Zgodnie z ogólną zasadą płatnik nie zgłasza uczącego się zleceniobiorcy do ubezpieczeń społecznych do ukończenia przez niego 26. roku życia. Sytuacja się zmienia, gdy zatrudni go także na umowę o pracę
Umowa zlecenia co do zasady stanowi tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalno-rentowych, wypadkowego oraz zdrowotnego. Jednak pewna grupa zleceniobiorców, mimo zawarcia i wykonywania takiej umowy cywilnej, w ogóle nie podlega tym ubezpieczeniom. Dotyczy to uczniów szkół ponadpodstawowych oraz studentów do ukończenia 26 lat. Osoby te, dopóki nie osiągną podanej granicy wieku, dopóty nie są obejmowane ubezpieczeniami z tytułu umowy zlecenia ani obowiązkowo, ani dobrowolnie.
Dla celów ubezpieczeń społecznych uznaje się, że uczniem do 31 sierpnia każdego roku jest osoba, która:
- kontynuuje naukę w tej samej szkole,
- skończyła szkołę i rozpoczyna naukę w szkole, w której rok szkolny rozpoczyna się 1 września,
- ukończyła szkołę i nie kontynuuje nauki.
Osoba, która przedstawi zaświadczenie o przyjęciu na studia wyższe, będzie uznawana za ucznia do 30 września.
Studentem jest osoba przyjęta na studia, która rozpoczyna studia i nabywa prawa studenta z chwilą złożenia ślubowania. Studia są prowadzone:
- na poziome pierwszego lub drugiego stopnia albo na jednolitych studiach magisterskich;
- na profilu:
‒ praktycznym, na którym ponad połowa punktów ECTS jest przypisana zajęciom kształtującym umiejętności praktyczne,
‒ ogólnoakademickim, na którym ponad połowa punktów ECTS jest przypisana zajęciom związanym z prowadzoną w uczelni działalnością naukową.
Przy ustalaniu obowiązku ubezpieczeń społecznych studenta zleceniobiorcy nie ma znaczenia jego obywatelstwo ani kraj odbywania przez niego studiów.
Nie są natomiast studentami uczestnicy studiów doktoranckich ani studiów podyplomowych. [przykład 1]
Podwójne zatrudnienie
Wyjątkowo są traktowani studenci zleceniobiorcy, którzy z podmiotem, dla którego pracują, nawiążą jeszcze stosunek pracy. Wówczas ich sytua cja pod względem ubezpieczenia się zmienia. Wynika to z definicji pracownika skonstruowanej dla potrzeb ubezpieczeń społecznych. Pracownikiem jest bowiem nie tylko osoba pozostająca w stosunku pracy, lecz także osoba wykonująca pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, albo umowy o dzieło, jeżeli umowę taką zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy (art. 8 ust. 1 oraz 2a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 497).
Zatem w przypadku zawarcia umowy zlecenia z własnym pracownikiem, który jest jednocześnie studentem lub uczniem w wieku do 26 lat, z tytułu umowy zlecenia należy opłacać wszystkie składki na ubezpieczenia społeczne, tj. na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe oraz zdrowotne. W takiej sytuacji bowiem umowa zlecenia jest traktowana w zakresie ubezpieczeń społecznych jak umowa o pracę. [przykład 2]
Wynagrodzenie z przesunięciem
W praktyce może wystąpić sytuacja, w której zleceniobiorca utraci status studenta, np. sam zrezygnuje z nauki lub ją ukończy, a dalej współpracuje ze zleceniodawcą. Może być też tak, że były student zakończy wykonywanie umowy zlecenia i dostanie posadę jako pracownik albo też zleceniobiorcy podlegającemu dotychczas wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu ze względu na zbieg tytułów do ubezpieczeń emerytalno-rentowych jeden tytuł wygaśnie i z umowy zlecenia zacznie podlegać również ubezpieczeniom społecznym. W tych przypadkach się zdarza, że wynagrodzenie ze zlecenia zostaje wypłacone w kolejnym miesiącu, kiedy osoba już podlega ubezpieczeniom według innego schematu lub z innego tytułu. Powstaje pytanie, czy i jak wtedy rozliczyć składki od tego wynagrodzenia – czy liczy się model ubezpieczeń na moment wypłaty wynagrodzenia, czy w okresie wykonywania zlecenia.
