Okresy rozliczeniowe obejmujące przełom lat wprowadza coraz więcej firm. Trudniej wtedy rozliczyć roczny limit nadgodzin, ale może to przynieść oszczędności.
W przypadku dłuższych niż jednomiesięczne okresów rozliczeniowych komplikuje się sposób rozliczenia rocznego limitu nadgodzin. Jednak przyjęcie trzymiesięcznych okresów rozliczeniowych pokrywających się z kwartałami jest tylko pozornie ułatwieniem dla rozliczania czasu pracy, które zamknie się w roku kalendarzowym. Decydując się na wprowadzenie dłuższych okresów, pracodawca powinien jednak wziąć pod uwagę, jak w jego firmie kształtuje się zapotrzebowanie na pracę w skali roku. Chodzi o ułożenie w miarę możliwości okresów rozliczeniowych tak, aby zawierały w sobie miesiące zarówno o większym zapotrzebowaniu na pracę, jak i takie, gdzie potrzeba jej mniej. Idealnie byłoby rozpoczynać okres rozliczeniowy wtedy, gdy pracy ma być najwięcej, aby zakończyć go w okresie zmniejszonego zapotrzebowania, co umożliwi np. oddanie nadgodzin wypracowanych w pierwszej części okresu rozliczeniowego.
Teoretycznie możliwe jest oddawanie czasu wolnego na wniosek pracownika po okresie rozliczeniowym. Wymaga to jednak sporej pracy organizacyjnej. Trzeba wydać pracownikom polecenia pracy w nadgodzinach i te ująć w ewidencji czasu pracy, a następnie porozumieć się z pracownikami co do odbiorów za nie czasu wolnego poza okresem rozliczeniowym (wnioski muszą mieć formę papierową i przechowuje się je przez trzy lata). Ponadto takie działanie powinno spowodować przeliczenie wynagrodzeń zgodnie z art. 80 kodeksu pracy i wypłacenie ich w wyższej wysokości w miesiącach, w których miała miejsce dodatkowa praca, oraz obniżenie ich w miesiącach, gdzie następował odbiór czasu wolnego.
Reklama
Pomijając dużą liczbę obowiązków kadrowo-płacowych wynikających z takiego działania, należy podkreślić jeszcze konieczność dobrej współpracy z załogą, która w takich przypadkach jest niezbędna, gdyż to pracownicy powinni złożyć wnioski pisemne o odbiór czasu wolnego. Ich niezłożenie zmusiłoby pracodawcę do oddawania czasu wolnego w proporcji 1:1,5 lub do wypłacenia wynagrodzenia za nadgodziny. Dlatego w przypadku, gdy istnieje możliwość innego zaplanowania czasu pracy i zmniejszenia ilości obciążeń dla służb pracodawcy, należy poważnie rozważyć przesunięcie okresu rozliczeniowego obowiązującego w firmie. Więcej to uprości, niż skomplikuje.
Poza kwartałami

