Subskrybuj nas na Youtube
Żaden z przepisów kodeksu pracy nie przewiduje sposobu rozliczania czasu pracy pracownika, który w trakcie jednego okresu rozliczeniowego pracuje częściowo w niepełnym wymiarze czasu pracy, a częściowo na cały etat. W praktyce możliwości są dwie. Pierwsza to rozliczenie oddzielnie każdego odcinka, czyli przyjęcie fikcji, że okres rozliczeniowy kończy się przy zmianie etatu. Druga to rozliczenie łączne całego okresu z porównaniem przepracowanych godzin do zsumowanych wymiarów czasu pracy z dwóch części okresu rozliczeniowego.
ODPOWIEDŹ
Metoda pierwsza – oddzielnie
Przepisy kodeksu pracy regulują zasady rozliczania czasu pracy w przypadku zwolnienia pracownika w trakcie trwającego okresu rozliczeniowego w art. 1516 k.p. Zasadę tę analogicznie stosuje się w przypadku przyjęcia pracownika do pracy nie od początku okresu rozliczeniowego. W takiej sytuacji ustala się ponownie wymiar czasu pracy dla niepełnego okresu rozliczeniowego i do tego wymiaru porównuje czas zaplanowany pracownikowi w jego harmonogramie czasu pracy. Jeśli ten drugi wymiar jest wyższy, to dochodzi do powstania godzin nadliczbowych z tytułu przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy, czyli wynagradzanych 100-proc. dodatkiem do wynagrodzenia. W przypadku niedopracowania wymiaru pracownik zachowuje natomiast prawo do wynagrodzenia, gdyż przyjmuje się, że obowiązkiem pracodawcy było zapewnienie mu pracy w wymiarze zgodnym z wymiarem etatu (art. 94 pkt 2 k.p.), co nie nastąpiło, ale pracownik nie miał wpływu na taką sytuację. Nie może on zatem ponieść negatywnych konsekwencji takiej sytuacji. [przykład 1]
Uwaga! Zwolnienie w trakcie okresu rozliczeniowego pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy najczęściej nie spowoduje nadgodzin średniotygodniowych, gdyż nie zostanie przekroczona 40-godzinna norma czasu pracy. Jeśli jednak przepracuje on faktycznie więcej godzin niż wymiar dla części okresu rozliczeniowego, to powstają godziny ponadwymiarowe wynagradzane co do zasady zwykłą stawką godzinową. Natomiast stawka z dodatkiem jak za nadgodziny będzie wypłacana dopiero po przekroczeniu limitu określonego w umowie o pracę na podstawie art. 151 par. 5 k.p.
Powszechnie przyjmuje się, że zmiana długości okresu rozliczeniowego i wprowadzenie nowego okresu w trakcie trwania dotychczasowego wiąże się z koniecznością zakończenia bieżącego okresu i rozliczenia czasu pracy. W praktyce dokonuje się to zgodnie z wyżej podanymi regułami, gdyż nie ma innego algorytmu przewidzianego w kodeksie pracy na taką okoliczność. Wydaje się zatem, że można go więc zastosować przez analogię także do zmiany wymiaru etatu przez pracownika w trakcie okresu rozliczeniowego. [przykład 2]
Specyfika takiego działania polega na tym, że pierwotnie ułożony harmonogram, który w dłuższym okresie rozliczeniowym nie musi być zgodny z wymiarem czasu pracy w poszczególnych miesiącach, okazuje się nieprawidłowy po czasie, gdy dojdzie do zmiany etatu. Odnosząc się do przykładu 1, należy stwierdzić, że zaplanowanie 134 godzin pracy osobie zatrudnionej na 3/4 etatu nie było działaniem błędnym, gdyż możliwy jest nierównomierny rozkład czasu pracy w okresie rozliczeniowym, a tylko w kolejnych miesiącach liczba zaplanowanych godzin powinna być odpowiednio mniejsza. Jednak na skutek rozliczenia tego miesiąca jako oddzielnego okresu rozliczeniowego dochodzi do dodatkowej pracy rozliczanej jako godziny ponadwymiarowe.
