Jak skorygować błędną wypłatę wynagrodzenia chorobowego zamiast zasiłku

Jako mała firma nie jesteśmy płatnikiem zasiłków. Jeden z niedawno zatrudnionych pracowników zachorował 10 czerwca. Zwolnienie lekarskie było wystawione do 30 czerwca. Do dnia rozliczenia chorobowego nie dostarczył świadectwa pracy od poprzedniego pracodawcy, dlatego wypłaciliśmy mu wynagrodzenie chorobowe za cały okres, tj. 21 dni. Gdy w końcu doniósł świadectwo pracy, okazało się, że za część okresu choroby przysługiwał już zasiłek chorobowy. Pracownik bowiem już w tym roku chorował. Wynagrodzenie chorobowe powinno być wypłacone za 15 dni, a za pozostałe sześć dni – zasiłek. Jak postąpić w tej sytuacji? Czy trzeba żądać od pracownika zwrotu wynagrodzenia, a do ZUS złożyć zaświadczenie Z-3?

Odpowiedź

Nie, firma nie musi żądać od pracownika zwrotu wynagrodzenia chorobowego za sześć dni. Część wynagrodzenia chorobowego należy po prostu przekwalifikować na zasiłek i w raporcie korygującym ZUS RSA wykazać pod dwoma osobnymi kodami świadczenia/przerwy. Natomiast w raporcie korygującym ZUS RCA należy obniżyć podstawę wymiaru składki zdrowotnej oraz kwotę tej składki, ponieważ zasiłek nie podlega żadnym składkom, w przeciwieństwie do wynagrodzenia chorobowego, które stanowi podstawę składki zdrowotnej. W deklaracji zbiorczej ZUS DRA płatnik, mimo że nie jest uprawniony do wypłaty zasiłków, może odliczyć obliczoną kwotę zasiłku w ciężar bieżących składek społecznych. Zasiłki są bowiem finansowane z budżetu państwa za pośrednictwem ZUS.

ZUS sprawdzi, którzy nauczyciele chorują najwięcej

Świadectwo pracy

Prawidłowym działaniem pracodawcy było wypłacenie wynagrodzenia chorobowego, ponieważ pracownik nabył już prawo do tego świadczenia. Zachorował bowiem po upływie okresu wyczekiwania, czyli 30 dniach obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego z tytułu obecnego stosunku pracy. Nie było więc podstawy, by nie wypłacać chorobowego. Problem pojawił się przy ustalaniu stanu wykorzystania limitu 33 dni (14 dni u pracownika w wieku 50+) na bieżący rok kalendarzowy, a więc w określeniu, czy i za ile dni przysługuje wynagrodzenie chorobowe od pracodawcy, a kiedy przechodzi ono w uprawnienie do zasiłku. Pracownik pozostawał już bowiem w tym roku w stosunku zatrudnienia u innego pracodawcy. Jednak ze względu na brak w dokumentacji akt osobowych świadectwa pracy obecny pracodawca nie miał informacji, czy w tym czasie pracownik chorował, a jeśli tak, to jak długo. Pracodawca nie mógł prawidłowo ustalić rodzaju właściwego świadczenia chorobowego.

W świadectwie pracy pracodawca zapisuje informację o liczbie dni, za które pracownikowi wypłacił wynagrodzenie chorobowe w roku ustania stosunku pracy na podstawie art. 92 kodeksu pracy. Jest to o tyle istotne, że wyznaczony tam limit 33 dni (14 dni) przewidziany jest na dany rok kalendarzowy, niezależnie od liczby pracodawców, z którymi w trakcie roku pracownik nawiązał stosunki pracy. W razie zmiany pracodawcy następna firma musi wiedzieć, czy pracownik wyczerpał już limit liczby dni niezdolności opłacanych wynagrodzeniem chorobowym.

Dwa różne świadczenia

W opisywanym przypadku pracownik dostarczył świadectwo pracy po wezwaniu, ale już po wypłacie wynagrodzenia chorobowego za wszystkie dni orzeczone w zaświadczeniu ZUS ZLA. Po przeliczeniu limitu okazało się, że szybciej został on wyczerpany i zamiast wynagrodzenia przysługiwał już zasiłek, którego płatnikiem jest ZUS. Począwszy od 34. dnia (lub odpowiednio 15.) dnia niezdolności do pracy w roku kalendarzowym pracownik ma bowiem prawo do zasiłku chorobowego finansowanego ze środków Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

Zasiłek chorobowy i wynagrodzenie chorobowe to dwa odrębne rodzajowo świadczenia i istnieje między nimi kilka kluczowych różnic. Po pierwsze wynagrodzenie chorobowe wypłaca pracodawca i finansuje je z własnych środków, a zasiłek wypłaca albo pracodawca jako płatnik składek, albo ZUS, w zależności od tego, kto jest do tego upoważniony w danym roku. Po drugie wynagrodzenie chorobowe podlega wyłącznie składce zdrowotnej (społecznym ‒ nie), a zasiłek nie jest obciążony żadnymi składkami. Po trzecie wynagrodzenie chorobowe jest przychodem ze stosunku pracy, natomiast zasiłek jest kwalifikowany do przychodów z innych źródeł.

Z tych powodów pomyłki przy ustalaniu prawa do danego rodzaju świadczenia za czas choroby wymagają stosownych korekt nie tylko w zakresie samych składek, lecz także podatku dochodowego.

