Jak rozliczyć składki za studenta pracującego na zlecenie i etat

Zgodnie z ogólną zasadą płatnik nie zgłasza uczącego się zleceniobiorcy do ubezpieczeń społecznych do ukończenia przez niego 26. roku życia. Sytuacja się zmienia, gdy zatrudni go także na umowę o pracę

Umowa zlecenia co do zasady stanowi tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalno-rentowych, wypadkowego oraz zdrowotnego. Jednak pewna grupa zleceniobiorców, mimo zawarcia i wykonywania takiej umowy cywilnej, w ogóle nie podlega tym ubezpieczeniom. Dotyczy to uczniów szkół ponadpodstawowych oraz studentów do ukończenia 26 lat. Osoby te, dopóki nie osiągną podanej granicy wieku, dopóty nie są obejmowane ubezpieczeniami z tytułu umowy zlecenia ani obowiązkowo, ani dobrowolnie.

Dla celów ubezpieczeń społecznych uznaje się, że uczniem do 31 sierpnia każdego roku jest osoba, która:

• kontynuuje naukę w tej samej szkole,
• skończyła szkołę i rozpoczyna naukę w szkole, w której rok szkolny rozpoczyna się 1 września,
• ukończyła szkołę i nie kontynuuje nauki.

Osoba, która przedstawi zaświadczenie o przyjęciu na studia wyższe, będzie uznawana za ucznia do 30 września.

Studentem jest osoba przyjęta na studia, która rozpoczyna studia i nabywa prawa studenta z chwilą złożenia ślubowania. Studia są prowadzone:

• na poziome pierwszego lub drugiego stopnia albo na jednolitych studiach magisterskich;
• na profilu:

‒ praktycznym, na którym ponad połowa punktów ECTS jest przypisana zajęciom kształtującym umiejętności praktyczne,

‒ ogólnoakademickim, na którym ponad połowa punktów ECTS jest przypisana zajęciom związanym z prowadzoną w uczelni działalnością naukową.

Przy ustalaniu obowiązku ubezpieczeń społecznych studenta zleceniobiorcy nie ma znaczenia jego obywatelstwo ani kraj odbywania przez niego studiów.

Nie są natomiast studentami uczestnicy studiów doktoranckich ani studiów podyplomowych. [przykład 1]

Podwójne zatrudnienie

Wyjątkowo są traktowani studenci zleceniobiorcy, którzy z podmiotem, dla którego pracują, nawiążą jeszcze stosunek pracy. Wówczas ich sytua cja pod względem ubezpieczenia się zmienia. Wynika to z definicji pracownika skonstruowanej dla potrzeb ubezpieczeń społecznych. Pracownikiem jest bowiem nie tylko osoba pozostająca w stosunku pracy, lecz także osoba wykonująca pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, albo umowy o dzieło, jeżeli umowę taką zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy (art. 8 ust. 1 oraz 2a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 497).

Zatem w przypadku zawarcia umowy zlecenia z własnym pracownikiem, który jest jednocześnie studentem lub uczniem w wieku do 26 lat, z tytułu umowy zlecenia należy opłacać wszystkie składki na ubezpieczenia społeczne, tj. na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe oraz zdrowotne. W takiej sytuacji bowiem umowa zlecenia jest traktowana w zakresie ubezpieczeń społecznych jak umowa o pracę. [przykład 2]

Wynagrodzenie z przesunięciem

W praktyce może wystąpić sytuacja, w której zleceniobiorca utraci status studenta, np. sam zrezygnuje z nauki lub ją ukończy, a dalej współpracuje ze zleceniodawcą. Może być też tak, że były student zakończy wykonywanie umowy zlecenia i dostanie posadę jako pracownik albo też zleceniobiorcy podlegającemu dotychczas wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu ze względu na zbieg tytułów do ubezpieczeń emerytalno-rentowych jeden tytuł wygaśnie i z umowy zlecenia zacznie podlegać również ubezpieczeniom społecznym. W tych przypadkach się zdarza, że wynagrodzenie ze zlecenia zostaje wypłacone w kolejnym miesiącu, kiedy osoba już podlega ubezpieczeniom według innego schematu lub z innego tytułu. Powstaje pytanie, czy i jak wtedy rozliczyć składki od tego wynagrodzenia – czy liczy się model ubezpieczeń na moment wypłaty wynagrodzenia, czy w okresie wykonywania zlecenia.

W piśmie z 18 stycznia 2024 r., znak DI/100000/43/1263/2023, ZUS wyjaśnił, że dla ustalenia obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne kluczowe i pierwszorzędne znaczenie ma ustalenie okresu podlegania ubezpieczeniom społecznym z tytułu umowy zlecenia, a dopiero po dokonaniu tego ustalenia należy ustalać wysokość podstawy wymiaru składki, termin i sposób jej rozliczenia.

Obowiązek podlegania ubezpieczeniom społecznym jest nadrzędny wobec obowiązku zapłaty składek na ubezpieczenia społeczne, obowiązek składkowy zaś ma charakter pochodny (wtórny) wobec obowiązku podlegania ubezpieczeniom. Innymi słowy, obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne istnieje (może istnieć) tylko wtedy, gdy istnieje obowiązek ubezpieczeń społecznych (obowiązek podlegania tym ubezpieczeniom).

Skoro obowiązek opłacania składek stanowi kwestię pochodną względem obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym, to nie ma uzasadnienia dla opłacania składek za okres, w którym dana osoba (tu mająca status studenta) w ogóle nie była objęta obowiązkiem ubezpieczeń społecznych.

O obowiązku opłacenia składek na ubezpieczenia społeczne decyduje to, za jaki okres przysługuje wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia, a nie to, kiedy zostanie wypłacone. Nie decyduje termin wypłaty wynagrodzenia, lecz jego źródło oraz okres, za który jest należne (okres niepodlegania ubezpieczeniom społecznym).

To zupełnie inne podejście niż wcześniejsze zaprezentowane w interpretacji z 25 września 2023 r., znak WPI/200000/43/890/2023. Wówczas ZUS powiązał obowiązek składkowy z terminem wypłaty wynagrodzenia. Uznał, że jeśli zleceniobiorca utracił status studenta w trakcie miesiąca, a jego wynagrodzenie zostało wypłacone w kolejnym miesiącu, w którym podlegał już ubezpieczeniom na zasadach ogólnych, to całe wynagrodzenie podlega oskładkowaniu, również należne za okres, kiedy w ogóle nie był zgłoszony do ubezpieczeń jako student. Takie stanowisko zasługiwało na krytykę. Termin wypłaty wynagrodzenia nie może bowiem determinować samego obowiązku ubezpieczeniowego.

Zatem kierując się tegoroczną interpretacją, która zresztą była wcześniej stosowana w praktyce, jeśli wynagrodzenie jest należne za okres wykonywania zlecenia:

• z którego osoba podlegała jedynie ubezpieczeniu zdrowotnemu ‒ to należy pobrać tylko składkę zdrowotną;
• kiedy zleceniobiorca nie podlegał żadnym ubezpieczeniom – to nie należy pobierać składek.

Nie ma znaczenia, kiedy następuje wypłata wynagrodzenia.

Praktyczne zastosowanie tych zasad przedstawiono na przykładzie. [przykład 3 s. D1] ©℗

przykład 1

przykład 2

przykład 3