W piśmie z 18 stycznia 2024 r., znak DI/100000/43/1263/2023, ZUS wyjaśnił, że dla ustalenia obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne kluczowe i pierwszorzędne znaczenie ma ustalenie okresu podlegania ubezpieczeniom społecznym z tytułu umowy zlecenia, a dopiero po dokonaniu tego ustalenia należy ustalać wysokość podstawy wymiaru składki, termin i sposób jej rozliczenia.
Obowiązek podlegania ubezpieczeniom społecznym jest nadrzędny wobec obowiązku zapłaty składek na ubezpieczenia społeczne, obowiązek składkowy zaś ma charakter pochodny (wtórny) wobec obowiązku podlegania ubezpieczeniom. Innymi słowy, obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne istnieje (może istnieć) tylko wtedy, gdy istnieje obowiązek ubezpieczeń społecznych (obowiązek podlegania tym ubezpieczeniom).
Skoro obowiązek opłacania składek stanowi kwestię pochodną względem obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym, to nie ma uzasadnienia dla opłacania składek za okres, w którym dana osoba (tu mająca status studenta) w ogóle nie była objęta obowiązkiem ubezpieczeń społecznych.
O obowiązku opłacenia składek na ubezpieczenia społeczne decyduje to, za jaki okres przysługuje wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia, a nie to, kiedy zostanie wypłacone. Nie decyduje termin wypłaty wynagrodzenia, lecz jego źródło oraz okres, za który jest należne (okres niepodlegania ubezpieczeniom społecznym).
To zupełnie inne podejście niż wcześniejsze zaprezentowane w interpretacji z 25 września 2023 r., znak WPI/200000/43/890/2023. Wówczas ZUS powiązał obowiązek składkowy z terminem wypłaty wynagrodzenia. Uznał, że jeśli zleceniobiorca utracił status studenta w trakcie miesiąca, a jego wynagrodzenie zostało wypłacone w kolejnym miesiącu, w którym podlegał już ubezpieczeniom na zasadach ogólnych, to całe wynagrodzenie podlega oskładkowaniu, również należne za okres, kiedy w ogóle nie był zgłoszony do ubezpieczeń jako student. Takie stanowisko zasługiwało na krytykę. Termin wypłaty wynagrodzenia nie może bowiem determinować samego obowiązku ubezpieczeniowego.
Zatem kierując się tegoroczną interpretacją, która zresztą była wcześniej stosowana w praktyce, jeśli wynagrodzenie jest należne za okres wykonywania zlecenia:
- z którego osoba podlegała jedynie ubezpieczeniu zdrowotnemu ‒ to należy pobrać tylko składkę zdrowotną;
- kiedy zleceniobiorca nie podlegał żadnym ubezpieczeniom – to nie należy pobierać składek.
Nie ma znaczenia, kiedy następuje wypłata wynagrodzenia.
Praktyczne zastosowanie tych zasad przedstawiono na przykładzie. [przykład 3 s. D1] ©℗
przykład 1
Od którego dnia zgłosić do ZUS
W spółce z o.o. na umowę zlecenia pracuje student piątego roku studiów magisterskich. Ukończył on 28 czerwca 2024 r. 26 lat. Spółka jako płatnik składek powinna zgłosić studenta do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego od 28 czerwca br. Przy obliczaniu wieku osoby fizycznej termin upływa z początkiem jego ostatniego dnia (art. 112 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. ‒ Kodeks cywilny; t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1610; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 653). Oznacza to, że jeśli zleceniobiorca urodził się 28 czerwca, to kolejny rok życia kończy o północy z 27 na 28 czerwca następnego roku. Składki za czerwiec należy rozliczyć od części wynagrodzenia przysługującego od 28 do 30 czerwca br.
przykład 2
Łączne oskładkowanie
W firmie jest zatrudniona na umowę zlecenia osoba w wieku 22 lat, która pobiera naukę na studiach licencjackich. Od 1 lipca 2024 r. podpisała ze zleceniodawcą umowę o pracę na czas określony. Mimo że spełnia warunki w zakresie edukacji oraz co do wieku i rodzaju umowy, od 1 lipca stała się pracownikiem. Podlega wszystkim ubezpieczeniom z tytułu stosunku pracy, a wynagrodzenie ze zlecenia będzie wliczone do podstawy wymiaru składek ze stosunku pracy.
przykład 3
Stawka godzinowa
Firma zatrudnia studenta w wieku 23 lat na umowę zlecenia ze stawką godzinową 30 zł. Od 24 czerwca nawiązała z nim dodatkowo umowę o pracę na ½ etatu, z wynagrodzeniem 2150 zł. Umowa zlecenia nadal trwa. Wynagrodzenie za prace zlecone w czerwcu zostanie wypłacone 10 lipca, a za lipiec wynagrodzenie będzie wypłacone 9 sierpnia. Jak rozliczyć składki za czerwiec i lipiec, jeżeli pierwsze wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę, tj. za czerwiec, zostało wypłacone 28 czerwca, a kolejne pod koniec lipca?