Metoda druga – łącznie
Nie zgadzając się na rozliczanie czasu pracy w odcinkach okresu rozliczeniowego, można także przyjąć zasadę, że dokonujemy całościowego rozliczenia czasu pracy dopiero po zakończeniu okresu rozliczeniowego, a jedynie wymiar czasu pracy ustalamy, sumując wymiary dla poszczególnych etatów proporcjonalnie do czasu ich trwania. Działanie takie z pewnością będzie korzystniejsze dla pracodawcy, gdyż niedobory i nadplanowania czasu pracy w poszczególnych częściach okresu rozliczeniowego będzie można ze sobą zrównoważyć. [przykład 3]
Porównanie
Najczęściej spotykanym w praktyce sposobem określenia limitu godzin ponadwymiarowych, po przekroczeniu którego nalicza się dodatki za nadgodziny zatrudnionym w niepełnym wymiarze czasu pracy zgodnie z art. 151 par. 5 k.p., jest limit tygodniowy wynoszący przeciętnie 39 godzin w skali okresu rozliczeniowego. W przykładach 2 i 3 liczba tygodni w okresie rozliczeniowym wynosiła 13, a więc uwzględniając 39-godzinny limit maksymalnie 13 godzin mogło zostać ustalone jako przekroczenie umownego limitu godzin ponadwymiarowych, za które przysługuje dodatek jak za nadgodziny. Pracownik nie przepracował jednak całego etatu, pracując o dwie godziny mniej, a więc przy takim limicie umownym za 11 godzin ponadwymiarowych powinien otrzymać dodatek za nadgodziny, stosownie do umowy o pracę.
Porównując obydwie metody rozliczania, należy stwierdzić, że pierwsza jest ewidentnie korzystniejsza dla zatrudnionych, gdyż generuje większą liczbę nadgodzin średniotygodniowych, które są wynagradzane 100-proc. dodatkiem do wynagrodzenia, podnosząc tym samym koszty płac dla pracodawców. W razie przyjęcia tej metody pracodawcy w celu optymalizacji kosztów płacowych powinni z wyprzedzeniem planować zmiany etatów, aby móc do nich dostosować układane harmonogramy czasu pracy. [ramka]
Uwaga! Niestety skutkiem przyjęcia pierwszej metody będzie możliwość pojawienia się nadgodzin średniotygodniowych w trakcie trwającego formalnie okresu rozliczeniowego, a niewypłacanych zawsze z ostatnią pensją takiego okresu. Dotyczy to przypadku, gdy pracownik miał najpierw cały etat, a następnie zmniejszono mu wymiar etatu w trakcie trwającego okresu rozliczeniowego czasu pracy. To z kolei może spowodować perturbacje płacowe i zmianę charakteru tego składnika wynagrodzenia z przysługującego za okresy dłuższe niż jeden miesiąc na miesięczny, co oznaczałoby np. konieczność wliczenia go do wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy.
Ryzyko dyskryminacji
Przy ocenianiu obydwóch metod rozliczeń nie sposób zapomnieć o podstawowej zasadzie prawa pracy, jaką jest zasada równego traktowania wynikająca z art. 112 k.p. I tu wydaje się, że mogłaby ona zostać naruszona, gdyby – w przypadku przykładu 3 – nie wypłacić nadgodzin średniotygodniowych za dwa dni dodatkowej pracy w grudniu i styczniu, kiedy to pracownik miał cały etat zgodnie z umową o pracę, a jego harmonogramy opiewały na pełny nominał czasu pracy dla tej części okresu rozliczeniowego. Jeżeli bowiem w takim dniu pracował dodatkowo z innym pracownikiem, który miał w całym okresie rozliczeniowym cały etat, dojdzie do zróżnicowania sposobu rozliczenia obydwu zatrudnionych. Pracownik, któremu zmieniano etat w trakcie okresu rozliczeniowego, nie otrzyma bowiem wynagrodzenia z tytułu nadgodzin średniotygodniowych, które zostaną wypłacone temu, który ciągle miał cały etat. Takie działanie może budzić wątpliwości i być argumentem na rzecz cząstkowego rozliczania części okresu rozliczeniowego do zmiany wymiaru etatu i następnie po niej.
PRZYKŁAD 1
W razie zwolnienia
Pracownik zatrudniony w 3-miesięcznych okresach rozliczeniowych pokrywających się z kwartałami został zwolniony z końcem lutego 2017 r. Przepracował w tym czasie 340 godzin zgodnie z obowiązującymi go harmonogramami czasu pracy. W pierwszym kwartale 2017 r. wymiar czasu pracy wynosi 512 godzin, a wymiar ustalony za dwa pierwsze miesiące, czyli do dnia zwolnienia z pracy, to 328 godzin. Pracownik przepracował więc o 12 godzin więcej, niż wynosi wymiar ustalony dla takiego okresu i będą to nadgodziny wynikające z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy.
PRZYKŁAD 2
Przejście z 3/4 na cały etat i nadgodziny średniotygodniowe
Sieć handlowa zatrudnia pracowników w systemie równoważnym i stosuje 3-miesięczne okresy rozliczeniowe, ale niepokrywające się z kwartałami, tak aby ostatni okres w roku obejmował listopad, grudzień i styczeń kolejnego roku. Pozwala to na nierównomierne rozłożenie pracy i zwiększenie jej wymiaru, gdy sprzedaż jest największa w okresie przedświątecznym.
