Płatnik składek jest obowiązany według zasad wynikających z przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych obliczać, potrącać z dochodów ubezpieczonych, rozliczać oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy (art. 46 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych; dalej: ustawa systemowa). Składki na ubezpieczenia społeczne nalicza się i opłaca od podstawy wymiaru, którą u pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, przy czym w podstawie tej:
1) nie uwzględnia się wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków;
2) uwzględnia się również przychód z tytułu umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia albo umowy o dzieło, jeżeli z pracownikiem została dodatkowo zawarta taka umowa cywilna lub jest ona wykonywana na rzecz własnego pracodawcy (art. 8 ust. 2a ustawy systemowej).
Z kolei podstawą wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne jest taki sam przychód jak dla składek społecznych, ale z tym wyjątkiem, że w tej podstawie uwzględniane jest także wynagrodzenie chorobowe. Natomiast zasiłki nie są objęte składką zdrowotną. Ponadto, przychód ze stosunku pracy będący podstawą wymiaru składki zdrowotnej zmniejsza się o kwoty składek na ubezpieczenia: emerytalne, rentowe i chorobowe finansowane przez pracownika, potrąconych przez płatnika z jego środków.

Trzeba obniżyć

Obliczając wysokość składki zdrowotnej, która jest miesięczna, niepodzielna i wynosi 9 proc. podstawy wymiaru należy pamiętać o zasadzie określonej w art. 83 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Wynika z niej, że w przypadku gdy składka na ubezpieczenie zdrowotne obliczona przez płatnika, którym jest m.in. pracodawca bądź zleceniodawca, zgodnie z ogólnymi zasadami, jest wyższa od pewnej kwoty, składkę obliczoną za poszczególne miesiące obniża się do wysokości tej kwoty. Kwotę, o której mowa, stanowi zaliczka na podatek dochodowy, obliczona zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w brzmieniu obowiązującym na 31 grudnia 2021 r.
To oznacza, że zaliczkę na podatek, do której należy przyrównywać składkę zdrowotną, oblicza się z zastosowaniem kwoty zmniejszającej podatek obowiązującej w 2021 r., czyli 43,76 zł, a nie obecnej 425 zł lub przyszłej 300 zł (od 1 lipca 2022 r.). Gdyby bowiem odliczać tę bieżącą kwotę zmniejszającą, to wszyscy pracownicy zarabiający minimalne wynagrodzenie za pracę lub nieco więcej, nie płaciliby składki zdrowotnej, gdyż u nich zaliczka na podatek wynosi 0 zł.
Przykład
Z zastosowaniem poprzedniej kwoty
Pracownik niekorzystający z żadnych zwolnień podatkowych (PIT-0) jest zatrudniony na 1/4 etatu z wynagrodzeniem 800 zł. Nie przystąpił do PPK. Złożył oświadczenie PIT-2 oraz wniosek o niestosowanie przesunięcia poboru zaliczek na podatek. W takim przypadku zaliczkę na podatek dla celów ustalenia składki zdrowotnej do ZUS należy obliczyć z zastosowaniem poprzedniej kwoty zmniejszającej podatek.
Elementy Kwota Sposób wyliczenia
Przychód 800 zł 800 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne 109,68 zł Podstawa wymiaru: 800 zł• składka emerytalna – 800 zł x 9,76 proc. = 78,08 zł• składka rentowa – 800 zł x 1,5 proc. = 12 zł• składka chorobowa – 800 zł x 2,45 proc. = 19,60 złŁączna kwota składek – 109,68 zł
Składka na ubezpieczeniezdrowotnedo zapłaty do ZUS 31,04 zł Podstawa wymiaru: 690,32 zł (wynagrodzenie po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne – 109,68 zł)690,32 zł x 9 proc. = 62,13 zł; po obniżeniu do zaliczki na podatek - 31,04 zł*
Zaliczka na podatekdochodowy 0 zł Przychód do opodatkowania: 800 zł• podstawa opodatkowania po zaokrągleniu: 440 zł [800 zł (przychód) - 250 zł (koszty uzyskania przychodów) - 109,68 zł (składki)] = 440,32 zł• zaliczka do US – 0 zł (440 zł x 17 proc.) - 425 zł = 0 zł (zaliczka na podatek)
Kwota do wypłaty 659,28 zł 800 zł - (109,68 zł + 31,04 zł + 0 zł)
* Zaliczka na podatek według zasad z 2021 r. dla potrzeb składki zdrowotnej:
(440 zł x 17 proc.) - 43,76 zł = 31,04 zł ©℗