Listy płac i raporty

Pracownik chorował przez 21 dni czerwca, za które pracodawca wypłacił wynagrodzenie chorobowe. Jednak okazało się, że tylko za część okresu niezdolności, tj. za 15 dni, było ono należne, a za pozostałe dni przysługiwał już zasiłek chorobowy, którego płatnikiem jest ZUS. Nie ma jednak uzasadnienia, by pracownik zwracał nienależną część wynagrodzenia chorobowego i od ZUS ubiegał się o zasiłek za resztę miesiąca. Za cały ten okres zwolnienia, a także za przepracowaną część miesiąca, pracownik otrzymał przychód ze stosunku pracy. Korekta polega jedynie na ustaleniu prawidłowej kwoty wynagrodzenia chorobowego i zasiłku, których podstawę wymiaru oblicza się, stosując wspólne, te same zasady. Wysokość obu należności również jest taka sama i wynosi 80 proc. podstawy wymiaru.

Załóżmy dla przykładu, że podstawa wymiaru wynosi tu 2416,12 zł (2800 zł ‒ 13,71 proc.). Wynagrodzenie chorobowe wyniosło 1353,03 zł:

2416,12 zł : 30 dni = 80,54 zł

80,54 zł x 80 proc. = 64,43 zł

64,43 zł x 21 dni = 1353,03 zł

a powinno wynieść:

64,43 zł x 15 dni = 966,45 zł

Natomiast zasiłek za sześć dni wynosi:

64,43 zł x 6 dni = 386,58 zł

Przy nieprawidłowościach polegających na błędnym ustaleniu przez pracodawcę rodzaju należności chorobowej i wypłaceniu wynagrodzenia chorobowego zamiast zasiłku, którego płatnikiem jest ZUS, organ zezwala na przekwalifikowania jednego na drugie. Zatem jeżeli absencja i wypłata wystąpiły w czerwcu, to korekcie podlegają dokumenty rozliczeniowe za tego pracownika za czerwiec, tj. deklaracja zbiorcza ZUS DRA, raport imienny ZUS RCA oraz świadczeniowy ZUS RSA.

W raporcie korygującym ZUS RSA za czerwiec należy wykazać:

1) wynagrodzenie chorobowe za 15 dni pod kodem świadczenia/przerwy 331, w wysokości 966,45 zł,

2) zasiłek chorobowy za sześć dni z kodem świadczenia/przerwy 313 w wysokości 386,58 zł.

Z kolei w raporcie korygującym ZUS RCA za czerwiec płatnik powinien poprawić podstawę wymiaru składki zdrowotnej, pomniejszając ją o 386,58 zł, czyli o tę część, która odpowiada zasiłkowi. W rezultacie powstanie nadpłata na koncie ubezpieczenia zdrowotnego, którą pracodawca powinien zwrócić pracownikowi. W czerwcu została ona bowiem pobrana w zawyżonej wysokości ze środków ubezpieczonego. Kwota do zwrotu to 34,79 zł, co wynika z wyliczenia:

było: 1353,03 zł x 9 proc. = 121,77 zł,
po korekcie: 966,45 zł x 9 proc. = 86,98 zł.

Nadpłata: 121,77 zł ‒ 86,98 zł = 34,79 zł.

Z kolei w korygującej deklaracji ZUS DRA za czerwiec płatnik może odliczyć 386,58 zł w ciężar składek społecznych, tj. zmniejszyć zobowiązanie wobec ZUS z tego tytułu. W ten sposób płatnicy zasiłków rozliczają się z ZUS z wypłacanych świadczeń z ubezpieczenia społecznego.

WAŻNE Przy nieprawidłowościach polegających na błędnym ustaleniu przez pracodawcę rodzaju należności i wypłaceniu wynagrodzenia chorobowego zamiast zasiłku, którego płatnikiem jest ZUS, organ zezwala na przekwalifikowanie jednego świadczenia na drugie.

W odniesieniu do podatku dochodowego procedura jest prostsza, bo nie trzeba nic korygować. Składka zdrowotna od wynagrodzenia chorobowego za 21 dni została faktycznie potrącona ze środków pracownika i odliczona od zaliczki na podatek (7,75 proc.). Natomiast po dokonaniu na rzecz pracownika zwrotu nadpłaconej składki uprzednio odliczonej, składkę tę pracownik jako podatnik doliczy do podatku dochodowego, ale za rok, w którym do tego zwrotu dojdzie, tj. za 2021 r., jeśli strony się tak rozliczą.

Sytuacja odwrotna

Może się tak zdarzyć, że pracodawca za szybko wypłaci zasiłek za dany okres, za który przysługuje jeszcze wynagrodzenie chorobowe. W takim przypadku również należy sporządzić korektę raportu ZUS RSA i ZUS RCA. Ta pierwsza będzie polegała na skorygowaniu liczby dni zasiłkowych oraz kwot wypłaconych świadczeń (również przekwalifikowanie świadczeń). W korekcie raportu rozliczeniowego pracodawca powinien zaś wpisać prawidłową podstawę wymiaru składki zdrowotnej, czyli właściwą kwotę wynagrodzenia chorobowego oraz poprawną kwotę samej składki. Różnicę wynikającą z korekty pracodawca, jako płatnik, powinien zapłacić do ZUS wraz z odsetkami, chyba że ich wysokość nie przekraczałaby 6,60 zł. Wówczas odsetek się nie uiszcza. Jednocześnie pracownik powinien zwrócić pracodawcy niedopłatę, bo to on jako ubezpieczony pokrywa w całości koszt ubezpieczenia zdrowotnego.

Podstawa prawna

•art. 92 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162)

•art. 18 ust. 2, art. 46 ust. 1 i 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 794)

•art. 81 ust. 5 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1285)

•art. 45 ust. 3a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1128: ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1163)

•rozporządzenie ministra rodziny i polityki społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów (Dz.U. poz. 2366)

•art. 4 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1133)