Kto jest uprawniony do korzystania ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych? [Poradnia z zakresu ZFŚS]

Lista osób uprawnionych do korzystania z funduszu może być powtórzeniem katalogu uprawnionych zawartego w art. 2 pkt 5 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o ZFŚS). Jest on następujący:

• pracownicy i ich rodziny,
• emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny,
• inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu.

Pracodawca może wskazać dodatkowo inną grupę lub grupy uprawnionych. Niedozwolone jest tylko zawężenie katalogu uprawnionych określonego ustawą o ZFŚS. Na przykład niewymienienie przez pracodawcę wśród uprawnionych emerytów i rencistów – byłych pracowników zakładu pracy i ich rodzin ‒ to regulacja sprzeczna z ustawą o ZFŚS, a więc nieważna z mocy prawa. Pracodawca może jednak poszerzyć krąg uprawnionych np. o zleceniobiorców i ich rodziny.

Podstawową grupę uprawnionych do korzystania z ZFŚS stanowią pracownicy i ich rodziny. Dotyczy to zatrudnionych na czas nieokreślony i określony, zarówno w pełnym wymiarze czasu pracy, jak i na część etatu. Znaczenia nie ma ani staż pracy, ani podstawa powstania stosunku pracy: umowa o pracę, powołanie, mianowanie czy spółdzielczy stosunek pracy. Pracownikom przebywającym na urlopach wychowawczych i zatrudnionym w celu przygotowania zawodowego także przysługuje prawo do świadczeń z ZFŚS. W przypadku członków rodzin pracowników uprawnionych do świadczeń z funduszu chodzi o:

• pozostające na utrzymaniu i wychowaniu dzieci własne, przysposobione oraz przyjęte na wychowanie w ramach rodziny zastępczej,
• dzieci współmałżonków,
• pozostające na utrzymaniu osoby uprawnionej wnuki i rodzeństwo w wieku do lat 18, a jeżeli się uczą – do czasu ukończenia nauki, nie dłużej niż do ukończenia 25. roku życia – niezależnie od pobierania lub niepobierania zasiłku rodzinnego,
• wskazane wyżej osoby, w stosunku do których orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności – bez względu na wiek,
• współmałżonków, również pracujących w innych zakładach pracy.

Jak co najmniej dwóch pracodawców ma prowadzić wspólną obsługę funduszu?

Tak. Podstawą prowadzenia wspólnej działalności socjalnej przez dwóch lub więcej pracodawców jest umowa cywilnoprawna między nimi. Jej zawarcie zwykle poprzedzają rokowania co do:

przedmiotu wspólnej działalności socjalnej,

• zasad jej prowadzenia,
• sposobu rozliczeń,
• trybu wypowiedzenia i rozwiązania umowy,
• zakresu wspólnej działalności (tj. czy będzie obejmować pełne środki funduszy pracodawców, czy tylko ich część).

Wypracowanie wspólnego stanowiska nie należy jednak do samych pracodawców. W tym wypadku zastosowanie znajdują odpowiednie przepisy o trybie uzgodnień z organizacją związkową lub organizacjami związkowymi przy ustalaniu regulaminu funduszu świadczeń socjalnych. W zależności od tego, czy u każdego z pracodawców, którzy chcą zawrzeć umowę, działają pojedyncze organizacje związkowe, czy kilka organizacji, inny będzie charakter tych uzgodnień. Identycznie jak ma to miejsce przy wydawaniu regulaminu, sprzeciw organizacji związkowej, podobnie jak negatywne uzgodnione stanowisko wszystkich działających u pracodawcy organizacji związkowych, uniemożliwi zawarcie umowy o prowadzeniu wspólnej działalności socjalnej. Jeśli kilka organizacji związkowych nie uzgodni wspólnego stanowiska, to ich opinie nie będą wiążące dla pracodawcy. Z uwagi na to, że uzgodnienia obejmują organizacje związkowe działające u wszystkich pracodawców, których ma objąć umowa, może się okazać, iż sprzeciw jednej organizacji związkowej może zablokować jej zawarcie.

