Kiedy i jakie składki trzeba opłacać za zleceniobiorcę

Jeżeli zlecenie jest jedynym tytułem do ubezpieczeń, to z umowy tej zleceniobiorca obowiązkowo podlega ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu i zdrowotnemu. Dobrowolne jest dla niego tylko ubezpieczenie chorobowe. Sam więc decyduje, czy chce do tego ubezpieczenia przystąpić, czy też nie.

7 dni na zgłoszenie

Płatnik (zleceniodawca) powinien złożyć zgłoszenie do obowiązkowych ubezpieczeń na druku ZUS ZUA z kodem 04 11 xx w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń.

Dobrowolne ubezpieczenie chorobowe

Gdy zleceniobiorca przystępuje z umowy zlecenia także do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, to zgłoszenie do tego ubezpieczenia następuje poprzez przekazanie tej informacji na druku ZUS ZUA.

Objęcie dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym następuje od dnia złożenia wniosku w tej sprawie, nie wcześniej jednak niż od dnia, w którym wniosek został złożony. Obowiązuje jednak zastrzeżenie – objęcie dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym od dnia wskazanego we wniosku nastąpi tylko wówczas, jeśli zgłoszenie do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych nastąpi w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku tych ubezpieczeń. W innych sytuacjach objęcie dobrowolnym ubezpieczeniem jest możliwe tylko na bieżąco.

Sytuacja z rozliczaniem składek za zleceniobiorców komplikuje się, gdy zleceniobiorca ma równocześnie inne tytuły do ubezpieczeń.

Więcej niż jedna umowa zlecenia

Zleceniobiorca, który jednocześnie wykonuje kilka umów zleceń, z każdej umowy podlega obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Ta zasada nie ma zastosowania, gdy łączna podstawa wymiaru składek z tytułu wykonywania umów zleceń lub innych tytułów osiąga co najmniej kwotę minimalnego wynagrodzenia (4666 zł w 2025 r.).

Zleceniobiorca, który wykonuje dwie umowy i z każdej z nich otrzymuje pensję niższą od minimalnej, obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu podlega ubezpieczeniu z obydwu tych umów. Ta zasada ma zastosowanie również do emerytów i rencistów.

Jeżeli zleceniobiorca z pierwszej umowy będzie otrzymywał wynagrodzenie niższe od minimalnego, z kolejnej umowy także będzie podlegał obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym. Gdy wynagrodzenie z pierwszej umowy będzie na poziomie minimalnego albo wyższym, z kolejnych umów obowiązkowa będzie wyłącznie składka na ubezpieczenie zdrowotne.

Zawieranie kontraktów jeden po drugim

Należy oczywiście pamiętać, iż zbieg tytułów do ubezpieczeń występuje w przypadku osób, które w tym samym okresie wykonują więcej niż jedną umowę zlecenia. Jeżeli zleceniobiorca w jednym miesiącu wykonuje więcej niż jedną umowę, ale te umowy są zawierane jedna po drugiej, obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym podlega z obydwu tych umów. Wysokość uzyskanego wynagrodzenia z pierwszej umowy nie ma wówczas żadnego znaczenia. [przykład 1]

PRZYKŁAD 1

Jak udokumentować brak konieczności opłacania składek

Zdaniem ZUS-u brak przychodu z pierwszej umowy (jak również przychód niższy niż wynagrodzenie minimalne) powoduje obowiązek ubezpieczeń z drugiej umowy.

Z przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: u.s.u.s.) wynika, że płatnik, który zatrudnia zleceniobiorcę, jest zobowiązany zgłosić go do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, chyba że ubezpieczony przedłoży mu dokumenty, z których wynika brak konieczności opłacania składek. Jednocześnie ustawodawca nie definiuje, o jakie dokumenty chodzi.

Problemem jest, gdy na dzień zawierania umowy nie ma dokumentu, z którego jednoznacznie by wynikało, że płatnik nie powinien zgłaszać zleceniobiorcy do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych. Znaczenie ma bowiem to, czy z innej wykonywanej równocześnie umowy inny płatnik wypłaci ubezpieczonemu wynagrodzenie na poziomie równym co najmniej minimalnemu wynagrodzeniu. Gdy tak będzie, to z drugiej umowy obowiązkowe będzie tylko ubezpieczenie zdrowotne. Jeżeli natomiast wynagrodzenie z pierwszej umowy nie zostanie wypłacone lub zostanie wypłacone, ale w kwocie niższej od minimalnego, to ZUS uzna, że z drugiej umowy zleceniobiorca będzie podlegał obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i płatnik od wypłaconego mu wynagrodzenia powinien opłacić składki.

