Subskrybuj nas na Youtube
To drugie rozwinięcie skrótu PPK sugerują eksperci, patrząc na niejasności w przepisach. Bo zwłaszcza przełom roku może upłynąć pracodawcom na poprawianiu dokumentacji płacowej
Pracownicze plany kapitałowe, które od 1 lipca muszą być tworzone przez pracodawców zatrudniających powyżej 250 pracowników, już spędzają im sen z powiek. Firmy obawiają się bowiem zamieszania, jakie mogą wywołać nowe przepisy. A to – jak zaznaczają eksperci – może mieć miejsce po raz pierwszy na przełomie roku. Pracodawcy do 25 października mają bowiem czas na zawarcie umowy o zarządzanie PPK, a na umowę o prowadzenie programu – do 12 listopada br. To oznacza, że dopiero po tym terminie pełną parą ruszy odprowadzanie składek, przy czym będzie to też okres, w którym będą pojawiały się deklaracje pracowników o wystąpieniu z systemu – w związku z czym konieczne będzie korygowanie dokumentów rozliczeniowych.
Zwrot po deklaracji
Największe obawy budzi art. 23 ust. 4 ustawy o PPK, który określa, od kiedy nie pobiera i nie dokonuje się wpłat do PPK za uczestnika składającego rezygnację. Zgodnie z nim podmiot zatrudniający nie dokonuje tych wpłat począwszy od miesiąca, w którym została złożona deklaracja o rezygnacji z programu. Tym samym wpłaty pobrane w tym miesiącu podlegają zwrotowi. Dla pracodawców oznacza to konieczność korekt wysokości wynagrodzenia, składek ZUS czy podatku dochodowego. Jak zauważa Robert Lisicki, radca prawny, dyrektor departamentu pracy Konfederacji Lewiatan, w świetle wykładni tego przepisu, jeśli wynagrodzenie przysługujące za miesiąc listopad wypłacane jest do 10 grudnia, to wpłata do PPK dokonywana jest do 15 stycznia kolejnego roku. Uczestnik może wówczas złożyć deklarację o rezygnacji do końca stycznia. A w tej sytuacji musi zostać dokonany zwrot za pobraną w styczniu wpłatę do PPK z tytułu wynagrodzenia listopadowego. – To wzbudza szczególne kontrowersje. Przeprowadzenie procedury zwrotu po dwóch miesiącach od obliczenia i pobrania wpłaty oznacza bowiem więcej obowiązków po stronie pracodawców, a tym samym dojdzie do ogromnego zamieszania na przełomie 2019 i 2020 r. – mówi Robert Lisicki.
Niestety, nie będzie to jednorazowy problem, bowiem pracownicy mają prawo rezygnacji z PPK w każdym momencie, co oznacza, że problem z korektami będzie powracał. – W tym kontekście należy stwierdzić, że brzmienie art. 23 ust. 4 nie zostało do końca przemyślane – mówi Marcin Cetnarowicz, radca prawny, partner w SSW Pragmatic Solutions. – I tak jeżeli wynagrodzenie za dany miesiąc wypłacamy do 10. dnia następnego miesiąca, czyli np. wynagrodzenie za czerwiec 2020 r. wypłacamy do 10 lipca 2020 r., wówczas wpłatę do PPK obliczymy i pobierzemy w lipcu 2020 r. oraz przelejemy ją na rachunek PPK pracownika w instytucji finansowej do 15 sierpnia 2020 r. Jeżeli pracownik złoży rezygnację z PPK w sierpniu, będzie ona miała różne konsekwencje w zależności od tego, w jakiej dokładnie dacie zostanie złożona – zauważa Marcin Cetnarowicz. I dodaje, że jeśli nastąpi to między:
- 1–10 sierpnia – w tym przypadku 10 sierpnia pracodawca nie pobierze od lipcowego wynagrodzenia wpłaty do PPK ani też 15 sierpnia nie przeleje wpłaty naliczonej i pobranej w lipcu od wynagrodzenia czerwcowego. W praktyce największy problem wystąpi w przypadku złożenia rezygnacji dokładnie 10 sierpnia, już po zamknięciu lipcowych list płac oraz dokonaniu przelewów wynagrodzeń. W takiej sytuacji pracodawca będzie musiał skorygować listę płac oraz przelać pracownikowi wpłatę do PPK pobraną i zatrzymaną od wynagrodzenia lipcowego.