Reklama
Przesunięcie okresu rozliczeniowego znacznie ułatwi organizację pracy, gdyż zamiast dużej liczby nadgodzin i odbiorów przypadających poza okresem rozliczeniowym możliwe będzie zaplanowanie nierównomiernego rozkładu czasu pracy. Polega on na tym, że czas pracy planujemy bardzo nierówno, czyli np. w listopadzie i grudniu w dużej liczbie godzin, którą rekompensuje znacznie mniejszy plan na styczeń. Należy to zrobić od razu przy tworzeniu grafiku, aby nie obciążać dodatkowo służb pracodawcy. Nie powoduje to też perturbacji płacowych, gdyż pracownik zarabiający stałą pensję co miesiąc otrzymuje ją w zwykłej wysokości za zaplanowane godziny. [przykład 1]
Nadgodziny w dłuższych okresach
Roczny limit nadgodzin wynoszący ustawowo 150 godzin dotyczy zawsze roku kalendarzowego bez względu na to, jak przypadają u danego pracodawcy okresy rozliczeniowe czasu pracy. Łatwiej się go zatem rozlicza, jeśli okresy rozliczeniowe pokrywają się z kwartałami, gdyż wtedy sumuje się nadgodziny przepracowane w czterech okresach kwartalnych. Trudniej zaś w przypadku pracodawców, którzy mają okresy rozliczeniowe niepokrywające się z kwartałami. Nie można wtedy zsumować nadgodzin z czterech okresów rozliczeniowych, gdyż dwa z nich będą przypadały na przełomie lat kalendarzowych. Zatem nadgodziny przypadające w ich trakcie trzeba będzie podzielić na dwa lata kalendarzowe i dwa różne limity roczne.
Nie budzi wątpliwości sposób rozliczenia nadgodzin dobowych, ale nie jest już oczywiste, jak traktować nadgodziny średniotygodniowe powstające w wyniku przekroczenia 40-godzinnej normy czasu pracy. Norma dobowa jest sztywna i wynosi 8 godzin (z wyjątkiem pracowników niepełnosprawnych ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności, których obowiązuje 7 godzin, i pracowników podmiotów leczniczych, których obowiązuje 7 godzin 35 minut lub 6 godzin), a więc jej przekroczenie możemy stwierdzić na bieżąco już po zakończeniu danej doby pracowniczej. Zatem zgodnie z art. 80 k.p., który zobowiązuje do wypłacania wynagrodzenia za pracę wykonaną, wynagrodzenie za takie nadgodziny jest rozliczane miesięcznie pomimo obowiązywania u pracodawcy dłuższego okresu rozliczeniowego. Nie ma zatem podstaw do rozliczania go dopiero na koniec okresu rozliczeniowego. Nie budzi więc wątpliwości, że nadgodziny takie powinny być zaliczane do rocznego limitu, w którym przypadał miesiąc ich wystąpienia.
Inaczej traktuje się jednak nadgodziny średniotygodniowe, gdyż te powstają dopiero na koniec okresu rozliczeniowego czasu pracy i płaci się za nie z pensją naliczoną za ostatni miesiąc okresu. Wypłaty są więc składnikiem wynagrodzenia, który w przypadku dłuższych okresów rozliczeniowych nie ma charakteru miesięcznego. Z punktu widzenia czasu pracy oznacza to, że nie dzieli ich się na miesiące, gdyż są przypisywane jedynie do okresu rozliczeniowego, w którym miały miejsce. Odmiennie więc niż przy nadgodzinach dobowych nie da się ich podzielić na dwa okresy rozliczeniowe według miesięcy, w których przypadała praca, ale trzeba je wliczyć tylko do jednego okresu rozliczeniowego. Odpowiedzi na pytanie, do którego okresu powinny być one zaliczone, udzielimy po ustaleniu daty ich powstania, a ta występuje na koniec okresu rozliczeniowego. Najczęściej się przyjmuje, że powstają one z końcem ostatniego dnia w okresie rozliczeniowym i w niektórych programach do rejestracji czasu pracy czy kadrowo-płacowych są one wręcz zapisywane pod taką datą kalendarzową. Powyższe oznacza zatem, że nadgodziny średniotygodniowe zaliczymy w całości do rocznego limitu nadgodzin w roku, w którym następuje zakończenie okresu rozliczeniowego. [przykład 2]
Nadgodziny średniotygodniowe powstają w głównej mierze na skutek pracy w dniach wolnych od pracy, czyli w soboty, a precyzyjniej rzecz ujmując – w dni wolne z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy, niedziele oraz święta. Zatem nieoddawanie dni wolnych za taką pracę w okresie rozliczeniowym, jak w przykładzie nr 2, oznacza, że pracownik może rozpocząć rok kalendarzowy z dużą liczbą nadgodzin powstałych na skutek pracy wykonanej jeszcze w poprzednim roku kalendarzowym.

PRZYKŁAD 1

Planowanie pracy na przełomie lat

Sieć handlowa zatrudnia pracowników w równoważnym czasie pracy, w ramach trzymiesięcznych okresów rozliczeniowych. Planując podwładnym zadania, pracodawca stosuje nierównomierny rozkład czasu pracy. Dostosowuje liczbę godzin do ruchu klientów w sklepach. Tym sposobem w okresie rozliczeniowym od 1 listopada 2016 r. do 31 stycznia 2017 r. zaplanował on pracownikowi produkcji następujący grafik. [tabele]