Co należy do obowiązków pracodawcy w zakresie administrowania środkami ZFŚS?

Pracodawca administruje środkami ZFŚS (art. 10 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; dalej: ustawa o ZFŚS). Dzieli on środki finansowe na poszczególne rodzaje działalności socjalnej oraz, w ramach tak rozdysponowanych kwot, przyznaje świadczenia z funduszu poszczególnym osobom uprawnionym. Musi on także zapewnić techniczno-organizacyjną obsługę funkcjonowania funduszu.

Ponadto powinien określić (w porozumieniu ze związkami) zasady i kryteria przyznawania świadczeń z ZFŚS osobom uprawnionym. W regulaminie ZFŚS, a także w regulaminie organizacyjnym i instrukcji obiegu dokumentów, powinny być zamieszczone szczegółowe zasady administrowania funduszem. ZFŚS będzie działał efektywnie, gdy będą opracowane jasne reguły ubiegania się o świadczenia socjalne, oszacowany przybliżony budżet ZFŚS na podstawie planowanej przeciętnej liczby zatrudnionych, a także dokonywana analiza sytuacji dochodowej, życiowej i zdrowotnej wszystkich osób uprawnionych. Ponadto trzeba sporządzić plan finansowy i utworzyć w nim rezerwy na nieprzewidziane wydatki.

Przyznawanie świadczeń z ZFŚS poszczególnym osobom uprawnionym jest jednym z elementów administrowania. Ma ono charakter uznaniowy. Jeśli nawet dana osoba znajduje się w katalogu uprawnionych do korzystania z funduszu, nie przesądza to jeszcze, że otrzyma jakiekolwiek świadczenie. Nie służy jej z tytułu przynależenia do kategorii osób uprawnionych jakiekolwiek roszczenie względem pracodawcy o jego wypłatę. Najważniejsze jest zachowanie kryterium socjalnego. W przeciwnym wypadku pracodawca może być narażony na roszczenia o zwrot nieprawidłowo wydatkowanych środków (takie prawo mają związki zawodowe) i zakwestionowanie takich wydatków np. przez Państwową Inspekcję Pracy. Jeżeli pracodawca będzie przestrzegał zasady przyznawania świadczeń z ZFŚS przy uwzględnieniu sytuacji rodzinnej, życiowej i materialnej pracownika, to w praktyce uniemożliwi to przyznawanie pomocy socjalnej wszystkim uprawnionym w jednakowej wysokości. W regulaminie ZFŚS należy umieścić zapisy precyzujące katalog osób, które mogą ubiegać się o świadczenia z funduszu, oraz cele, na jakie mogą być wydatkowane pozostające do dyspozycji środki finansowe, ale również uściślające, jak powinna się kształtować sytuacja rodzinna, życiowa lub materialna pracownika dla uzyskania danego rodzaju świadczenia w określonej wysokości.

Pracodawca, w którego zakładzie pracy funkcjonuje ZFŚS, zobowiązany jest do terminowego dokonywania odpisów na ten fundusz.

Pracodawca lub osoba będąca w imieniu pracodawcy odpowiedzialna za wykonanie przepisów ustawy o ZFŚS, która nie wykonuje jej przepisów albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy, podlega karze grzywny. Takim wykroczeniem może być np.:

• niedokonywanie odpisów na ZFŚS,
• nieutworzenie funduszu w sytuacji, gdy pracodawca jest do tego zobowiązany,
• niezgodne z przepisami wydatkowanie środków funduszu (bez uwzględnienia sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionych),
• nieterminowe przekazywanie środków na rachunek ZFŚS.

Na jakie cele można przyznać pożyczkę z ZFŚS?

