Składki na Fundusz Pracy – kiedy trzeba je opłacać, a kto może skorzystać ze zwolnienia

Od 1 maja 2025 r. zasady opłacania składek na FP reguluje nowa ustawa z 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia. Nie wprowadza ona żadnych zmian w tym zakresie. Przypominamy, jak ustalić status płatnika i podstawę wymiaru składek.

Kto jest płatnikiem składek na Fundusz Pracy

Płatnikami składek na FP są pracodawcy oraz inne jednostki organizacyjne, m.in. za osoby:

pozostające w stosunku pracy lub stosunku służbowym,
wykonujące pracę na podstawie umowy o pracę nakładczą,
wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, oraz za osoby z nimi współpracujące (z wyłączeniem umów uaktywniających z nianiami).

Do płatników składek na FP zalicza się także osoby prowadzące pozarolniczą działalność, które opłacają je za siebie i osoby współpracujące. Opłaca je także płatnik za osoby, które obowiązkowo podlegają z danego tytułu ubezpieczeniom emerytalno-rentowym i które osiągają przychód stanowiący podstawę wymiaru tych składek, w przeliczeniu na okres miesiąca, wynoszący co najmniej tyle, ile minimalne wynagrodzenie za pracę. Obecnie jest to 4666 zł. Składki na FP odprowadza się bez względu na kwotę rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składki emerytalnej i rentowej – tzw. limitu trzydziestokrotności. Składka wynosi 2,45 proc. [przykład 1]

przykład 1

Wynagrodzenie niższe od płacy minimalnej

Pracownik zatrudniony na 1/2 etatu otrzymuje 3000 zł brutto miesięcznie. Mimo obowiązkowych ubezpieczeń z tytułu stosunku pracy pracodawca nie opłaca za niego składek na FP, ze względu na przychód podlegający oskładkowaniu, niższy od płacy minimalnej.

przykład 2

Łączenie pracy na etat ze zleceniem

Osoba jest zatrudniona na 3/4 etatu, z wynagrodzeniem 3700 zł. Oprócz tego wykonuje umowę zlecenia dla innego podmiotu i otrzymuje 1000 zł miesięcznie. W 2025 r. obowiązkowo składkę na FP płaci zarówno zakład pracy, jak i zleceniodawca. Ubezpieczenia emerytalne i rentowe z umowy cywilnej mają w tym przypadku charakter obowiązkowy, a suma obu przychodów przekracza płacę minimalną (razem 4700 zł > 4666 zł).

przykład 3

Przepracowanie części miesiąca

Pracownik został zatrudniony od 10 czerwca br. na pełny etat z wynagrodzeniem 5000 zł. Wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca wyniosło 3500 zł. Za czerwiec składka na FP należna jest od wyliczonej kwoty 3500 zł, gdyż w przeliczeniu na miesiąc wynagrodzenie jest co najmniej równe płacy minimalnej.

przykład 4

Powrót po urlopie rodzicielskim

Pracownica powróciła do pracy po urlopie rodzicielskim przysługującym jej do 17 czerwca 2025 r. W tym przypadku, za tę osobę pracodawca nie opłaca składek na FP przez okres 36 miesięcy liczony od 1 lipca 2025 r. do 30 czerwca 2028 r.

przykład 5

Wypoczynek a obowiązek opłacania składek

Pracownik zatrudniony na pełen etat zakończył urlop macierzyński 10 czerwca 2025 r. Od 11 czerwca do 10 lipca 2025 r. przebywa na urlopie wypoczynkowym. Pracodawcy przysługuje zwolnienie z opłacania składek na FP, począwszy od 1 lipca 2025 r., a nie 1 sierpnia. 30 czerwca pracownik otrzyma wynagrodzenie urlopowe za czerwiec. Od tego przychodu, za czerwiec, pracodawca musi jeszcze zapłacić składkę na FP.

przykład 6

Wykonywanie pracy w trakcie korzystania z urlopów

Pracownica bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego korzysta z urlopu rodzicielskiego, który został jej udzielony do końca września 2025 r. Urlop rodzicielski łączy ona z wykonywaniem pracy u swojego pracodawcy, w wymiarze 1/2 etatu. W tym czasie przysługuje jej miesięczne wynagrodzenie w wysokości 2800 zł. Zwolnienie z obowiązku opłacania składek na FP za tę pracownicę przysługuje pracodawcy od dnia 1 października 2025 r. Oznacza to, że od przychodów uzyskiwanych w okresie łączenia pracy i urlopu pracodawca zobowiązany jest opłacać składki na FP. ©℗

Przychody z kilku źródeł

W przypadku, gdy ubezpieczony osiąga przychody z kilku źródeł, od których obowiązkowo są opłacane składki na ubezpieczenia emerytalno-rentowe, i łącznie, ze wszystkich tych źródeł, w przeliczeniu na miesiąc, podstawa dorówna wysokości płacy minimalnej lub ją przewyższy, wówczas każdy z płatników odprowadza składki na FP. Osoba osiągająca przychody od różnych płatników składa stosowne oświadczenie każdemu z nich. Na podstawie takiej informacji wszyscy płatnicy mogą ustalić obowiązek w zakresie zapłaty składek na FP. [przykład 2]

Przeliczenie podstawy na miesiąc

Przeliczenie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na okres miesiąca to ustalenie, jaka byłaby ta podstawa, gdyby praca była wykonywana przez pełny miesiąc. Jeśli wynosiłaby ona co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę, składka na FP jest należna. Przeliczenia dokonuje się, gdy co najmniej minimalne wynagrodzenie nie zostało osiągnięte ze względu na nieobecność powodującą zmniejszenie pensji. Tak może być w razie:

rozpoczęcia/zakończenia zatrudnienia w trakcie miesiąca,
nieobecności spowodowanej chorobą, urlopem bezpłatnym czy wychowawczym albo
nieobecności nieusprawiedliwionej.

