ZUS ustala kapitał początkowy na podstawie dostarczonej przez nas dokumentacji osobowo-płacowej. Koszty za wydanie takiej dokumentacji, gdy zakład pracy już nie istnieje, wahają się od kilku do nawet kilkuset złotych – w zależności od tego, jakie dokumenty i w jakich ilościach mają być udostępnione. Opłaty nie są jednak dowolne, ich wysokość regulują odpowiednie przepisy. Archiwa, które prowadzą działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, mogą pobierać opłaty za sporządzenie odpisu lub kopii przechowywanej dokumentacji w wysokości nie wyższej niż:
● za kopię świadectwa pracy – 17 zł;
● za sporządzenie kopii dokumentu potwierdzającego m.in. wysokość wynagrodzenia – 4 zł;
● za sporządzenie kopii każdej karty kartoteki zarobkowej bądź zasiłkowej albo strony listy płac – 4 zł;
● za odpis świadectwa pracy, za każdą rozpoczętą stronę – 35 zł;
● za odpis dokumentu z zakresu stosunku pracy innego niż świadectwo pracy, w tym potwierdzającego wysokość wynagrodzenia, za każdą rozpoczętą stronę - 8 zł;
● za skrócony odpis wysokości zarobków na podstawie list płac, za każdą pozycję zestawienia (kwotę wynagrodzenia rocznego albo wynagrodzenia za krótszy okres faktycznie przepracowany w ciągu roku) – 4 zł.
Uwaga! Łączna opłata od jednorazowo złożonego zamówienia nie może przekroczyć kwoty 200 zł. Zatem ta, której zażądano od pani Wandy, była rażąco wygórowana.

Gdzie i jak szukać dokumentów pracowniczych

Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu wystawia pracodawca, a jeśli nie istnieje – jego następca prawny. Gdy zakład państwowy lub komunalny został zlikwidowany, taki dokument wystawi organ, który przejął dokumentację osobową i płacową. Jeśli firma, w której pracowała dana osoba, została zlikwidowana, dokumenty zostały przekazane firmie przechowującej, która odpłatnie wykonuje odpisy lub kopie dokumentacji.
Na stronach internetowych ZUS (www.zus.pl) i archiwa.gov.pl są wyszukiwarki, za pomocą których można ustalić miejsce przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej zlikwidowanego lub upadłego przedsiębiorstwa. Baza zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy została opracowana na podstawie uzyskanych informacji z niektórych urzędów wojewódzkich, ministerstw, urzędów centralnych oraz archiwów państwowych. Zawiera ułożone w porządku alfabetycznym informacje na temat zlikwidowanych bądź przekształconych zakładów pracy (m.in. informacje o miejscu przechowywania dokumentacji osobowej lub osobowej i płacowej pracowników tych zakładów).
ikona lupy />

PORADA EKSPERTA

Elżbieta Celichowska, radca prawny, Kancelaria Prawna Celichowski Spółka Partnerska

Zgodnie z obowiązującymi przepisami dokumentację płacową i osobową pracowników pracodawca obowiązany jest przechowywać przez okres 50 lat. Istnieje jednak możliwość powierzenia niniejszego obowiązku wyspecjalizowanym przedsiębiorcom prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracowników. W przypadku likwidacji przedsiębiorstwa (zakładu pracy) na zasadach określonych w wyżej wymienionej ustawie, dokumentacja pracownicza zostaje przekazana konkretnemu przechowawcy. Wykonywanie działalności w zakresie przechowywania dokumentacji stanowi działalność gospodarczą regulowaną, tzn. oprócz spełnienia szczególnych warunków określonych w ustawie wymaga uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonego przez marszałka województwa właściwego ze względu na miejsce wykonywania przedmiotowej działalności. Marszałek województwa jest również organem kontrolnym takiego przedsiębiorcy.
W przypadku gdy zwracamy się do przedsiębiorstwa przechowującego dane osobowe i płacowe o sporządzenie odpisu lub kopii przechowywanej dokumentacji z uwagi na to, że pracodawca już nie istnieje lub też powierzył wyspecjalizowanemu podmiotowi przechowanie wspomnianych dokumentów, wówczas powinniśmy liczyć się z pewnymi kosztami. Co zrobić jednak, jeśli, tak jak pani Wanda, otrzymaliśmy pismo wzywające do zapłaty niezasadnie wysokiej opłaty za wydanie dokumentów osobowo- -płacowych? Wówczas, w pierwszej kolejności należy zwrócić się do przedsiębiorstwa, które żąda przedmiotowej opłaty o podanie zasady ustalenia takiej opłaty. Wskazane jest także powołanie się na przepis w sprawie obowiązujących przepisów i stawek. Jednocześnie możliwe jest złożenie do marszałka województwa, jako organu nadzorującego tę działalność, wniosku o przeprowadzenie kontroli w danym przedsiębiorstwie z uwagi na stosowanie niezgodnych z prawem stawek opłat za wydanie dokumentów.
Kontrolę przeprowadza się na podstawie upoważnienia wydanego przez marszałka województwa lub osobę przez niego upoważnioną. Odmowa udzielenia wyjaśnień, przedstawienia dokumentów, ewidencji bądź innych dowodów może nastąpić jedynie, gdy dotyczą danych zawartych w dokumentacji ustawowo chronionej, a kontrolujący nie posiada właściwego poświadczenia bezpieczeństwa upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych. O odmowie kontrolowany informuje kontrolującego na piśmie. W przypadku ujawnienia podczas kontroli okoliczności wskazujących na uzasadnione podejrzenie popełnienia przez kontrolowanego przestępstwa ściganego z urzędu, wykroczenia, przestępstwa lub wykroczenia skarbowego, naruszenia dyscypliny finansów publicznych kontrolujący niezwłocznie informuje dyrektora departamentu, który w porozumieniu z marszałkiem województwa zawiadamia właściwe organy państwowe.
Podstawa prawna
Rozporządzenie Ministra Kultury z 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (Dz.U. z 2005 r. nr 28, poz. 240).