Pożyczki z ZFŚS mogą być przyznawane wyłącznie na cele mieszkaniowe. Nie można ich udzielać np. na kupno telewizora, sprzętu AGD, samochodu. Pracodawcy tworzący ZFŚS mogą udzielać osobom uprawnionym do korzystania z funduszu zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na: budowę lokalu mieszkalnego w domu wielorodzinnym lub budowę domu jednorodzinnego, zakup lokalu mieszkalnego lub domu jednorodzinnego na rynku pierwotnym lub wtórnym, modernizację i przebudowę pomieszczeń niemieszkalnych na lokal mieszkalny, modernizację i remont mieszkania lub domu, wykup lokalu na własność, pomoc finansową na zmniejszenie bieżących wydatków mieszkaniowych. Warunkiem udzielenia takiej pomocy jest zawarcie stosownej umowy między pracodawcą a osobą korzystającą z pomocy (art. 2 pkt 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych). Przepisy nie precyzują rodzajów wydatków mieszkaniowych, jakie mogą być finansowane z funduszu. Decyzje w tych sprawach podejmują tworzący fundusz. Wydatki te powinny być określone w regulaminie funduszu, uzgadnianym bądź z zakładowymi organizacjami związkowymi, bądź (jeżeli takie organizacje w zakładzie nie działają) z przedstawicielem pracowników. Regulamin powinien przede wszystkim określać: na jakie rodzaje pomocy mieszkaniowej przeznaczone są pożyczki oraz zasady i tryb ubiegania się o pożyczkę, a także rozpatrywania wniosków, warunki jej udzielania. Im bardziej szczegółowo zasady udzielania pomocy zostaną uregulowane w regulaminie, tym lepiej będą zabezpieczone interesy funduszu (a pośrednio – osób uprawnionych do korzystania z pomocy), a także pracodawcy jako dysponenta funduszu.

Pomoc mieszkaniowa (zwrotna i bezzwrotna) z ZFŚS ma charakter celowy, dlatego pracodawca jako administrator funduszu ma obowiązek dopilnować prawidłowości wykorzystywania jego środków. Obowiązkiem pracodawcy jest zebranie od wnioskodawcy (lub już pożyczkobiorcy) dokumentów dowodzących, na jaki cel zamierza przeznaczyć pomoc. Należy żądać udokumentowania prawidłowości wydatkowanych pieniędzy. Szczegóły dotyczące rodzaju dokumentów, które będą akceptowane przy udzielaniu pożyczek, powinny być zamieszczone w regulaminie ZFŚS. To właśnie regulamin powinien rozstrzygać, jakiego rodzaju pomoc mieszkaniową świadczy zakład, w jakiej wysokości i czy wszyscy pracownicy są uprawnieni do skorzystania z niej.

Kto może wypłacać świadczenie urlopowe?

Nie. Zgodnie z art. 3 ust. 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o ZFŚS) świadczenie urlopowe może być wypłacane wyłącznie przez pracodawców spoza sfery budżetowej, zatrudniających według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Przypomnijmy, że jednostka budżetowa, czyli pracodawca ze sfery budżetowej, tworzy ZFŚS obowiązkowo i to bez względu na liczbę pracowników. Nie ma więc wyboru między tworzeniem ZFŚS a wypłatą świadczenia urlopowego.

Trzeba zwrócić uwagę na specyficzną sytuację jednostki oświatowej, która wypłaca świadczenie urlopowe dla nauczycieli na podstawie Karty nauczyciela. Jest to jednak inny rodzaj świadczenia urlopowego niż ten wypłacany na podstawie ustawy o ZFŚS. Nazwa tych świadczeń jest tożsama, jednak ich charakter jest różny. Karta nauczyciela w sposób kompleksowy reguluje zasady wypłaty i wysokość świadczenia urlopowego dla nauczycieli. Jest ono wypłacane nauczycielom do końca sierpnia każdego roku w wysokości odpisu podstawowego, o którym mowa w ustawie o ZFŚS. Ustala się je w danym roku obrachunkowym proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy i okresu zatrudnienia nauczyciela w danym roku szkolnym.

W jednostkach oświatowych należących do sektora publicznego ZFŚS jest tworzony obowiązkowo. Dlatego też tego typu placówek nie dotyczą zapisy ustawy o ZFŚS odnoszące się do świadczenia urlopowego. Pracownikom jednostek oświatowych niebędącym nauczycielami, których dotyczą przepisy ustawy o ZFŚS, nie przysługuje więc świadczenie urlopowe. ©℗