Pracownicy są obejmowani wszystkimi ubezpieczeniami od dnia nawiązania stosunku pracy, którym jest dzień określony w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy. Pracownika zgłasza do ubezpieczeń płatnik (pracodawca) na druku ZUS ZUA z kodem tytułu ubezpieczeń 0110xx w ciągu 7 dni od daty powstania obowiązku w tym zakresie. Nie należy składać odrębnego zgłoszenia z tytułu zlecenia. Rozliczanie składek będzie jednak polegało na tym, że ich podstawą będzie suma wynagrodzenia z etatu i za wykonanie zlecenia.
Pierwsze rozliczenie uczącego się pracownika nastąpi za czerwiec, w którym dokonano wypłaty wynagrodzenia za przepracowaną na etacie część tego miesiąca. Składki za dany miesiąc są bowiem należne tylko od przychodu stanowiącego podstawę ich wymiaru, osiągniętego przez ubezpieczonego w tym miesiącu. Ponieważ w czerwcu pracownik uzyskał, oprócz wynagrodzenia ze zlecenia za maj, jeszcze płacę z etatu, płatnik wykaże je w raporcie imiennym ZUS RCA za czerwiec. W czerwcu pracownik uzyskał:
• 10 czerwca – przychód z tytułu umowy zlecenia wykonywanej w maju 2024 r.,
• 28 czerwca – przychód z tytułu umowy o pracę (wynagrodzenie za okres od 24 do 30 czerwca).
W raporcie imiennym ZUS RCA za czerwiec należy wykazać tylko kwotę wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę. Wynagrodzenie wypłacone 10 czerwca jest należne za wykonanie umowy zlecenia za maj, kiedy przychód z tytułu tej umowy w ogóle nie stanowił podstawy wymiaru składek.
Wynagrodzenia za przepracowaną na umowę o pracę część czerwca należy ustalić w następujący sposób:
2150 zł : 80 godz. (wymiar czasu pracy w czerwcu dla 1/2 etatu) = 26,88 zł
26,88 zł x 60 godz. (czas nieprzepracowany w okresie od 1 do 23 czerwca) = 1612,80 zł
2150 zł – 1612,80 zł = 537,20 zł
Kolejne rozliczenie, które wymaga omówienia, dotyczy lipca, kiedy to pracownik, zgodnie z przyjętymi terminami wypłat, otrzyma:
• 10 lipca – wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia wykonywanej w czerwcu 2024 r.,
• 31 lipca – wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę za lipiec 2024 r.
Lipcową podstawę wymiaru składek będzie stanowiło skumulowane wynagrodzenie z obu umów, z tym że do pensji z etatu należy doliczyć tylko tę część wynagrodzenia ze zlecenia, która przypadła w czerwcu na okres pokrywania się stosunku pracy i cywilnoprawnego. Od 1 do 23 czerwca student nie miał tytułu do żadnych ubezpieczeń, dlatego wynagrodzenie ze zlecenia wykonanego w czerwcu należy podzielić na część oskładkowaną i bez składek. Innymi słowy, płatność ze zlecenia będzie oskładkowana w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia na etacie. Przepisy nie wskazują sposobu ustalenia takiego wynagrodzenia, jeśli zostało ono określone w stawce miesięcznej. Przy wynagrodzeniu godzinowym oczywiście łatwiej to ustalić. Jednak gdy w grę wchodziłaby stała stawka kwotowa, przyjmuje się, że wynagrodzenie za cały miesiąc dzieli się przez liczbę dni kalendarzowych tego miesiąca i mnoży przez liczbę dni, w których jednocześnie trwał stosunek pracy i tym samym zlecenie stało się obowiązkowym tytułem do ubezpieczeń.
Łączną podstawę wymiaru składek do ZUS za lipiec należy ustalić w następujący sposób:
• wynagrodzenie ze zlecenia za okres od 24 do 30 czerwca (załóżmy, że według ewidencji były to 33 godziny): 990 zł (30 zł x 33 godz.),
• wynagrodzenie z etatu za cały lipiec – 2150 zł,
• łączna podstawa wymiaru składek społecznych za lipiec – 3140 zł. ©℗