Gdy jeden zleceniodawca nie wypłaci wynagrodzenia

Sąd Najwyższy w wyroku z 2 sierpnia 2012 r. (sygn. akt II UK 31/12) uznał, że w sytuacji zbiegu obowiązku ubezpieczeń społecznych z umowy zlecenia i działalności gospodarczej (art. 9 ust. 2 i 2a u.s.u.s.) ubezpieczony jest uprawniony do wyboru umowy zlecenia jako podstawy obowiązkowego ubezpieczenia społecznego, jeżeli tzw. wartość umowy zlecenia (to jest uzgodnione wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru składek) nie jest niższa od obowiązującej tę osobę najniższej podstawy wymiaru składek dla osób prowadzących działalność. Osoba ta nie może ponosić negatywnych konsekwencji działania płatnika składek, który jest zobowiązany do prawidłowego naliczania składek od wynagrodzenia. W konsekwencji należy uznać, że również w przypadku zleceniobiorców znaczenie przy rozstrzyganiu zbiegu tytułów do ubezpieczeń ma wynagrodzenie należne, nawet jeżeli faktycznie z różnych względów nie zostało wypłacone. Powołany wyrok można więc również stosować w sytuacji wykonywania dwóch zleceń. [przykład 2]

PRZYKŁAD 2

Wynagrodzenie ze zlecenia po jego zakończeniu

Płatnik ustalając łączną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zleceniobiorcy, nie uwzględnia wynagrodzenia wypłaconego za miesiąc po ustaniu danego tytułu ubezpieczenia, tj. za miesiąc, w którym zleceniobiorca nie podlegał już ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Przychód z tej umowy płatnik powinien rozliczyć w raporcie z kodem 30 00 xx. W tym miesiącu nie zachodzi bowiem zbieg ubezpieczeń emerytalnego i rentowych z inną umową.

Gdy płatnik ma wątpliwości

W praktyce, ponieważ to płatnik odpowiada za prawidłowe rozliczenie i opłacenie składek, a nie sam ubezpieczony, to aby uniknąć negatywnych konsekwencji, powinien – w przypadku wątpliwości co do osiągnięcia minimalnego wynagrodzenia z pierwszej umowy – zgłosić zleceniobiorcę do ubezpieczeń społecznych również z drugiej umowy zlecenia.

Taka sytuacja może być spowodowana tym, że zleceniobiorca z pierwszej umowy ma ustalone wynagrodzenie w stawce godzinowej uzależnionej od faktycznie przepracowanych godzin i nie jest w stanie ustalić, ile tych godzin przepracuje w tym miesiącu i jakie otrzyma wynagrodzenie.

Jeżeli natomiast płatnik ustali, że zleceniobiorca, z którym podpisuje umowę, wykonuje jednocześnie kontrakt u innego płatnika i z tego tytułu w umowie ma zagwarantowane wynagrodzenie na poziomie co najmniej minimalnego, to z drugiego zlecenia powinien go zgłosić wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego (przy założeniu, że ubezpieczony nie będzie chciał z drugiej umowy podlegać dobrowolnym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym).

Gdyby bowiem w tym drugim przypadku płatnik zgłosił zleceniobiorcę do wszystkich ubezpieczeń, a pierwszy płatnik rozliczyłby składki od podstawy równej co najmniej minimalnemu wynagrodzeniu, drugi z płatników byłby zobowiązany do złożenia korekty dokumentów rozliczeniowych. [przykład 3]

PRZYKŁAD 3

Choroba zleceniobiorcy

ZUS uznał, że w przypadku zleceniobiorców, dla których odpłatność w zleceniu została określona miesięcznie kwotowo, w odniesieniu do miesiąca, w którym wystąpiła niezdolność do pracy skutkująca uzyskaniem niższego przychodu lub nieuzyskaniem go, przy sumowaniu podstaw wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe należy uwzględnić kwotę określoną w umowie.

Niezdolność do pracy musi być związana z korzystaniem przez zleceniobiorcę z zasiłku z ubezpieczeń społecznych. Wówczas, pomimo choroby i uzyskania w konsekwencji niższego wynagrodzenia, zleceniobiorca z innej umowy nie będzie podlegał ubezpieczeniom społecznym. [przykład 4]

PRZYKŁAD 4

Zasada ta nie ma zastosowania do zleceniobiorców, dla których odpłatność w umowie została określona w kwotowej stawce godzinowej, akordowej albo prowizyjnie. Wówczas znaczenie ma faktycznie wypłacony przychód. Jeżeli z pierwszej umowy jest on niższy od wynagrodzenia minimalnego, to z drugiej umowy w tym miesiącu zleceniobiorca podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym. [przykład 5]

PRZYKŁAD 5

• u płatnika A za wynagrodzeniem w wysokości 40 zł za godzinę i
• u płatnika B za wynagrodzeniem miesięcznym w wysokości 2000 zł miesięcznie.

