Podatnik prowadzący działalność gospodarczą musi wybrać, czy rozliczeniami z fiskusem zajmie się osobiście, czy też przekaże je do biura rachunkowego lub firmy outsourcingu księgowego. Pomocna może być nowoczesna technologia.
Sposób prowadzenia księgowości nie jest prosty. Zależy od formy opodatkowania, wiedzy i umiejętności przedsiębiorcy oraz zasobności jego portfela. Eksperci od zarządzania przyznają, że najlepszym rozwiązaniem jest skupienie się na prowadzeniu biznesu i przekazanie rozliczeń tym, którzy się na tym znają, czyli biurom rachunkowym czy firmie outsourcingowej. Można też zatrudnić własną księgową, ale w takim przypadku trzeba się liczyć z nieco większymi wydatkami, a na nie mogą zwykle pozwolić sobie większe firmy. Rozpoczynający działalność mogą też skorzystać z e-księgowości. Możliwości jest wiele, a każde z rozwiązań ma plusy i minusy.
Forma opodatkowania
W zależności od tego, jaki biznes chcemy prowadzić, będziemy musieli do niego dostosować formę opodatkowania podatkiem dochodowym oraz zdecydować, czy od razu stajemy się płatnikami VAT, czy dopiero po pewnym czasie (po przekroczeniu 150 tys. zł sprzedaży).
Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą muszą rozstrzygnąć, jaka będzie skala ich działalności oraz rodzaj biznesu. Jeśli chcą założyć zakład ślusarski i pełnić zarówno funkcję właściciela, jak i pracownika, mogą wybrać kartę podatkową lub ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. To dobre rozwiązania dla tego typu działalności. Jeśli jednak planują stworzenie większego zakładu, warto rozważyć opodatkowanie dochodów podatkiem liniowym lub według skali albo założyć spółkę – np. z ograniczoną odpowiedzialnością lub komandytową.
Każda z form opodatkowania ma wady i zalety oraz ograniczenia. Przykładowo opodatkowanie kartą mogą wybrać jedynie podatnicy prowadzący wskazane ustawowo formy działalności (np. ślusarze) oraz przestrzegający limitu zatrudnienia. Zaletami karty są jednak uproszczona księgowość oraz bardzo proste zasady obliczenia podatku do zapłaty, co oznacza, że w zasadzie każdy przedsiębiorca powinien być wstanie rozliczać się samodzielnie.
Bardziej skomplikowany jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Przychody podatnika, który wybrał tę formę, nie mogą jednak przekroczyć 150 tys. euro rocznie (626 880 zł). Jest to więc forma dla małych firm. Ryczałtowcy nie muszą jednak składać co miesiąc deklaracji podatkowych, a prowadzenie księgowości jest mniej skomplikowane niż rozliczanie dochodów na zasadach ogólnych.
Podobnie jak w przypadku karty podatkowej nie można jednak pomniejszać przychodów o koszty ich uzyskania. To minus, zwłaszcza dla osób rozpoczynających działalność, które zamierzają poczynić duże nakłady po otwarciu biznesu. Osoba, która zdecyduje się na ryczałt, musi również pamiętać, że w ten sposób trzeba opodatkowywać swoje dochody przez cały rok.
Ostatnim sposobem opodatkowania dochodów są zasady ogólne. Podatek płaci się według skali podatkowej, gdzie obowiązują dwie stawki PIT – 18 i 32 proc., lub liniowo z jedną 19-proc. stawką. Podatnicy, którzy zdecydują się na tę formę, muszą jednak prowadzić bardziej skomplikowaną księgowość, czyli podatkową księgę przychodów i rozchodów lub księgi rachunkowe (po przekroczeniu określonego poziomu dochodów). Osoby rozliczające się z fiskusem według skali mogą jednak rozliczać się wspólnie z małżonkiem (jest to korzystne, gdy jeden z małżonków rozlicza swoje dochody według 32 proc. stawki PIT). Liniowcy z kolei mają zagwarantowane opodatkowanie na stosunkowo niskim poziomie, bez względu na wysokość dochodów. Ponadto w przypadku zasad ogólnych podatnicy mogą pomniejszać przychody o koszty ich uzyskania.
Decyzja podatnika
Z wyborem formy opodatkowania wiążą się również inne obowiązki podatkowe. Najwięcej mają ich podatnicy, którzy muszą prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów lub księgi rachunkowe. Ponadto, rozliczający się na zasadach ogólnych muszą pamiętać o różnych innych obowiązkach, takich jak np. sporządzanie spisów z natury (dotyczy również podmiotów rozliczających się w formie ryczałtu), wpłacać zaliczki na podatek dochodowy, składać deklaracje itd.
Wszystkie te czynności obciążają podatnika. To on jest bowiem odpowiedzialny za rozliczenia, nawet jeśli przekaże je na zewnątrz. Rozliczeń nie trzeba jednak wykonywać samodzielnie, choć dziś jest to dużo łatwiejsze niż dekadę temu. Podatnik może bowiem skorzystać z e-księgowości, ułatwiającej wypełnianie obowiązków podatkowych. Jeśli w ogóle nie chce się nimi zajmować, może zatrudnić własną księgową albo przekazać rozliczenia biuru rachunkowemu lub firmie outsourcingowej.
