Świadczenia pracownicze – kiedy nie trzeba opłacać od nich składek

Odpowiedź Tak. Podstawy wymiaru składek nie stanowią nagrody jubileuszowe, które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat (par. 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. wymienionego w podstawie prawnej; dalej: rozporządzenie składkowe). Dla zastosowania zwolnienia znaczenie ma wypłata nagród nie częściej niż co 5 lat na podstawie przepisów obowiązujących u danego pracodawcy (por. interpretacja indywidualna z 3 października 2024 r., znak DI/200000/43/863/2024). Z indywidualnych interpretacji ZUS wynika też kilka wyjątków, m.in. takich, że zwolniona z oskładkowania jest nagroda jubileuszowa wypłacona pracownikowi, który po rozwiązaniu stosunku pracy przechodzi na świadczenie przedemerytalne, emeryturę lub na rentę inwalidzką, a któremu do nabycia kolejnej nagrody (z tytułu upływu kolejnych 5 lat) brakuje mniej niż 12 miesięcy (por. interpretacja indywidualna z 8 listopada 2024 r., znak DI/200000/43/731/2024).

Potwierdzenie zajętego na wstępie stanowiska znajdziemy również w udostępnionym na stronie ZUS poradniku „Zasady ustalania podstawy wymiaru składek pracowników”. Zgodnie z wyjaśnieniami wypłata nagrody jubileuszowej w związku z rozwiązaniem umowy o pracę z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, wypłacona decyzją pracodawcy w okresie krótszym niż 5 lat, stanowić będzie podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Przedpłacone karty żywieniowe

Odpowiedź Podstawy wymiaru składek nie stanowią wartości finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu oraz wartości otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych, do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450 zł (par. 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia składkowego).

Zgodnie z interpretacją „jeżeli za środki, stanowiące doładowanie kart żywieniowych, pracownik może zakupić tylko gotowy posiłek do spożycia w wybranych punktach gastronomicznych i pracodawca posiada narzędzia weryfikacji związane z wydatkowaniem środków w ramach tych kart (i te rozwiązania mają na celu zapewnienie, że środki na karcie wykorzystywane są zgodnie z ich przeznaczeniem, czyli wyłącznie w celu nabycia posiłków), to do wysokości 450 zł miesięcznie kwota świadczenia zwolniona jest z oskładkowania” (por. interpretacja indywidualna z 15 lipca 2025 r., znak DI/100000/43/638/2025 oraz z 25 czerwca 2025 r., znak DI/200000/43/597/2025).

Uwaga! Z indywidualnych interpretacji wynika również, że rozwiązania służące weryfikacji przeznaczenia świadczeń na gotowe posiłki to m.in.:

• wprowadzenie i stosowanie regulaminu dotyczącego korzystania przez pracowników z kart żywieniowych przeznaczonych do nabycia gotowych posiłków do spożycia,
• podpisanie przez pracownika oświadczenia o zapoznaniu się z regulaminem korzystania z kart, uprawnieniem do weryfikacji i nadzoru nad prawidłowością z ich korzystania i przyjmowania płatności nimi wyłącznie za posiłki lub
• zobowiązanie wydawcy kart żywieniowych do udostępnienia na wniosek pracodawcy uproszczonej historii transakcji.

Dodatkowe świadczenie pieniężne

Odpowiedź Nie. Podstawy wymiaru składek nie stanowią m.in. odprawy, odszkodowania i rekompensaty wypłacane pracownikom z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy, w tym z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, nieuzasadnionego lub niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę lub rozwiązania jej bez wypowiedzenia (par. 2 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia składkowego).

Powyższe wyłączenie określonych należności jako niestanowiących podstawy wymiaru składek zostało skonstruowane w sposób ogólny, bez wskazywania konkretnych przepisów przyznających określone prawo do takich świadczeń.

Uwaga! Katalog świadczeń wyłączonych ze składek na mocy wymienionego przepisu ma charakter otwarty, a powyższe wyłączenie nie dotyczy tylko odpraw czy odszkodowań przysługujących na podstawie przepisów powszechnie obowiązujących, lecz także wynikających z:

• porozumień negocjowanych ze związkami zawodowymi na poziomie zakładu pracy lub
• indywidualnych porozumień zawieranych ze zwalnianymi pracownikami.