Zbieg zlecenia z umową o pracę

Osoba, która równocześnie wykonuje umowę o pracę, a u innego płatnika zlecenie, z tej drugiej umowy nie podlega ubezpieczeniom społecznym, jeżeli pracuje w pełnym wymiarze czasu pracy lub wykonuje obowiązki na część etatu, ale ma zagwarantowane wynagrodzenie na poziomie co najmniej wynagrodzenia minimalnego albo taką pensję w danym miesiącu otrzymuje. W tych przypadkach ze zlecenia obowiązkowo podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Podkreślić należy, że w przypadku pracowników znaczenie ma wynagrodzenie określone w umowie o pracę. Sąd Najwyższy w wyroku z 4 lutego 2013 r. (sygn. akt I UK 484/12) uznał, że wykładnia systemowa, funkcjonalna i celowościowa art. 9 ust. 1a u.s.u.s. prowadzi do wniosku, że pojęcie „podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe” użyte w art. 9 ust. 1a u.s.u.s. należy rozumieć jako wynagrodzenie za pracę wynikające z treści stosunku pracy, a nie jako przychód zdefiniowany w art. 4 pkt 9 u.s.u.s. Jeżeli zatem pracownik podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym na podstawie ważnego stosunku pracy (art. 9 ust. 1 u.s.u.s.), którego elementem jest wynagrodzenie w wysokości co najmniej minimalnego wynagrodzenia w przeliczeniu na okres jednego miesiąca i praca ta jest wykonywana, co nakłada na pracodawcę obowiązek wypłaty za nią uzgodnionego wynagrodzenia, to należy uznać, że pracownik ten nie podlega również obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z innych tytułów na podstawie art. 9 ust. 1a u.s.u.s. w sytuacji, gdy nie dochodzi do wypłaty należnego mu wynagrodzenia za pracę za dany okres. Takie samo stanowisko zostało przedstawione w wyroku Sądu Apelacyjnego w Lublinie z 29 stycznia 2015 r. (sygn. akt III AUa 985/14). [przykład 6]

PRZYKŁAD 6

Gdy wynagrodzenie z umowy o pracę będzie niższe od minimalnego, a więc gdy pracownik będzie zatrudniony na część etatu i dodatkowo będzie wykonywał zlecenie, obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym będzie podlegał z obu umów. Gdy oprócz angażu ubezpieczony będzie równocześnie wykonywał kilka zleceń, z kolejnej takiej umowy nie będzie podlegał ubezpieczeniom, jeżeli zsumowane wynagrodzenie z pracy i wcześniejszego kontraktu da przychód równy co najmniej minimalnemu wynagrodzeniu. [przykłady 7 i 8]

PRZYKŁAD 7

PRZYKŁAD 8

Działalność gospodarcza i zlecenie

Osoby prowadzące firmę mogą jednocześnie wykonywać zlecenia:

• w ramach działalności gospodarczej, rozliczając umowy jako przychód z niej;
• osobno, rozliczając kontrakty poza nią.

Jeżeli czynności realizowane na podstawie zlecenia są wykonywane w ramach prowadzonej firmy, przychód z tego tytułu należy traktować jako przychód z działalności gospodarczej. W takim przypadku umowa ta nie stanowi odrębnego tytułu do ubezpieczeń.

Zbieg tytułów do ubezpieczeń występuje natomiast, gdy zlecenie jest realizowane obok prowadzonej działalności.

Jeśli dana osoba jednocześnie prowadzi działalność i opłaca składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od 60 proc. prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia oraz wykonuje zlecenie, to podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym (a także wypadkowemu) tylko z działalności, gdy przychód z umowy jest niższy od 60 proc. prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. Ze zlecenia może zgłosić się do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych.

