Jak prawidłowo rozliczać benefity dla pracowników

Przychodem są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty bez względu na źródło finansowania tych wypłat oraz świadczeń.

Przychodami są w szczególności:

• wynagrodzenia zasadnicze,
• wynagrodzenia za godziny nadliczbowe,
• różne dodatki,
• nagrody,
• ekwiwalenty za niewykorzystany urlop,
• wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona,
• świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika,
• wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Dla celów ubezpieczeniowych wartość pieniężną świadczeń w naturze pracodawca ustala w wysokości ekwiwalentu pieniężnego, który jest okreś lony w przepisach o wynagradzaniu. Jeśli ekwiwalent nie został określony, wartość tę ustala w zależności od przedmiotu świadczenia.

W przypadku gdy przedmiotem świadczenia:

• są rzeczy lub usługi, które wchodzą w zakres działalności gospodarczej pracodawcy – wartość tych świadczeń ustala on według cen, które stosuje wobec innych odbiorców niż pracownicy;
• są rzeczy lub usługi, które pracodawca zakupił – według cen ich zakupu;
• jest udostępnienie lokalu mieszkalnego, to dla lokali:

– spółdzielczych typu lokatorskiego i własnościowego – w wysokości czynszu, który obowiązuje dla tego typu lokalu w danej spółdzielni mieszkaniowej;

– komunalnych – w wysokości czynszu, który gmina wyznaczyła dla tego lokalu;

– własnościowych, z wyłączeniem lokali spółdzielczych typu lokatorskiego i własnościowego oraz domów stanowiących własność prywatną – w wysokości czynszu, który został określony według zasad i stawek dla mieszkań komunalnych na danym terenie, a w miastach – w danej dzielnicy;

– w hotelach – w wysokości kosztu, który pracownik udokumentuje rachunkami wystawionymi przez hotel.

Karnety sportowe

Jednym z często spotykanych benefitów są karnety sportowe do wykorzystania np. na siłowniach, basenach. Takie świadczenia stanowią przychód ze stosunku pracy, ale nie zawsze stanowią podstawę do oskładkowania.

Jedno ze zwolnień składkowych dotyczy korzyści materialnych wynikających z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegających na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług.

Według interpretacji ZUS z wyłączenia z podstawy wymiaru składek korzystają te benefity, które stanowią przychody ze stosunku pracy, a ponadto:

• prawo do nich wynika z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu,
• przybierają postać niepieniężną (formę zakupu po cenach niższych niż detaliczne lub formę usługi).

Korzyść materialna ma polegać na umożliwieniu pracownikowi skorzystania z artykułów, przedmiotów lub usług jedynie za częściową odpłatnością, przy czym ta odpłatność to partycypowanie pracownika (choćby symboliczne) w pokryciu kosztów zakupu niektórych artykułów, przedmiotów lub usług.

Innymi słowy, pracodawca nabywa określone usługi, towary dla pracowników i odsprzedaje im je po niższej cenie. Jednakże ZUS zawsze podkreś la, że kluczowe jest każdorazowe, jednoznaczne ustalenie, o jaki artykuł, przedmiot lub usługę chodzi (bo nie o wszystkie).

Ponadto prawo do danej korzyści musi wynikać z „przepisów o wynagradzaniu”. ZUS odwołuje się w tym względzie do art. 9 kodeksu pracy, który wymienia źródła prawa pracy. Przepis ten stanowi, że o ile w kodeksie pracy jest mowa o prawie pracy, rozumie się przez to przepisy tegoż kodeksu oraz przepisy innych ustaw i aktów wykonawczych, określające prawa i obowiązki pracowników i pracodawców, a także postanowienia układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów i statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy.

Przykładowo więc umowa o pracę, czy obwieszczenie, z których wynika prawo do danej korzyści materialnej nie jest „przepisem o wynagradzaniu” co oznacza, że zwolnienie składkowe nie ma zastosowania.

Pakiety medyczne, polisy na życie

Inną, bardzo popularną formą wsparcia pracowników i ich rodzin jest nieodpłatna opieka zdrowotna. Pracodawca zawiera umowę z wybraną placówką medyczną na świadczenie dla podopiecznych usług lekarskich (badań, zabiegów) w ramach zakupionego pakietu. Pracodawca opłaca za pracowników objętych pakietem tzw. ryczałt. Jeżeli pakiet zawiera zarówno przeprowadzanie obowiązkowych badań z zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej, jakie pracodawca ma zapewniać pracownikom na swój koszt, jak i usługi medyczne wykraczające poza ten zakres, to przychodem jest tylko wartość tej części pakietu, która dotyczy nieobowiązkowych usług. Jeżeli z pakietu może skorzystać również rodzina pracownika, to tylko jemu przypisuje się uzyskanie całego przychodu, czyli również w części przypadającej na każdego członka rodziny.

Uwaga! Wartość pakietu może być objęta zwolnieniem ze składek ZUS, ale pod pewnymi warunkami. tj. pracownik dopłaca do pakietu choćby niewielką część opłaty, a objęcie go opieką zdrowotną wynika z wewnętrznych aktów płacowych, np. układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania (korzyść materialna).

