Kiedyś powszechnie stosowane były kasy fiskalne z papierowym zapisem kopi, które dane z paragonu rejestrowały na tzw. drugiej rolce. Zastąpiły je kasy z elektronicznym systemem zapisu, rejestrujące dokonane transakcje nie na papierze, a na nośniku cyfrowym. Kolejna generacja to kasy online. Są połączone z internetem i zdalnie przesyłają informacje do Centralnego Repozytorium Kas prowadzonego przez Krajową Administrację Skarbową.

Od ponad roku z kas online muszą już korzystać m.in. stacje paliw i mechanicy pojazdowi. Wraz z początkiem 2021 r. obowiązek posiadania kas online objął przedsiębiorców zajmujących się gastronomią, hotelarstwem i sprzedażą węgla. Wkrótce kasy nowego typu staną się obowiązkowe dla kolejnych branż.

Kasy online obowiązkowe m.in. dla radców prawnych i adwokatów

Reklama

Od 1 lipca 2021 r. za pomocą kas online trzeba będzie rejestrować przychód ze świadczenia usług:

  • fryzjerskich,
  • kosmetycznych i kosmetologicznych,
  • budowlanych,
  • w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów,
  • prawniczych,
  • związanych z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej (wyłącznie w zakresie wstępu).

Reklama

Pierwotnie wskazane branże miały rozpocząć ewidencje przychodów na kasach online już 1 stycznia 2021 r., ale termin został przesunięty o pół roku z powodu pandemii koronawirusa. Nic nie wskazuje, by mimo apeli branż miał zostać ponownie przesunięty.

"MF nie planuje kolejnej zmiany tego terminu" – napisał w odpowiedzi na nasze pytania wydział prasowy Ministerstwa Finansów.

Kolejni przedsiębiorcy mają więc ostatnie miesiące, by nabyć nowe urządzenie.

Są jednak pewne ułatwienia. Część wydatków na kasę można odzyskać, korzystając z ulgi podatkowej. W niektórych sytuacjach można się starać o odroczenie obowiązku wymiany kasy. W wyjątkowych sytuacjach podatnicy z posiadania kas są zaś zwolnieni .

Ulga na kasę fiskalną

Ulga pozwala odliczyć do 90 proc. ceny netto kasy fiskalnej online, ale nie więcej niż 700 zł. W praktyce trudno znaleźć urządzenie za mniej niż 1000 zł. Należy wybrać kasę zatwierdzone przez prezesa Głównego Urzędu Miar, a ponadto zawrzeć umowę z serwisantem posiadającym uprawnienia, zapewnić połączenie z internetem, dokonać instalacji i fiskalizacji kasy w obecności serwistanta.

Zakup rozlicza się po zakupie kasy i rozpoczęciu ewidencji. Czynni podatnicy VAT rozliczają zakup w deklaracji VAT składanej wraz z plikiem JPK_VAT, natomiast bierni podatnicy VAT składają wniosek o ulgę do urzędu skarbowego.

Przedsiębiorcy, którzy zainstalują kasy online ze względu na nowy obowiązek, mogą otrzymać zwrot na tyle kas, ile dotychczas wykorzystywali. Pod uwagę brane są jednak wyłącznie kasy zakupione w ciągu sześciu miesięcy od wejścia w życie obowiązku ich stosowania. Zatem jeśli ktoś ma dziś trzy kasy, może otrzymać ulgę na trzy kasy, ale pod warunkiem, że kupi je do końca 2021 r.

Kwestię ulgi reguluje rozporządzenie ministra finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika. Dodatkowo minister finansów wydał w tej sprawie objaśnienia podatkowe.

Wniosek o odroczenie terminu

Przedsiębiorcy, którzy np. z powodu pandemii koronawirusa znaleźli się w trudnej sytuacji, mogą powołać się na swój ważny interes i wnioskować do naczelnika urzędu skarbowego o odroczenie terminu na zakup kasy online. Decyzja zależy jednak od urzędu i indywidualnej sytuacji każdego podatnika.

Wynika to z art. 48 par. 1 ordynacji podatkowej, który stanowi: „Organ podatkowy, na wniosek podatnika, w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym może odraczać terminy przewidziane w przepisach prawa podatkowego (…)”.

Ministerstwo Finansów potwierdza – ten przepis ma zastosowania także do terminu na wymianę kasy fiskalnej. Informowało o tym w grudniu ub.r., gdy nie zgodziło się odgórnie odroczyć obowiązku wymiany kas przez restauratorów i hotelarzy. Wydało wówczas następujący komunikat:

„O odroczenie zakupu kasy należy wystąpić z uzasadnionym wnioskiem do naczelnika urzędu skarbowego. We wniosku, który należy złożyć do końca roku, konieczne jest wskazanie terminu, w którym nastąpi zakup kasy. (…) Decyzja urzędu skarbowego wydawana w tym zakresie ma charakter uznaniowy i opiera się na analizie indywidualnej sytuacji przedsiębiorcy. Zgodnie z art. 139 par 1 i 2 ordynacji podatkowej urząd skarbowy załatwia taką sprawę najpóźniej w ciągu miesiąca od dnia rozpoczęcia postępowania”.

