Po 10 latach od odejścia z firmy pracownicy będą mogli odebrać swoje dokumenty związane z zatrudnieniem. Dłużej nie będą przechowywane. Pracodawcy ostrzegają, że nikt o tak odległym terminie nie będzie pamiętał.
Przedsiębiorcy muszą przechowywać dokumentacje pracownicze. Akta osobowe przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia stosunku pracy, tyle samo w przypadku dokumentacji płacowej, licząc od dnia jej wytworzenia. Tak długi termin powodował, że w firmach zalegały dokumenty dawno zmarłych pracowników.
Nowe zasady przygotowane przez Ministerstwo Rozwoju miały temu zaradzić. Tak się jednak nie stanie.
Mętne prawo
Projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, który został ostatnio zaakceptowany przez Stały Komitet Rady Ministrów, skraca okres przetrzymywania dokumentów z 50 do 10 lat. Ale tylko w wyjątkowych sytuacjach.
– Zapis jest jednak tak mało precyzyjny, że mali i średni przedsiębiorcy nie będą wiedzieli, co można zniszczyć po 10 latach, a co trzeba zachować przez 50 lat – zauważa Bogusława Nowak-Turowiecka, ekspert ubezpieczeniowy ze Związku Rzemiosła Polskiego. – W efekcie z nowymi przepisami poradzą sobie tylko wielkie firmy z wyspecjalizowanymi działami HR. Reszta będzie trzymać dokumenty na starych zasadach – dodaje.
Co spowodowało zamieszanie?
Otóż projekt ustawy przygotowany przez Ministerstwo Rozwoju zakłada, że płatnik składek będzie zobowiązany do przechowywania przez 50 lat list płac, kart wynagrodzeń lub innych dowodów, na podstawie których będzie mogła być ustalona emerytura lub renta. Wyjątek dotyczy osób zgłoszonych w danej firmie po raz pierwszy do ubezpieczenia po 31 grudnia 2018 r. W ich przypadku dokumenty będą przechowywane tylko przez 10 lat. To jednak nie koniec wyjątków od reguły.
Pracodawca może skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat, ale wyłącznie w przypadku osób zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r. do dnia wejścia nowych przepisów w życie. Musi być jednak spełniony dodatkowy warunek. Płatnik będzie musiał przekazać raporty informacyjne do ZUS. Jeśli ich nie złoży, będzie przechowywał dokumentację przez 50 lat.
– Takie rozwiązanie tylko spowoduje chaos – zauważa Łukasz Kozłowski, ekspert Pracodawców RP. – Albo wprowadzamy wyłącznie 10-letnią ochronę dokumentacji pracowniczej, albo zachowujemy obecne przepisy – dodaje.
– Małe firmy naprawdę nie mają czasu na głowienie się nad terminami przechowywania dokumentacji. Czy nie można było wprost zapisać, od kiedy dokumentacja może być niszczona po 10 latach? – pyta Dorota Wolicka, dyrektor biura interwencji Związku Przedsiębiorców i Pracodawców.
Tak długa ochrona podoba się tylko związkowcom.
– Dzięki temu osoby, które jeszcze nie ustaliły kapitału początkowego, mają szanse na odszukanie dokumentacji płacowej. Inaczej mogłoby dojść do wielkiego niszczenia archiwów – zauważa Wiesława Taranowska, wiceprzewodnicząca OPZZ.
Kłopoty z zapamiętaniem
Pracodawcy liczyli na uchwalenie przepisów, które ograniczą koszty związane z przechowywaniem papierowej dokumentacji. Ale przedstawione rozwiązania nie spełniły ich oczekiwań.
– Strona rządowa proponuje regulacje, które tak naprawdę będą fikcją. Nie skorzystają z nich ani pracodawcy, ani pracownicy – ostrzega Jeremi Mordasewicz z Konfederacji Lewiatan.
O co chodzi? Projekt ustawy wprowadza zasadę, że okres przechowywania dla nowych dokumentów będzie wynosić 10 lat. Będzie on liczony od końca roku kalendarzowego, w którym najpóźniej zawarta umowa (czyli ostatnia) uległa rozwiązaniu lub wygasła. Czas ten może ulec wydłużeniu, jeśli pracodawca dowie się o wytoczeniu mu powództwa. W takim przypadku dokumentacja będzie musiała być przechowana do czasu uprawomocnienia się wyroku.
Przedsiębiorcy zwracają jednak uwagę na pułapkę. W przypadku rozwiązania (lub wygaśnięcia) stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wyda pracownikowi informację (pisemną lub elektroniczną), że po 10 latach zainteresowany może ją odebrać. Jednocześnie podwładny musi być poinformowany o tym, że w przypadku jej nieodebrania dokumentacja ulegnie zniszczeniu. Pracodawca dostaje więc zielone światło do zniszczenia dokumentów w sposób „uniemożliwiający odtworzenie jej treści” w ciągu 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na jej odbiór.
– Nie spotkałem się z takim przypadkiem, żeby ktoś pamiętał o 10-letnim terminie. Nawet w żadnym znanym mi organizatorze pracy nie można ustawić przypomnienia tak odległego terminu. Po co więc wprowadzać regulacje, których nikt nie będzie egzekwował – zastanawia się Jeremi Mordasewicz.
Dorota Wolicka uważa, że najlepszym rozwiązaniem byłoby wydawanie odchodzącym z pracy pełnej dokumentacji. – Oczywiście konieczne jest stworzenie sposobu ochrony takich dokumentów przed fałszowaniem, ale nie ma najmniejszego sensu prowadzenie 10-letniego okresu przechowywania. Tym bardziej że wiele firm tyle czasu nie utrzymuje się na rynku. I co wówczas się stanie z takimi dokumentami? – zastanawia się Wolicka.
– Jeśli firmy będą musiały oddawać takie dokumenty do prywatnych archiwów, to zamiast zaoszczędzić na nowych rozwiązaniach, dopłacą do nich. I to dużo – podsumowuje.