W przypadku pracownika pełnoetatowego zawsze składka jest należna, gdyż ma on zagwarantowaną płacę minimalną w razie przepracowania pełnego miesiąca. Przeliczenia na okres pełnego miesiąca nie dokonuje się̨ u pracowników niepełnoetatowych, których przychód stanowiący postawę̨ wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest niższy niż̇ minimalne wynagrodzenie.

Uwaga! Przeliczenia podstawy składkowej na okres miesiąca dokonuje się wyłącznie w celu ustalenia obowiązku opłacania składki na FP za dany miesiąc. Samą składkę natomiast nalicza się od faktycznego przychodu. [przykład 3]

Katalog zwolnień ze składek na Fundusz Pracy określa ustawa

Pracodawca może być zwolniony z obowiązku opłacania składek na FP w przypadkach wymienionych w ustawie.

W przypadku, gdy osiągnięcie powyższego wieku następuje w trakcie miesiąca kalendarzowego, zwolnienie z obowiązku opłacania składki następuje dopiero od następnego miesiąca. Jedynie w przypadku pracowników, których 55. lub 60. urodziny przypadają̨ pierwszego dnia danego miesiąca, zwolnienie przysługuje już̇ od tego miesiąca. Oznacza to, ż̇e od wszystkich przychodów stanowiących podstawę̨ wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, uzyskanych począwszy od miesiąca, od którego przysługuje przedmiotowe zwolnienie, składki na ten fundusz nie są̨ już należne.

Pracownicy powracający z urlopu macierzyńskiego

Zwolnienie dotyczy też pracowników powracających z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego lub urlopu wychowawczego. Ze względu na to, że powyższe urlopy przysługują wyłącznie pracownikom na podstawie kodeksu pracy, zwolnienie ma zastosowanie do tej grupy ubezpieczonych, w okresie 36 miesięcy począwszy od pierwszego miesiąca po powrocie z danego rodzaju urlopu. Odnosi się to do tego pracodawcy, który wcześniej go udzielił.

Ulga nie przysługuje w stosunku do pracowników, którzy zawarli dodatkowo z pracodawcą umowę̨ zlecenia/umowę o dzieło lub jeżeli w ramach takiego kontraktu będą̨ wykonywali pracę na rzecz swojego pracodawcy. Zwolnienie to nie obejmuje przychodów uzyskiwanych z tytułu świadczenia pracy na podstawie tej umowy. Zatem, dla celów zwolnienia rozgranicza się przychody z obu rodzajów umów (o pracę oraz cywilnej), mimo że podlegają sumowaniu przy ustalaniu podstawy składek społecznych i są traktowane jak przychód ze stosunku pracy.

Okres 36 miesięcy zwolnienia z opłacania składek na FP należy liczyć́ od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło zakończenie urlopu. [przykład 4]

Zwolnienie z obowiązku opłacania składek na omawiany fundusz należy odnosić́ do kwot stanowiących podstawę̨ wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, bez stosowania ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych (tzw. limit 30-krotności), wypłaconych bądź postawionych do dyspozycji pracownika w okresie przysługującego zwolnienia. Nie ma znaczenia, za jaki okres wynagrodzenia są należne.

W wielu przypadkach bezpośrednio po powrocie z urlopu związanego z rodzicielstwem pracownik korzysta z urlopu wypoczynkowego, zwolnienia lekarskiego lub dni wolnych od pracy z tytułu opieki nad dzieckiem w wieku do 14 lat. Wtedy uznaje się, że jego powrót do pracy nastąpił po zakończeniu urlopu, a nie od daty faktycznego podjęcia pracy po tej danej nieobecności. Wówczas początkiem 36-miesięcznego okresu zwolnienia z opłacania składek za daną osobę̨ jest pierwszy dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło jego zakończenie. [przykład 5]

W przypadku pracownika, który po urlopie macierzyńskim korzysta z urlopu rodzicielskiego, a potem wychowawczego, 36-miesięczny okres zwolnienia z obowiązku opłacania składek na Fundusz Pracy należy liczyć́ od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło zakończenie ostatniego z tych urlopów. Odnosi się to do sytuacji, gdy pracownik łączy korzystanie z urlopu rodzicielskiego czy urlopu wychowawczego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu. Kodeks pracy zezwala na takie rozwiązanie. Wówczas zwolnienie z obowiązku opłacania składek na FP w odniesieniu do przychodów osiąganych w okresie wykonywania pracy w trakcie korzystania z powyższych urlopów nie przysługuje. [przykład 6]

Inne zwolnienia

Składek nie opłaca się także za:

pracowników młodocianych, zatrudnionych w ramach umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,
osoby przebywające na urlopach wychowawczych oraz pobierające zasiłek macierzyński,
osoby zatrudnione, które ukończyły 50. rok życia i w okresie 30 dni przed zatrudnieniem pozostawały w ewidencji bezrobotnych powiatowego urzędu pracy – przez okres 12 miesięcy począwszy od pierwszego miesiąca po zawarciu umowy o pracę,
skierowanych zatrudnionych bezrobotnych, którzy nie ukończyli 30. roku życia – przez okres 12 miesięcy począwszy od pierwszego miesiąca po zawarciu umowy o pracę. ©℗