- 11–15 sierpnia – pracodawca będzie musiał skorygować listę płac za lipiec oraz przelać pracownikowi kwotę równą wpłacie do PPK, jaka została pobrana 10 sierpnia od wynagrodzenia lipcowego. Ponadto pracodawca nie powinien 15 sierpnia dokonywać wpłaty naliczonej i pobranej w lipcu od wynagrodzenia czerwcowego. Zauważmy przy tym, że im rezygnacja będzie złożona bliżej 15. dnia miesiąca, tym potencjalnie większy problem dla pracodawcy. Jeżeli bowiem zostanie ona złożona dopiero 15 sierpnia i to np. w drugiej części dnia, może się okazać, że przelew licowej wpłaty już wyszedł do instytucji finansowej. W takich przypadkach konieczna będzie korekta oraz zwrot środków z instytucji finansowej do pracodawcy, a następnie do pracownika.
- 16–31 sierpnia – rezygnacja złożona w tym okresie będzie najbardziej problematyczna i będzie obciążać pracodawców (jak również instytucje finansowe) dodatkowymi obowiązkami. Po pierwsze, pracodawca będzie musiał dokonać korekty lipcowej listy płac oraz niezwłocznie przelać pracownikowi kwotę równą wpłacie do PPK, jaka została pobrana 10 sierpnia od wynagrodzenia lipcowego. W przypadku jednej lub kilku rezygnacji nie powinno to stanowić większego problemu, ale jeżeli rezygnacji będzie kilkadziesiąt lub więcej, będzie to wymagało sporego dodatkowego nakładu pracy. Po drugie, pracodawca będzie musiał skorygować raport przekazany instytucji finansowej, określający za kogo i w jakiej wysokości składki do PPK zostały przelane 15 sierpnia, a następnie, po otrzymaniu zwrotu środków od instytucji finansowej – przekazać je pracownikowi.
– W uproszczeniu można zatem przyjąć, że ok. 50 proc. rezygnacji składanych w drugiej połowie każdego miesiąca będzie obciążało pracodawców oraz instytucje finansowe dodatkowymi obowiązkami korygującymi i płatniczymi – twierdzi Marcin Cetnarowicz.
Co do tego, że art. 23 ust. 4 jest niefortunnie sformułowany, nie ma też wątpliwości dr Marcin Wojewódka, radca prawny z kancelarii Wojewódka i Wspólnicy. Uważa jednak, że nie taki diabeł straszny. – Konstrukcja wprowadzona przez ustawodawcę może powodować problemy, ale głównie na pierwszy rzut oka. Bo jak się dobrze wczytać w przepisy, to można zobaczyć, że nie powinno się tej sytuacji malować aż w tak czarnych barwach, jak czynią to niektórzy – twierdzi dr Wojewódka. I tłumaczy, że po złożeniu przez uczestnika deklaracji rezygnacji z wpłat do PPK np. w miesiącu październiku 2020 r. podmiot zatrudniający będzie zobowiązany dokonać na jego rzecz „zwrotu” wpłat, które pobrał – tj. wydzielił z wynagrodzenia – w październiku 2020 r. Jednak jego zdaniem obowiązek zwrotu nie dotyczy tych wpłat, które w październiku 2020 r. są jedynie odprowadzane do funduszu, ale za to zostały pobrane przez podmiot zatrudniający we wrześniu 2020 r. – Kluczowe znaczenie dla powstania obowiązku zwrotu w rozumieniu art. 23 ust. 4 ustawy o PPK ma bowiem to, czy z wynagrodzenia za dany miesiąc wpłata została pobrana. Artykuł 23 ust. 4 mówi bowiem o obowiązku zwrotu wpłat pobranych w „tym miesiącu”, czyli w miesiącu złożenia deklaracji rezygnacji. Zatem w sytuacji miesięcznego przesunięcia między operacjami pobierania od uczestnika PPK wpłat oraz ich odprowadzania do funduszu nie trzeba dokonywać wstecznych rozliczeń wpłat odprowadzonych już do funduszu w miesiącu, w którym uczestnik PPK złożył deklarację o rezygnacji. Wpłaty „dokonywane” w miesiącu złożenia tej deklaracji są bowiem wpłatami, które zostały pobrane przez pracodawcę w poprzednim miesiącu. Innymi słowy, podmiot zatrudniający jest więc zobowiązany zwrócić uczestnikowi PPK kwoty pobrane, ale nie odprowadzone – uważa dr Wojewódka.