Trzy opcje
E-księgowość to w praktyce dwa rozwiązania. Możliwość samodzielnych rozliczeń za pomocą portalu w internecie, na którym wystarczy się zalogować, lub usługi biura rachunkowego świadczone bez fizycznego kontaktu z nim. Wszystkie czynności, w tym wymiana niezbędnych do rozliczeń dokumentów, następują przez internet, pocztę elektroniczną i telefon, ewentualnie są dostarczane przez kuriera.
E-księgowość to dobra opcja dla osób, które znają się na księgowości i rozliczeniach, chcą mieć nad nimi pełną kontrolę i nie szkoda im na to czasu.
Tradycyjnym rozwiązaniem jest natomiast zatrudnienie własnej księgowej lub stworzenie całego działu w firmie, który zajmie się nie tylko rozliczeniami, ale także np. składaniem wniosków o wydanie interpretacji indywidualnej. W tym przypadku przedsiębiorca musi jednak zapewnić miejsce pracy księgowej oraz wypełniać obowiązki, jakie ciążą na pracodawcy. Przykładowo, udzielać urlopu wypoczynkowego, co wiąże się z koniecznością zapewnienia innej osoby na miejsce księgowej w czasie jej pobytu poza firmą. Z drugiej strony księgowa powinna być zaufaną osobą, którą zajmie się wszystkimi rozliczeniami i kontaktami z fiskusem, co jest niewątpliwą zaletą.
Trzecią opcją do wyboru jest biuro rachunkowe lub firma outsourcingu księgowego. Zaletą biura jest np. ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. Jeśli popełni ono błąd, odpowiedzialność wobec fiskusa poniesie podatnik, ale będzie mógł domagać się odszkodowania od biura rachunkowego. Zaletą biura jest to, że przedsiębiorca nie musi martwić się o przerwy w obsłudze spowodowane np. urlopem pracownika.
Warto również rozważyć skorzystanie z usług świadczonych przez doradców podatkowych. Obejmuje ich bowiem obowiązek zachowania tajemnicy zawodowej, z której doradcę zwolnić może jedynie sąd. Wielu doradców zajmuje się również rozliczeniami księgowymi, a tajemnica gwarantuje podatnikowi, że jego dane nigdzie nie wypłyną, nie zostaną przekazane np. prokuratorowi (chyba, że uzyska on wyrok sądu nakazujący uchylenie tajemnicy zawodu doradcy podatkowego). Doradca obowiązkowo musi posiadać również ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej.
Program finansowo-księgowy dla przedsiębiorstwa
Jak wybrać
Na rynku oraz w internecie podatnicy mogą znaleźć wiele programów finansowo-księgowych, służących do obsługi podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ewidencji, fakturowania, wypełniania deklaracji, zeznań podatkowych itp. Dostępne są programy na płytach CD, ale również do ściągnięcia na komputer z internetu.
W praktyce podatnik powinien sprawdzić, czy producent gwarantuje zgodność programu z obecnymi przepisami podatkowymi, ponieważ za ewentualny błąd programu odpowiedzialność wobec fiskusa będzie ponosił podatnik.
Warto, aby w programie znalazła się baza wiedzy, tj. teksty ustaw i rozporządzeń niezbędnych do wypełnienia obowiązków wobec fiskusa.
Alternatywą dla programu jest e-księgowość, czyli portal oferujący takie same lub podobne funkcjonalności, tyle że za pośrednictwem internetu. E-księgowość może oznaczać niższe koszty związane z rozliczeniami. Ceny programu do e-rozliczeń online zaczynają się bowiem już od 10 zł miesięcznie.
Na co powinny zwrócić uwagę osoby prowadzące podatkową księgę przychodów i rozchodów
Dokonując wyboru, podatnicy nie powinni skupiać się jedynie na cenie programu. Warto sprawdzić, czy podobnych funkcjonalności nie oferuje program udostępniany za darmo. Z drugiej jednak strony warto sprawdzić, czy program będzie aktualizowany oraz ile trzeba zapłacić za ewentualną aktualizację (zwykle powinna być przeprowadzana na początku kolejnego roku).
Warto również zwrócić uwagę na funkcjonalność programu oraz na to, czy pozwala on na łatwą i intuicyjną obsługę. Część podatników, którzy mieli wcześniej do czynienia z programami do prowadzenia podatkowej księgi, nie potrzebuje kreatorów do wypełniania poszczególnych pól księgi. Dla początkujących taka funkcjonalność programu może się okazać zbawienna.
Podatnicy prowadzący różne rodzaje działalności powinni również zwrócić uwagę na to, czy program pozwala na obsługę ich wszystkich. Jeśli przeznaczony jest wyłącznie dla osób prowadzących jednoosobową działalność, a podatnik zakłada spółkę jawną, może się okazać, że będzie musiał korzystać z dwóch różnych programów, co jest uciążliwe.
Przedsiębiorcy mogą również chcieć skorzystać z dodatkowych funkcjonalności pozwalających na analizę danych finansowych. Warto więc sprawdzić, czy program oferuje tego typu obsługę.