Komunikat mógł sugerować, że termin na złożenie wniosku upłynął wraz z końcem ub. r. Wydział prasowy MF tłumaczy jednak, że odnosiło się to tylko do przedsiębiorców zobligowanych do prowadzenie ewidencji przy pomocy kas online z dniem 1 stycznia 2021 r.

Przedsiębiorcy, którzy ten obowiązek będą musieli spełnić 1 lipca 2021 r., mogą również starać się o odroczenie tego terminu na podstawie przepis art. 48 par. 1 Ordynacji podatkowej (…). Odroczenie terminu oznacza przesunięcie daty, w której powinno nastąpić rozpoczęcie prowadzenia ewidencji sprzedaży za pośrednictwem kasy rejestrującej, na inny termin, który powinien być określony w decyzji organu podatkowego” – czytamy w odpowiedzi MF na nasze pytania.

Podsumowując: hotelarze, restauratorzy i sprzedawcy węgla, którzy dotąd nie wnioskowali o przesuniecie terminu wymiany kas, nie mogą już z tego uprawnienia skorzystać. Lekarze, dentyści, prawnicy, budowlańcy, salony fryzjerskie i kosmetyczne oraz kluby fitness nadal mogą składać wnioski do skarbówki. Ważne, by zrobić to przed terminem na wymianę kasy, a więc najpóźniej do końca czerwca 2021 r.

Prawnik online i lekarz online kasy mieć nie muszą

Rozporządzenie ministra finansów z 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących przewiduje sytuacje, w których posiadanie kas fiskalnych nie jest obowiązkowe. Dotyczy to zarówno kas tradycyjnych, jak i online.

Rozporządzenie zwalnia z obowiązku rejestracji za pomocą kasy fiskalnej prawników, doradców podatkowych i lekarzy, którzy swoje usługi świadczą wyłącznie przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość, lub rezultat ich usług jest przekazywany wyłącznie przy wykorzystaniu tych środków.

Dotyczy to zatem lekarzy, prawników i doradców podatkowych (ci ostatni nie muszą mieć kas online), którzy udzielają wyłącznie porad telefonicznie, mailowo lub za pomocą platform internetowych.

Jest jeszcze jeden warunek: świadczący usługę musi otrzymywać zapłatę w całości za pośrednictwem poczty, banku lub SKOK-u, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności ona dotyczy.

Wiceminister finansów Jan Sarnowski w odpowiedzi na interpelację poselską 19623 potwierdził ostatnio, że prawnik spełniający łącznie te warunki kasy fiskalnej mieć nie musi.

Zwolnienie ze względu na niski obrót zwykle niemożliwy

Wspomniane rozporządzenie zwalnia z obowiązku posiadania kas fiskalnych również przedsiębiorców, u których roczny obrót na rzecz osób fizycznych lub rolników ryczałtowych nie przekracza 20 tys. zł. Istnieje jednak również lista towarów i usług, których to nie dotyczy. Są na niej m.in. usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne, a także usługi świadczone przez lekarzy i prawników (z wyjątkiem notariuszy). Przedsiębiorcy świadczący takie usługi muszą mieć więc kasę bez względu na wysokość obrotu.

W środowisku prawników pojawią się postulaty, by jednak uzależnić obowiązek posiadania kasy od wykazywanych obrotów. Wiceminister Jan Sarnowski w odpowiedzi na wspomnianą interpelację 19623 nie pozostawił jednak złudzeń, że nic się w tej kwestii nie zmieni: „planowane jest utrzymanie dotychczasowych przepisów dotyczących ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących usług prawniczych. Nie jest rozważane wprowadzanie zmian w tym zakresie”.

W wykazie usług, które trzeba rejestrować na kasie bez względu na wysokość obrotu, nie ma natomiast usług budowlanych ani związanych z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej. Teoretycznie te dwie branże mają wiec szanse na zwolnienie z posiadania kas. Trzeba jednak pamiętać, że warunki nie są łatwe do spełnienia. Kwoty 20 tys. zł przedsiębiorca nie może przekroczyć ani w roku ubiegłym, ani w bieżącym. W przypadku, gdy ktoś rozpocznie działalność w trakcie roku, kwotę ustala proporcjonalnie: 20 tys. zł mnoży przez liczbę dni pozostałych do końca roku, a następnie dzieli wynik przez 356 dni. Po przekroczeniu limitu sprzedaży firma ma dwa kolejne miesiące kalendarzowe na zainstalowanie kasy.