Obniżona wpłata
Eksperci zwracają uwagę, że na tym problemy pracodawców się nie kończą. Nie wiadomo też bowiem, czy będą konieczne dodatkowe korekty w przypadku niezasadnego zadeklarowania przez pracownika składki obniżonej, tj. w wysokości poniżej 2 proc., ale nie mniej niż 0,5 proc. (w uproszczeniu – mają do niej prawo ci, których przychód nie przekracza 120 proc. płacy minimalnej). Ostatnia nowelizacja przepisów, która weszła w życie 25 czerwca, doprecyzowała i uprościła obsługę deklaracji o obniżonych wpłatach. Raz złożona deklaracja nie musi być już corocznie ponawiana, ale będzie miała charakter bezterminowy i będzie wiązać pracodawcę do momentu jej odwołania lub zmiany. Jednocześnie uregulowano wyraźnie, co w sytuacji, gdy pracodawca stwierdzi, że pracownik w danym miesiącu przekroczył jednak poziom 120 proc. pensji minimalnej. Wówczas za miesiąc, w którym pracownik przekroczy ww. próg, pracodawca zamiast wpłaty obniżonej odprowadzi pełną wpłatę minimalną, tj. 2 proc. – Trzeba jednak pamiętać, że nie zawsze pracodawca będzie w stanie wychwycić przekroczenie progu. Dotyczy on bowiem wynagrodzenia z różnych źródeł. Dany pracodawca może zweryfikować jedynie poziom wynagrodzenia, jakie pracownik u niego uzyskuje, ale nie ma żadnych możliwości ani uprawnień do tego, aby sprawdzać, czy ma on jakieś inne źródła zarobków i jakie kwoty z nich uzyskuje. Innymi słowy, pracodawca „nie widzi”, czy i ile pracownik dorabia u innych oraz czy w efekcie przekracza próg 120 proc. płacy minimalnej – zauważa Marcin Cetnarowicz.
W praktyce, jak zaznacza, może to skutkować tym, że pracodawca – bazując na deklaracji pracownika – będzie w dobrej wierze potrącał z jego pensji obniżoną wpłatę np. 0,5 proc., podczas gdy w świetle globalnych zarobków pracownika ten do obniżonej wpłaty w ogóle nie będzie miał prawa. Wbrew pozorom takie sytuacje będą występowały stosunkowo często. – Pojawia się też pytanie, co z okresem, w którym firma, bazując na jego błędnej deklaracji, bezpodstawnie odprowadzała za pracownika wpłatę obniżoną. Czy pracodawca będzie musiał cokolwiek korygować lub dopłacać? – pyta Marcin Cetnarowicz.
Jedyną wyraźnie uregulowaną w ustawie o PPK konsekwencją tej sytuacji jest utrata przez pracownika prawa do dopłaty rocznej w kwocie 240 zł. Przy czym weryfikacja w tym zakresie będzie dokonywana przez PFR. – Kwestia ta powinna być rozstrzygana i załatwiana w relacji PFR – instytucja finansowa – uczestnik i nie powinna wymagać jakichkolwiek działań ze strony pracodawcy. Takie rozwiązanie byłoby optymalne dla firm. Jestem jednak w stanie wyobrazić sobie niekorzystny dla firm kierunek interpretacji, w którym od pracodawcy – jako podmiotu odpowiedzialnego za obliczanie, pobieranie i dokonywanie wpłat do PPK – oczekuje się też skorygowania raportów miesięcznych złożonych instytucji finansowej, a może nawet uzupełnienia wpłat do domyślnego poziomu 2 proc. z jednoczesnym prawem regresu wobec pracownika. Na podobnych zasadach pracodawca jako płatnik odpowiada za rozliczenia składek przed ZUS. Wprawdzie PPK i publiczny system zabezpieczenia emerytalnego to dwie zupełnie różne kwestie i nie ma podstaw do stosowania między nimi analogii, jednak moim zdaniem nie można takiej interpretacji lub chociażby prób interpretacji w 100 proc. wykluczyć – stwierdza Marcin Cetnarowicz.