Dodatkowe zatrudnienie

Pojawiają się wątpliwości, jak skalkulować zaliczkę, gdy u pracownika zmienił się stan faktyczny, który wcześniej zadeklarował on w oświadczeniu PIT-2. Pytanie, czy w ogóle uwzględnić kwotę zmniejszającą, skoro obecnie pracownik już odwołał PIT-2. Podobnie jest z kosztami uzyskania przychodów. Może być tak, że w poprzednim roku pracownik miał potrącane koszty w normie podstawowej, a w 2022 r. na jego wniosek płatnik stosuje koszty podwyższone, lub odwrotnie – teraz koszty są zwykłe, a wcześniej były podwyższone. Od 2022 r. na wniosek pracownika pracodawca może w ogóle nie odliczać kosztów przy obliczaniu zaliczek miesięcznych. Do końca 2021 r. nie było takiej możliwości.
Wymienione czynniki takie jak koszty uzyskania przychodów lub kwota zmniejszającą podatek mają wpływ na ustalanie zaliczki na podatek, w tym również dla celów prawidłowego wymierzenia składki zdrowotnej do ZUS.
Samo sformułowanie „zaliczka obliczona zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w brzmieniu obowiązującym na dzień 31 grudnia 2021 r.” powinno być rozumiane tak, że płatnik, obliczając zaliczkę na podatek, stosuje stan faktyczny występujący u konkretnego podatnika na dzień obliczania zaliczki w 2022 r.
A to oznacza, że należy uwzględnić:
  • koszty uzyskania przychodów – chyba, że podatnik zrezygnował z ich stosowania składając płatnikowi wniosek,
  • składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez podatnika,
  • parametry skali podatkowej z 2021 r. (ze stawkami 17 proc. i 32 proc., z progiem dochodu w kwocie 85 528 zł),
  • 1/12 kwoty zmniejszającej podatek w wysokości 43,76 zł, o ile płatnik jest uprawniony na moment obliczania zaliczki do jej odliczania.
Należy także pamiętać, że kwotę zmniejszającą podatek w wysokości 43,76 zł płatnik stosował w poprzednich latach tylko wówczas, gdy dochody pracownika – narastająco od początku roku – nie przekroczyły 85 528 zł. Zasadę tę należy uwzględniać również przy obliczaniu zaliczki na starych zasadach.
Biorąc powyższe pod uwagę, u pracownika czytelnika, zaliczkę na podatek dla potrzeb wyznaczenia składki zdrowotnej do ZUS należy obliczyć:
  • bez kosztów uzyskania przychodów,
  • bez kwoty zmniejszającej podatek.
Obecnie bowiem płatnik tych wskaźników nie stosuje, zgodnie z oświadczeniami pracownika. A to oznacza, że składka zdrowotna nie przebije zaliczki na podatek. Do ZUS będzie więc należna pełna składka wyliczona według stopy 9 proc. [lista płac]
LISTA PŁAC:ile do wypłaty
Elementy Kwota Sposób wyliczenia
Przychód 900 zł 900 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne 123,39 zł Podstawa wymiaru: 900 zł• składka emerytalna – 900 zł x 9,76 proc. = 87,84 zł• składka rentowa – 900 zł x 1,5 proc. = 13,50 zł• składka chorobowa – 900 zł x 2,45 proc. = 22,05 złŁączna kwota składek: 123,39 zł
Składka na ubezpieczeniezdrowotnedo zapłaty do ZUS 69,89 zł Podstawa wymiaru: 776,61 zł (wynagrodzenie po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne – 123,39 zł)776,61 zł x 9 proc. = 69,89 zł
Zaliczka na podatek dochodowy 132 zł Przychód do opodatkowania: 900 zł• podstawa opodatkowania po zaokrągleniu: 777 zł [900 zł (przychód) - 123,39 zł (składki społeczne)] = 776,61 zł• zaliczka do US – 132 zł 777 zł x 17 proc. = 132,09 zł (zaliczka na podatek)Zaliczka na podatek wg zasad z 2021 r. dla potrzeb składki zdrowotnej:777 zł x 17 proc. = 132,09 zł (132,09 zł > 69,89 zł)
Kwota do wypłaty 574,72 zł 900 zł - (123,39 zł + 69,89 zł + 132 zł)
Składka na FP
Składki na FP opłaca płatnik za osoby, które obowiązkowo podlegają z danego tytułu ubezpieczeniom emerytalno-rentowym i osiągają przychód stanowiący podstawę wymiaru tych składek, w przeliczeniu na okres miesiąca, wynoszący co najmniej tyle, ile minimalne wynagrodzenie za pracę. Obecnie to 3010 zł. Składki odprowadza się bez względu na kwotę rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składki emerytalnej i rentowej – tzw. limitu trzydziestokrotności. Składka wynosi 2,45 proc.
Przeliczenie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na okres miesiąca to ustalenie jaka byłaby ta podstawa, gdyby praca wykonywana była przez pełny miesiąc. Jeśli wynosiłaby ona co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę, składka na FP jest należna. Przeliczenia dokonuje się, gdy co najmniej minimalne wynagrodzenie nie zostało osiągnięte ze względu na nieobecność powodującą zmniejszenie pensji. Tak może być w przypadku rozpoczęcia/zakończenia zatrudnienia w trakcie miesiąca lub nieobecności spowodowanej chorobą, urlopem bezpłatnym czy wychowawczym albo nieobecnością nieusprawiedliwioną. W przypadku pracownika pełnoetatowego zawsze składka jest należna, bo ma on zagwarantowaną płacę minimalną w razie przepracowania pełnego miesiąca.
Przeliczenia na okres pełnego miesiąca nie dokonuje się u pracowników niepełnoetatowych, których przychód stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest niższy niż minimalne wynagrodzenie. Ponadto, przeliczenia podstawy składkowej na okres miesiąca dokonuje się tylko i wyłącznie w celu ustalenia obowiązku opłacania składki na FP za dany miesiąc. Samą składkę natomiast nalicza się od faktycznego przychodu.
W przypadku, gdy ubezpieczony osiąga przychody z kilku źródeł, od których obowiązkowo opłacane są składki na ubezpieczenia emerytalno-rentowe i łącznie, ze wszystkich tych źródeł, w przeliczeniu na miesiąc, podstawa dorówna wysokości płacy minimalnej lub ją przewyższy, wówczas każdy z płatników odprowadza składki na FP. Osoba osiągająca przychody od różnych płatników składa stosowne oświadczenie każdemu z nich. Z taką informacją wszyscy płatnicy mogą ustalić obowiązek w zakresie zapłaty składek na FP.
Podstawa prawna:
•art. 81 ust. 1, ust. 5, ust. 6, art. 83 ust. 1, ust. 2b ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1285; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1079)
•art. 32 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1079)
•art. 104 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 690; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1079)
•art. 46 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1009; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1079)