Pracownik zatrudniony na 3/4 etatu w listopadzie 2016 r. miał zaplanowany harmonogram na 134 godziny. Od grudnia zmieniono mu etat na cały i w tym miesiącu zaplanowano mu harmonogram na 180 godzin. W styczniu 2017 r. miał zaś pracować zgodnie z harmonogramem 156 godzin.
W rzeczywistości w listopadzie pracował 142 godziny, ale nie wypracował nadgodzin dobowych, gdyż dodatkowa praca przypadła w dniu harmonogramowo wolnym od pracy. W grudniu przepracował 200 godzin, z czego 8 godzin w dzień wolny harmonogramowo i 12 nadgodzin dobowych, a w styczniu 168 godzin, gdyż pracował 4 nadgodziny dobowe i 8 godzin w dzień harmonogramowo wolny od pracy.
Przyjmując rozliczenie oddzielne dla każdego odcinka, tak jakby kończył się okres rozliczeniowy, mamy do rozliczenia dwa okresy:
LISTOPAD
W tym miesiącu pracownik był zatrudniony na 3/4 etatu – wymiar dla całego etatu w listopadzie wynosił 160 godzin, a więc dla 3/4 etatu 120 godzin, co oznacza, że pracownik miał zaplanowane o 14 godzin więcej, niż wynosił jego wymiar. Nie będą to jednak nadgodziny średniotygodniowe, gdyż te powstają dopiero, gdy przekroczy się normę dla pełnego etatu. W tym przypadku za 22 godziny (142 – 120) powyżej wymiaru czasu pracy pracownik otrzyma jedynie stawkę godzinową wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe, ewentualnie powiększoną o dodatek zgodnie z umową o pracę, gdyby doszło do przekroczenia limitu godzin ponadwymiarowych.
GRUDZIEŃ – STYCZEŃ
W tych miesiącach pracownik miał cały etat – w tym okresie wymiar wynosił 336 godzin, gdyż dla każdego z miesięcy było to 168 godzin. Harmonogramy były więc zaplanowane prawidłowo, gdyż:
180 godzin + 156 godzin = 336 godzin.
Zatem 16 godzin pracy w dni harmonogramowo wolne będzie stanowić nadgodziny średniotygodniowe ze 100-proc. dodatkiem.
PRZYKŁAD 3
Bez dzielenia na dwie części
Przyjmując wszystkie założenia z przykładu 2, przyjęlibyśmy, że wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym wynosił 456 godzin (120 godzin + 336 godzin). Faktycznie przepracowany czas pracy to 142 godziny + 200 godzin + 168 godzin, czyli w sumie 510 godzin. Z tego 16 godzin to nadgodziny dobowe, których nie bierze się pod uwagę przy wyliczaniu nadgodzin średniotygodniowych, aby tej samej pracy nie liczyć podwójnie.
Zatem suma godzin przyjmowanych do rozliczenia nadgodzin średniotygodniowych to 494 godziny. Jest ona o 2 godziny mniejsza od wymiaru czasu pracy dla pełnego etatu w tym okresie, który wynosił 496 godzin (160 + 168 + 168). Zatem pracownik nie wypracował nadgodzin średniotygodniowych, a cała jego dodatkowa praca, czyli 38 godzin (494 – 456), to godziny ponadwymiarowe, za które pracownik powinien otrzymać stawkę normalnego wynagrodzenia za pracę, a dopiero po przekroczeniu ustalonego w jego umowie limitu godzin – dodatek za nadgodziny. ⒸⓅ
PODSUMOWANIE
Problematyka zmiany wymiaru etatu w kontekście jej wpływu na inne instytucje prawa pracy nie jest ujęta w ogóle w kodeksie pracy. Powoduje to trudności w ustalaniu wymiaru urlopu wypoczynkowego, który jest proporcjonalny do wymiaru zatrudnienia. Od 2016 r. podobne trudności dotyczą zwolnienia z tytułu opieki nad dzieckiem do lat 14 udzielanego godzinowo, które także jest proporcjonalne do wymiaru etatu. Tak więc nie tylko w przypadku czasu pracy zmiana etatu stanowi dodatkową trudność w jego rozliczaniu. Mając to na uwadze, może warto więc zastanowić się nad regulacją w szerszym wymiarze skutków zmiany etatu, gdyż sytuacje takie zdarzają się coraz częściej. Problematyka ta mogłaby zostać uregulowana w tworzonym na nowo kodeksie pracy, aby nie budziła już wątpliwości. ⒸⓅ
Podstawa prawna
Art. 112, art. 94 pkt 2, art. 151 par. 5, art. 1511, art. 1516 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.).