Jego zdaniem nawet jeżeli przyjmiemy, że w opisanej wyżej sytuacji pracodawca nie będzie angażowany w korekty lub dopłaty za okres przeszły, to i tak będzie mieć problem, jak się zachować, gdy otrzyma z instytucji finansowej albo bezpośrednio z PFR lub ZUS informację o tym, że pracownik, który zadeklarował wpłatę obniżoną, od dłuższego czasu nie ma do niej prawa. Czy nadal może opierać się na błędnej deklaracji pracownika i pobierać obniżone wpłaty, czy też powinien wezwać pracownika do wyjaśnienia sytuacji lub złożenia ponownej deklaracji, a może też powinien zacząć pobierać z wynagrodzenia pracownika wpłatę wyjściową 2 proc. (uznając, że informacja z ZUS lub PFR nie wymaga już weryfikacji)?
– Nie za bardzo widzę podstawę prawną do tego, aby pracodawca mógł w takiej sytuacji jednostronnie pominąć deklarację pracownika nawet ze świadomością, że jest ona błędna. Podejrzewam jednak, że zupełnie inne oczekiwania może mieć w tym zakresie PFR lub instytucja finansowa – mówi Marcin Cetnarowicz. I jeżeli nie pracodawca, to czy sam pracownik może być w jakiś sposób zobowiązany do uzupełnienia swojego rachunku PPK o brakujące wpłaty, które będą wynikać z błędnej deklaracji o obniżonej wpłacie? – Również do tego nie znajdziemy podstawy prawnej w ustawie o PPK. A poza tym nie wiadomo, czy i w jaki sposób zobowiązanie to miałoby być egzekwowane. Trudno wyobrazić sobie, aby pracownik dochodził należności od… samego siebie. Dlatego moim zdaniem powyższe kwestie wymagałyby doprecyzowania w ustawie albo chociażby uwzględnienia przez PFR w swoich wyjaśnieniach – rekomenduje Marcin Cetnarowicz.
Potrzebne zmiany
W związku z pojawiającymi się niejasnościami Konfederacja Lewiatan apeluje o podjęcie niezwłocznych działań legislacyjnych lub wypracowanie nowego podejścia do problematycznego przepisu ustawy o PPK. – Wystarczyłoby zmienić zapis w ten sposób, że deklaracja o nieoszczędzaniu będzie ważna od następnego miesiąca – sugeruje Łukasz Kuczkowski, radca prawny, partner w Kancelarii Raczkowski Paruch.
Pojawia się też propozycja wprowadzenia zasady, że złożenie rezygnacji w danym miesiącu dotyczyć będzie jedynie wpłat obliczanych i pobieranych (a nie dokonywanych) w danym miesiącu. – Wpłaty obliczone i pobrane w miesiącu poprzedzającym powinny być odprowadzone do instytucji finansowej bez zmian, co byłoby rozwiązaniem bardziej intuicyjnym i zaoszczędziłoby sporo pracy zarówno pracodawcom, jak i instytucjom finansowym. W mojej ocenie na taką zmianę jest jeszcze czas – przekonuje Marcin Cetnarowicz.
Ministerstwo Finansów, autor ustawy o PPK, zapewnia, że budzące kontrowersje przepisy są przedmiotem analiz. Jak tłumaczy, ewentualne kłopoty wynikające z art. 23 ust. 4 ustawy zostały zasygnalizowane dopiero w ostatnich dniach przez organizacje pracodawców. – Konsultujemy sprawę z Polskim Funduszem Rozwoju w celu wypracowania wspólnie z pracodawcami i osobami zatrudnionymi najlepszej praktyki stosowania przepisu. Liczymy na to, że po wyjaśnieniu wszystkich wątpliwości nie będzie zachodziła potrzeba zmiany regulacji – słyszymy w biurze prasowym resortu finansów.
WAŻNE Ministerstwo Finansów, autor ustawy o PPK, zapewnia, że prowadzi już konsultacje z Polskim Funduszem Rozwoju. I liczy na to, że wątpliwości uda się wyjaśnić i nie trzeba będzie nowelizować przepisów.