ZUS wyjaśnił, że przepis rozporządzenia ma zastosowanie jedynie w przypadku, gdy wypłata odszkodowania pozostaje w bezpośrednim oraz nierozerwalnym związku z faktem wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy. Jedyną przyczyną wypłaty przez pracodawcę świadczenia winno być ustanie zatrudnienia. Oznacza to, iż tego typu świadczenie nie może być wypłacane przez pracodawcę w innych okolicznościach niż pozostających w ścisłym związku z rozwiązaniem stosunku pracy (por. interpretacja indywidualna Oddziału ZUS w Gdańsku z 6 lipca 2023 r., znak: DI/100000/43/478/2023).

Skoro w przedstawionym stanie faktycznym na podstawie zawartego porozumienia z pracownikiem dodatkowe świadczenie pieniężne wypłacone zostanie w związku z rozwiązaniem umowy o pracę, to na podstawie par. 2 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia składkowego świadczenie to nie będzie stanowić podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Ubezpieczenia grupowe

Odpowiedź Z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wyłączone są korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystania z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji (par. 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego). Aby dane świadczenie mogło korzystać z wyłączenia na podstawie tego przepisu, muszą łącznie zostać spełnione następujące warunki:

• prawo do świadczeń musi wynikać z zapisów układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu;
• przybrać postać niepieniężną, tj. mieć charakter materialny, a więc nie stanowić ekwiwalentu w formie pieniężnej;
• zakup przez pracownika oferowanych artykułów, przedmiotów lub usług po cenach niższych niż detaliczne (częściowa odpłatność).

W przypadku pracodawców, którzy nie mają zawartego układu zbiorowego pracy lub nie są zobowiązani do tworzenia regulaminu wynagradzania, korzyści te mogą wynikać z innych przepisów o wynagradzaniu, przy czym przepis nie rozstrzyga wprost jakich. Dla rozstrzygnięcia, czym są „przepisy o wynagradzaniu”, Zakład Ubezpieczeń Społecznych w indywidualnych interpretacjach kieruje się zasadą wynikającą z art. 9 par. 1 kodeksu pracy (dalej: k.p.), zgodnie z którą ilekroć w k.p. jest mowa o prawie pracy, rozumie się przez to przepisy k.p. oraz przepisy innych ustaw i aktów wykonawczych (rozporządzeń), określające prawa i obowiązki pracowników i pracodawców, a także postanowienia układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów i statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy (por. interpretacja indywidualna z 8 maja 2018 r., znak: WPI/200000/43/417/2018 i 15 września 2016 r., znak WPI/200000/43/900/2016). Przepisami płacowymi mogą być zarządzenia, uchwały, regulamin przyznawania świadczeń pozapłacowych (por. interpretacja indywidualna z 2 lipca 2025 r., znak: DI/100000/43/598/2025).

Częściowa odpłatność polega na partycypowaniu pracownika (choćby symbolicznym) w pokryciu kosztów zakupu niektórych artykułów, przedmiotów lub usług. Pracownik uzyska efekt, o którym mowa w przepisie rozporządzenia, wówczas, gdy pracodawca dokona zakupu towarów lub udostępni korzystanie z usług po cenie niższej od tej, do której uiszczenia pracownik byłby zobowiązany w przypadku osobistego (uzyskanego w oderwaniu od zatrudnienia) nabycia tychże dóbr.

Uwaga! W praktyce oznacza to, że wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe będzie podlegała wartość różnicy pomiędzy ceną nabycia usługi a ponoszoną przez pracownika odpłatnością.

Należy również zaznaczyć, że zwolnienie z oskładkowania na podstawie przywołanego przepisu nie dotyczy zdaniem ZUS świadczeń finansowanych w tzw. systemie kafeteryjnym, w którym pracownik otrzymuje do dyspozycji określoną kwotę pieniężną, którą może wydatkować w wybrany przez siebie sposób. Zatem trudno uznać, że forma korzyści materialnej nie ma charakteru świadczenia pieniężnego. System kafeteryjny to forma pakietowego systemu wynagrodzeń, w której pracodawca podejmuje decyzję o wartości pieniężnej pakietu świadczeń, a pracownik o jego elementach składowych. Istotą tego systemu jest indywidualizacja wynagrodzenia poprzez stworzenie pracownikom możliwości dokonywania wyboru świadczeń spośród określonego ich zestawu (por. interpretacja indywidualna z 9 stycznia 2025 r., znak: DI/200000/43/1190/2024).

Premia regulaminowa

Odpowiedź Nie. Z podstawy wymiaru składek wyłączone są składniki wynagrodzenia i inne świadczenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy i zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku (par. 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia składkowego). Brak stosownych zapisów w przepisach płacowych o wypłacaniu składników wynagrodzenia za okresy pobierania ww.świadczeń powoduje, iż nie są one objęte wskazanym zwolnieniem.