Jak z niego wynika, pracownik miał zaplanowaną bardzo dużą liczbę godzin pracy przed świętami w listopadzie i grudniu (ze względu na sezon zakupów przedświątecznych), ale w obu miesiącach dostanie pensję w zwykłej miesięcznej wysokości. W listopadzie jego harmonogram przewidywał 190 godzin pracy – zaplanowano 19 dni po 10 godzin, planując pracę od wtorku do soboty. W grudniu harmonogram przewidywał aż 202 godziny pracy, gdyż do świąt praca była planowana analogicznie jak w listopadzie, a po świętach już po 8 godzin. W dwa miesiące pracownik przepracował więc 392 godziny z 496 godzin wymiaru dla całego okresu rozliczeniowego. W styczniu pracodawca mógł mu już zatem zaplanować tylko 104 godziny, a ponadto kilka dni harmonogramowo wolnych od pracy, które w całości zrekompensowały zwiększoną pracę w pierwszych dwóch miesiącach. U podwładnego wystąpiły tylko po 2 nadgodziny w soboty w listopadzie i w grudniu, je także można oddać w postaci czasu wolnego na wniosek pracownika w styczniu, np. we wtorki. Wymaga to jedynie dwóch wniosków pracownika i nie spowoduje dużych perturbacji płacowych.

Grafik pracy w listopadzie 2016 roku
Data 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Dzień Wt Śr Czw Pt Sob Nd Pon Wt Śr Czw
Plan W Ś 10 10 10 10 W N W 5 10 10 10
Wyk. W Ś 10 10 10 12 W N W 5 10 10 10
Data 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Dzień Pt Sob Nd Pon Wt Śr Czw Pt Sob Nd
Plan W Ś W 5 W N W H 10 10 10 10 10 W N
Wyk. W Ś W 5 W N W H 10 10 10 10 12 W N
Data 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
Dzień Pon Wt Śr Czw Pt Sob Nd Pon Wt Śr
Plan W 5 10 10 10 10 10 W N W 5 10 10
Wyk. W 5 10 10 10 10 12 W N W 5 10 10
Grafik pracy w grudniu 2016 roku
Data 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Dzień Czw Pt Sob Nd Pon Wt Śr Czw Pt Sob
Plan 10 10 10 W N W 5 10 10 10 10 10
Wyk. 10 10 12 W N W 5 10 10 10 10 12
Data 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Dzień Nd Pon Wt Śr Czw Pt Sob Nd Pon Wt
Plan W N W 5 10 10 10 10 12 W N W 5 10
Wyk. W N W 5 10 10 10 10 12 W N W 5 10
Data 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Dzień Śr Czw Pt Sob Nd Pon Wt Śr Czw Pt Sob
Plan 10 10 10 W 5 W Ś W Ś 8 8 8 8 W 5
Wyk. 10 10 10 W 5 W Ś W Ś 8 8 8 8 W 5
Grafik pracy w styczniu 2017 roku
Data 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Dzień Nd Pon Wt Śr Czw Pt Sob Nd Pon Wt
Plan W Ś W H 8 8 8 W Ś W 5 W N W H 8
Wyk. W Ś W H 8 8 8 W Ś W 5 W N W H 8
Data 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Dzień Śr Czw Pt Sob Nd Pon Wt Śr Czw Pt
Plan 8 8 8 W H W N W 5 W H 8 8 8
Wyk. 8 8 8 W H W N W 5 W H 8 8 8
Data 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Dzień Sob Nd Pon Wt Śr Czw Pt Sob Nd Pon Wt
Plan W H W N W 5 W H 8 8 8 W H W N W 5 W H
Wyk. W H W N W 5 W H 8 8 8 W H W N W 5 W H

Legenda:

WN – niedziela wolna od pracy

WŚ – święto

W5 – dzień wolny wynikający z planowania pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy

WH – dzień harmonogramowo wolny od pracy

PRZYKŁAD 2

Zaliczanie godzin nadliczbowych

W okresie rozliczeniowym listopad 2016 r. – styczeń 2017 r. pracownik wypracował 10 nadgodzin dobowych w listopadzie, 30 nadgodzin dobowych w grudniu i 10 nadgodzin dobowych w styczniu, a na koniec okresu rozliczeniowego powstało jeszcze 20 nadgodzin średniotygodniowych. Do rocznego limitu za 2016 r. należy zatem zaliczyć 10 nadgodzin z listopada i 30 z grudnia, a do limitu na 2017 r. 10 nadgodzin ze stycznia i wszystkie 20 nadgodzin średniotygodniowych.

Podstawa prawna
Art. 80, 151, 1511 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666).