawa wymiaru wynagrodzenie urlopowego: 1200 zł + 800 zł + 900 zł + 450 zł = 3350 zł
● dzielnik do wynagrodzenia urlopowego: 168 godz. + 160 godz. + 176 godz. + 15 nadgodzin – 36 godz. absencji (24 + 4 + 8) = 483 godz.
Wynagrodzenie za 1 godzinę urlopu wyniesie zatem: 3350 zł : 483 godziny = 6,94 zł.
PRZYKŁAD 2
W systemie równoważnym
Pracownik zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy w trzymiesięcznych okresach rozliczeniowych miał w I kwartale 2018 r., w którym wymiar wynosił 504 godziny, pracę zaplanowaną następująco: 104 godziny w styczniu, 200 godzin w lutym i 200 godzin w marcu. W kwietniu miał zaplanowaną pracę w wymiarze 180 godzin, ale był chory przez tydzień (40 godzin). W maju 2018 r. skorzystał z 40 godzin urlopu wypoczynkowego. Pracownik otrzymuje wynagrodzenie na koniec miesiąca, a jego składową są prowizje, w wysokości 1800 zł za kwiecień, 2500 zł za marzec i 3000 zł za luty.
Wynagrodzenie urlopowe wynikające ze składników zmiennych obliczymy, dzieląc sumę prowizji z kwietnia, marca i lutego, a więc kwotę 7300 zł (1800 zł + 2500 zł + 3000 zł) przez czas pracy przepracowany w tym okresie, a więc 540 godzin (180 – 40 + 200 + 200), co daje 13,52 zł za godzinę urlopu. A więc w sumie za 40 godzin urlopu będzie to 540,80 zł.
PRZYKŁAD 3
Do dziesiątego
Pracownik otrzymuje wynagrodzenie 10. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. W maju 2018 r. pracownik będzie korzystał z urlopu wypoczynkowego przez tydzień, czyli 40 godzin.
Jego wynagrodzenie zmienne wypłacone w trzech terminach wypłaty poprzedzających maj wynosiło:
● 10 kwietnia – premia za marzec 2018 r. w kwocie 1500 zł,
● 10 marca – premia za luty 2018 r. w kwocie 1000 zł,
● 10 lutego – premia za styczeń 2018 r. w kwocie 1500 zł.
W żadnym z powyższych miesięcy pracownik nie miał godzin nadliczbowych oraz żadnych absencji, a więc jego czas pracy był zgodny z wymiarem czasu pracy w każdym z miesięcy.
W takim przypadku podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego, czyli 4000 zł (1500 zł + 1000 zł + 1500 zł), należy podzielić przez sumę wymiarów stycznia, lutego i marca, czyli z miesięcy, za które są płacone premie, a więc przez 504 godziny, co oznacza stawkę 7,94 zł za godzinę. Za 40 godzin urlopu pracownik otrzyma zatem wynagrodzenie w wysokości 317,60 zł.
PRZYKŁAD 4
Dwa terminy płatności
Zgodnie z regulaminem pracy wynagrodzenie zasadnicze oraz premie miesięczne są płatne ostatniego dnia miesiąca, a na drugiej liście płac są wynagrodzenia za nadgodziny i pracę w nocy, wypłacane 5. dnia kolejnego miesiąca za miesiąc poprzedni. W takim przypadku do ustalenia wynagrodzenia za urlop przypadający w maju powinny zostać wzięte wynagrodzenia wypłacone w trzech poprzednich miesiącach, a więc:
● w kwietniu – premia za kwiecień płatna na koniec miesiąca oraz nadgodziny i dodatki nocne za marzec wypłacone 5 kwietnia,
● w marcu – premia za marzec płatna na koniec miesiąca oraz nadgodziny i dodatki nocne za luty wypłacone 5 marca,
● w lutym – premia za luty płatna na koniec miesiąca oraz nadgodziny i dodatki nocne za styczeń wypłacone 5 lutego.
PRZYKŁAD 5
Z kolejną pensją
Pracodawca ze względu na ręczne rozliczanie godzin nadliczbowych przez kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych przyjął zasadę, że wynagrodzenie za nadgodziny wypłacane jest z kolejną pensją. Pracownik był w maju na urlopie wypoczynkowym, a więc obliczając jego wynagrodzenie urlopowe, powinno się wziąć pod uwagę:
● wynagrodzenie za nadgodziny z marca wypłacone z pensją na koniec kwietnia,
● wynagrodzenie za nadgodziny z lutego wypłacone na koniec marca,
● wynagrodzenie za nadgodziny ze stycznia wypłacone na koniec lutego.
Dzielnikiem do obliczonej podstawy wymiaru powinien być faktyczny czas pracy wypracowany w okresie styczeń–marzec 2018 r., gdyż z tego okresu pochodzą składniki wynagrodzenia wypłacone w trzech miesiącach poprzedzających miesiąc, w którym był udzielony urlop wypoczynkowy.
