Gdy pracodawca po opłaceniu faktury przez klienta wysłał mu informację o wysokości obniżenia we wpłacie na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON), a potem wystawił fakturę korygującą, to powinien zrobić korektę wcześniejszej informacji, a nie wysyłać nową.
Tak PFRON odpowiedział na pytanie Ogólnopolskiej Bazy Pracodawców Niepełnosprawnych. Organizacja przedstawiła sytuację firmy, która wystawiła fakturę kontrahentowi. Gdy ten terminowo za nią zapłacił, trafił do niego druk INF-U z kwotą ulgi we wpłacie na fundusz. Jednak po jakimś czasie pracodawca wystawił klientowi fakturę korygującą na plus. Ponieważ ona też została zapłacona w terminie, wysłał mu związane z nią dodatkowe INF-U. Firma zastanawia się jednak, czy nie popełniła przy tym błędu.
PFRON odpowiedział, że postępowanie pracodawcy naruszyło obowiązujące przepisy. Wyjaśnił, że zgodnie z art. 22 ust. 2 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 573) warunkiem obniżenia wpłaty na fundusz jest: udokumentowanie zakupu fakturą, uregulowanie należności za zakup produkcji lub usługi w określonym na niej terminie oraz udokumentowanie przez nabywcę kwoty obniżenia informacją INF-U, wystawioną przez sprzedającego w terminie określonym w ust. 10 pkt. 1 (niezwłocznie po opłaceniu faktury, nie później niż do ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przypadał termin płatności). Z kolei art. 22 ust. 5 ustawy mówi, że kwota ulgi nie może być wyższa niż 50 proc. należności za zakup określonej na fakturze, pomniejszonej o kwotę podatku VAT i z uwzględnieniem korekt tej faktury.
To oznacza, że do jednej faktury dokumentującej zakup wystawia się jedną informację o wysokości obniżenia. Jeśli więc zajdzie potrzeba korekty takiej faktury, to należy również poprawić druk INF-U, a nie wystawiać dodatkowy. PFRON tłumaczy, że wystawienia dodatkowej informacji nie przewiduje również jej wzór, bo w pozycji 26 wskazuje się, czy jest to informacja zwykła, czy korygująca (nie ma możliwości podania, że jest to informacja dodatkowa), a w pozycji 27 wpisuje się symbol rodzaju informacji – Z lub K. Z kolei w pozycji 33 podaje się kwotę należności za zakup widniejącą na fakturze, z uwzględnieniem jej korekt.
Dlatego w przedstawionym przez OBPON.org przypadku pracodawca postąpił nieprawidłowo. Teraz powinien on wyzerować wystawioną dodatkową informację INF-U, a potem sporządzić korektę tej pierwszej, zgodnie z określonymi w przepisach zasadami. Gdyby zaś okazało się, że klient wykorzystał już dodatkowe INF-U do obniżenia swojej wpłaty, to po otrzymaniu od sprzedającego korekty informacji musi dokonać stosownych korekt w rozliczeniach z PFRON (za pomocą deklaracji DEK-I-u).