W przypadku, gdy podstawa składek z działalności i zlecenia wynosi co najmniej tyle samo, można na bieżąco zmienić tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych – na zlecenie. [przykłady 9 i 10]

PRZYKŁAD 9

PRZYKŁAD 10

Na preferencyjnych zasadach

Jeśli osoba prowadzi działalność gospodarczą i opłaca składki od 30 proc. minimalnego wynagrodzenia albo opłaca składki z działalności od podstawy wymiaru ustalanej na podstawie przychodów uzyskanych w poprzednim roku (korzysta z indywidualnie ustalonej podstawy), i podstawa ta nie wynosi co najmniej minimalnego wynagrodzenia, to podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym oraz wypadkowemu z obu tytułów. [przykład 11]

PRZYKŁAD 11

Jeżeli z działalności gospodarczej przedsiębiorca opłaca składki od wyższej podstawy niż minimalna (zadeklaruje wyższą kwotę lub obowiązuje go podstawa przekraczająca minimalne wynagrodzenie), albo z umowy zlecenia składki są naliczane od co najmniej kwoty minimalnego wynagrodzenia (w 2025 r. 4666 zł), to nie ma obowiązku opłacania składek z drugiego tytułu. Gdy natomiast łączna podstawa wymiaru składek z działalności gospodarczej i zlecenia wynosi tyle, co minimalne wynagrodzenie, to nie trzeba opłacać składek od kolejnej umowy. [przykład 12]

PRZYKŁAD 12

Oświadczenie ubezpieczonego

Płatnicy, którzy rozliczają składki za zleceniobiorców, muszą opierać się na oświadczeniach składanych przez ubezpieczonych.

W złożonym dokumencie powinien się znaleźć zapis o tym, czy zleceniobiorca ma inny tytuł do ubezpieczeń społecznych, który zwalnia go z obowiązku podlegania ubezpieczeniom z zawartego zlecenia. Takim tytułem może być inna wykonywana równocześnie umowa, o ile wypłacone przez tego płatnika wynagrodzenie jest równe co najmniej minimalnemu. Z tego powodu należy poinstruować zleceniobiorcę, że z wykonywanej kolejnej umowy nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym pod warunkiem, że z pierwszego kontraktu wypłacone w danym miesiącu wynagrodzenie jest równe co najmniej minimalnemu. Gdy jest ono w danym miesiącu niższe, to ubezpieczony powinien niezwłocznie poinformować o tym płatnika.

W składanym oświadczeniu powinien również znaleźć się zapis o tym, że o każdej zmianie swojej sytuacji ubezpieczeniowej zleceniobiorca niezwłocznie poinformuje płatnika, a gdy tego nie zrobi lub zrobi to z opóźnieniem i płatnik będzie zobowiązany opłacić za niego składki na ubezpieczenia społeczne, to zobowiąże się zwrócić te, które powinny być finansowane ze środków ubezpieczonego, oraz całość odsetek za zwłokę od powstałego zadłużenia.

Ważne orzeczenie SN

W uchwale z 5 grudnia 2013 r. (sygn. akt III PZP 6/13) SN wskazał, że termin przedawnienia roszczenia płatnika składek z tytułu bezpodstawnego wzbogacenia (art. 405 i nast. k.c.) będącego następstwem zapłaty przez niego składek na ubezpieczenia społeczne ubezpieczonych w części, która powinna być przez nich finansowana, rozpoczyna bieg od dnia zapłaty tych składek przez płatnika. Oznacza to, że gdy płatnik będzie zobowiązany do złożenia korekty dokumentów rozliczeniowych oraz do opłacenia składek za zleceniobiorcę, będzie mógł odzyskać część składek finansowanych ze środków ubezpieczonego, tj. połowę składki na ubezpieczenie emerytalne – 9,76 proc. podstawy wymiaru oraz część składki na ubezpieczenia rentowe 1,5 proc. podstawy wymiaru.

Wniosek do ZUS-u o informację o rozliczeniach

ZUS na wniosek płatnika może sprawdzić prawidłowość wykazanych przez niego składek i niezwłocznie poinformować go oraz za jego pośrednictwem ubezpieczonego o błędnie wykazanych składkach. Wniosek może spowodować, że płatnik już po sporządzeniu dokumentów rozliczeniowych i opłaceniu składek dowie się od ZUS, że jego rozliczenia są błędne. Korekta dokumentów będzie konieczna zarówno, gdy np. nie zgłosił zleceniobiorcy do ubezpieczeń społecznych, a z pierwszej umowy nie otrzymał on wynagrodzenia na poziomie minimalnego i w konsekwencji z drugiej powinien on podlegać ubezpieczeniom społecznym, jak i wówczas gdy z drugiego kontraktu zgłosił go do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych, a pierwszy z płatników naliczył składki od minimalnego wynagrodzenia. ©℗