Zakłady pracy często zawierają z firmami ubezpieczeniowymi umowy grupowego ubezpieczenia na życie na rzecz swoich pracowników. Pracownik uzyskuje przychód wówczas, gdy to pracodawca funduje składki należne od tych ubezpieczeń, a nie jest uprawniony do otrzymania świadczeń wynikających z zawartej umowy. Pracownik otrzymuje bowiem korzyść majątkową w postaci ochrony płynącej z umowy ubezpieczeniowej, choć jednocześnie nie ponosi wydatków na uzyskanie tej ochrony.

Przychód nie powstaje, gdy to pracownik samodzielnie finansuje składki. Najczęściej są one potrącane z wynagrodzenia za pracę po wyrażeniu pisemnej zgody. Z kolei składki opłacane przez pracodawcę nie są przychodem pracownika wtedy, gdy zakład pracy:

• jest właścicielem polisy,
• opłaca należne składki,
• jest jedynym uprawnionym do otrzymania całego świadczenia ubezpieczeniowego w razie śmierci pracownika.

Udostępnienie mieszkania

Formą zachęty do podjęcia zatrudnienia, szczególnie przez dobrych fachowców niemiejscowych, jest zapewnienie ze strony pracodawcy lokalu mieszkalnego.

Bezpłatne udostępnienie mieszkania pracownikowi stanowi dla niego przychód ze stosunku pracy z tytułu nieodpłatnego świadczenia bez względu na to, czy pracodawca jest właścicielem lokalu, czy też je dla pracownika wynajmuje.

Dla potrzeb wyceny takiego świadczenia stosuje się odpowiednie do typu własności wartości czynszów. Zatem, do podstawy wymiaru składek ZUS wlicza się wartość czynszu, jaki obowiązuje dla danego typu lokalu, a nie faktyczny koszt najmu wynikający z umowy. Jeżeli w lokalu zamieszkuje grupa pracowników, to wartość czynszu dzieli się przez liczbę osób, aby uzyskać kwotę przychodu przypadającą na jedną osobę.

Przykład

Jeżeli stroną umowy najmu lokalu jest pracodawca, to do podstawy wymiaru wchodzi pełna kwota czynszu, wynikająca z powyższych wycen. Natomiast jeżeli stroną umowy najmu lokalu jest pracownik, a pracodawca zwraca mu koszty, to do podstawy wymiaru składek wchodzi wówczas cała kwota opłaty za wynajem lokalu finansowana przez pracodawcę.

W jednym przypadku może być też istotne, czy pracodawca jest właścicielem mieszkania. Jeśli tak jest, a pracownik ponosi częściową odpłatność za pobyt i prawo do takiego świadczenia wynika z przepisów o wynagradzaniu, np. regulaminu, to może być ono zwolnione ze składek ZUS jako korzyść materialna.

Dojazdy do pracy

Zdarza się, że pracodawcy ponoszą za pracowników koszty dojazdów do pracy. Pracodawca, poza nielicznymi wyjątkami, nie jest zobligowany do pokrywania tego rodzaju kosztów. Wyłączone z podstawy wymiaru składek są korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji.

Tym samym np. dofinansowanie przez pracodawcę pracownikom kosztów dojazdu do pracy nie spełnia przesłanek do nieuwzględnienia w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Samochód służbowy do celów prywatnych

Mile widzianym przez pracowników świadczeniem pozapłacowym jest udostępnienie samochodu służbowego dla potrzeb osobistych. Z podatkowego punktu widzenia jest to przychód ze stosunku pracy. Wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:

1) 250 zł miesięcznie – dla samochodów:

a) o mocy silnika do 60 kW,

b) stanowiących pojazd elektryczny w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy o elektromobilności i paliwach alternatywnych lub pojazd napędzany wodorem w rozumieniu art. 2 pkt 15 tej ustawy;

2) 400 zł miesięcznie – dla samochodów innych niż wymienione w pkt 1.

W przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 jednej z powyższych kwot.

Świadczenie podlega oskładkowaniu. Używanie samochodów służbowych do celów prywatnych przez pracowników nie jest korzyścią majątkową, a więc nie jest nabyciem artykułu, przedmiotu ani usługi, a jedynie polega na korzystaniu z rzeczy będącej własnością pracodawcy.

Kursy, szkolenia

Formą benefitu może być także finansowanie lub współfinansowanie przez pracodawcę różnego rodzaju szkoleń, kursów lub studiów. Wartość świadczeń otrzymanych przez pracownika na dokształcanie i podnoszenie kwalifikacji zawodowych stanowi przychód ze stosunku pracy. Jednakże zwolniona ze składek ZUS jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, z wyłączeniem wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmującym naukę lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych.

Kwestię świadczeń z tytułu podnoszenia kwalifikacji zawodowych reguluje kodeks pracy. Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą – pracodawca może dobrowolnie przyznać dodatkowe świadczenia np. opłacić kurs, szkolenie, czesne za studia, przejazdy, materiały, czy zakwaterowanie, jeśli zajęcia odbywają się poza miejscem zamieszkania pracownika (art. 103³ k.p.). Te świadczenia są objęte zwolnieniem ze składek ZUS. ©℗