Skoro w analizowanej sytuacji w regulaminie wynagradzania jest zapis o zachowaniu prawa do premii za okres pobierania wynagrodzenia chorobowego, to premia ta nie będzie stanowić podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Przywołany przepis nie określa metody ustalenia wysokości części premii zwolnionej z oskładkowania, jeżeli pracownik choruje przez część miesiąca kalendarzowego. W praktyce funkcjonują dwie metody:

• pierwsza przewiduje możliwość zastosowania zasady wyrażonej w par. 11 rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy, zgodnie z którą składnik wynagrodzenia dzieli się przez 30 i otrzymaną kwotę mnoży się przez liczbę dni niezdolności do pracy;
• druga wskazuje, aby składnik wynagrodzenia przysługujący za cały miesiąc podzielić przez liczbę dni kalendarzowych tego miesiąca i pomnożyć przez liczbę dni, za które pobierane jest wynagrodzenie chorobowe.

Tak obliczoną kwotę należy odjąć od składnika wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc. Następnie otrzymaną kwotę wlicza się do podstawy wymiaru składek.

Uwaga! Zgodnie ze stanowiskiem ZUS to pracodawca powinien określić sposób ustalenia wysokości tego przychodu w przepisach obowiązujących u niego – w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania.

Pakiet medyczny w czasie korzystania z urlopów związanych z rodzicielstwem

Odpowiedź Obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym podlegają osoby fizyczne, które na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej są osobami przebywającymi na urlopach wychowawczych lub pobierającymi zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego (art. 6 ust. 1 pkt 19 u.s.u.s.). Przebywanie pracownika na urlopie wychowawczym lub urlopach związanych z rodzicielstwem, za okres których wypłacany jest zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego, stanowi odrębny tytuł (odrębny niż stosunek pracy) do objęcia obowiązkiem ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych jest korzystanie z urlopu wychowawczego, jeżeli osoba ta nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty oraz innych tytułów rodzących obowiązek ubezpieczeń społecznych (art. 6 ust. 1 pkt 19 w związku z art. 9 ust. 6 u.s.u.s.) lub pobieranie zasiłku macierzyńskiego albo zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego bez względu na to, czy pracownik podlega tym ubezpieczeniom z innego tytułu.

Uwaga! Świadczenia opłacane przez pracodawcę (pomimo braku zapisów w przepisach płacowych) za okres przebywania pracownika na urlopie wychowawczym lub urlopach związanych z rodzicielstwem, za które wypłacany jest zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego, nie będą stanowiły podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu stosunku pracy. Prawo do tych świadczeń nie przysługuje bowiem za okres świadczenia pracy, tylko z tytułu przebywania na urlopach wychowawczych lub pobierania zasiłku macierzyńskiego albo zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego, a więc odrębnego od stosunku pracy tytułu do ubezpieczeń (por. interpretacja indywidualna ZUS z 30 czerwca 2025 r., znak DI/200000/43/627/2025).

Dodatek za rozłąkę oraz strawne

Odpowiedź Podstawy wymiaru składek nie stanowi dodatek za rozłąkę wypłacany pracownikom czasowo przeniesionym oraz strawne (pokrycie kosztów wyżywienia) do wysokości diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (par. 2 ust. 1 pkt 18 rozporządzenia składkowego).

Dodatek za rozłąkę wypłacany pracownikom świadczącym czasowo pracę w ramach oddelegowania poza granicami kraju spełnia przesłanki wynikające z par. 2 ust. 1 pkt 18 rozporządzenia składkowego dla wyłączenia go z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne do wysokości diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Aby skorzystać z wyłączenia przewidzianego wskazanym powyżej przepisem, konieczne jest przeniesienie pracownika poza miejsce wykonywania przez niego pracy, które oznaczone jest w zawartej z nim umowie o pracę.

Uwaga! Płatnik nie odprowadza składek na ubezpieczenia społeczne, pod warunkiem że faktycznie nastąpiła rozłąka pracownika z rodziną z powodu pracy poza stałym miejscem pracy lub stałym miejscem zamieszkania. Nie dotyczy to przypadku, gdy płatnik przeniósł czasowo pracownika do pracy poza stałym miejscem pracy, ale w miejscu jego zamieszkania.

Powyższe świadczenie będzie również wyłączone z podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych), gdyż do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób (por. interpretacja indywidualna ZUS z 15 stycznia 2024 r., znak DI/200000/43/4/2024). ©℗