Przy ich liczeniu łatwo o pomyłkę. Tym bardziej że podpisywanie umów dotyczących planów kapitałowych zależy m.in. od dwóch różnych trzymiesięcznych okresów.
Ustawa o pracowniczych planach kapitałowych (PPK) została przyjęta przez Senat bez poprawek 26 października [w chwili zamknięcia niniejszego wydania, tj. 13 listopada 2018 r., oczekiwała na podpis prezydenta – red.]. PPK, jako dodatkowa forma zabezpieczenia emerytalnego, pojawi się u największych
przedsiębiorców już w 2019 r.
[schemat] Powstaje zatem pytanie, w jakim konkretnie terminie przedsiębiorcy będą zobowiązani utworzyć PPK? Niestety nowe przepisy budzą wiele wątpliwości w tym zakresie i udzielenie odpowiedzi na powyższe pytanie nie jest wcale łatwą sprawą.
•1 lipca 2019 r. – dla podmiotów zatrudniających co najmniej 250 osób na dzień 31 grudnia 2018 r.
•1 stycznia 2020 r. – dla podmiotów zatrudniających co najmniej 50 osób na dzień 1 lipca 2019 r.
•1 lipca 2020 r. – dla podmiotów zatrudniających co najmniej 20 osób na dzień 31 grudnia 2019 r.
•1 stycznia 2021 r. – dla pozostałych pracodawców, a także podmiotów publicznych.
Obowiązkiem utworzenia PPK będą objęte w pierwszej kolejności podmioty zatrudniające co najmniej 250 osób na dzień 31 grudnia 2018 r. W stosunku do nich nastąpi to już 1 lipca 2019 r. Co istotne, osoby zatrudnione to nie tylko pracownicy, ale również m.in. osoby fizyczne powyżej 18. roku życia – wykonujące pracę na podstawie umowy-zlecenia, świadczenia usług lub
umowy agencyjnej. Oceniając stan zatrudnienia na potrzeby PPK, należy zatem wziąć pod uwagę m.in. wszystkich pracowników zatrudnionych w dacie 31 grudnia 2018 r., a także osoby na powyższych umowach cywilnoprawnych, które aktywnie je wykonują.
Prawna ekwilibrystyka
Termin 1 lipca 2019 r. dla ww. przedsiębiorstw nie oznacza, że od tego dnia podmiot zatrudniający ma mieć funkcjonujące PPK. Oznacza on jedynie, że od tego dnia do podmiotu zatrudniającego stosuje się
przepisy ustawy, co rozpoczyna całą procedurę zakładania PPK.
Założenie pracowniczego planu kapitałowego wymaga zawarcia umowy o zarządzanie PPK. Jest ona zawierana pomiędzy podmiotem zatrudniającym a wybraną instytucją finansową. W jakim terminie podmiot zatrudniający powinien ją zawrzeć? Ustawodawca przewidział tu dwa terminy: ogólny (art. 8 w zw. z art. 16 ustawy) oraz szczególny wynikający z
przepisów przejściowych (art. 134 ust. 3 w zw. z ust. 2 ustawy). Ustalenie terminu założenia PPK w danym przypadku niestety wymaga interpretacji obu tych zestawów regulacji. I tak, zgodnie z art. 8 ustawy, umowę o zarządzanie zawiera się nie później niż na 10 dni roboczych przed dniem, w którym w stosunku do pierwszej osoby zatrudnionej należy zawrzeć umowę o prowadzenie PPK (zgodnie z art. 16 ustawy). Termin zawarcia umowy o zarządzanie będzie zatem wyznaczony przez termin zawarcia umowy o prowadzenie PPK, która również jest zawierana pomiędzy instytucją finansową a podmiotem zatrudniającym działającym w tym zakresie w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych. Co do zasady, umowę o prowadzenie PPK należy zawrzeć do 10. dnia miesiąca (już nie roboczych!) następującego po miesiącu, w którym upłynął trzymiesięczny okres zatrudnienia.
Przekładając powyższy termin na pracownika będącego w zatrudnieniu w dniu 1 lipca 2019 r., to trzymiesięczny okres jego zatrudnienia kończy się 30 września 2019 r. (zgodnie bowiem z wyrokiem Sądu Najwyższego z 19 grudnia 1996 r., sygn. akt I PKN 47/96, okres zatrudnienia liczony w miesiącach kończy się ostatniego dnia danego miesiąca). W konsekwencji umowę o prowadzenie
PPK w imieniu i na rzecz tego pracownika należałoby zawrzeć do 10 października 2019 r., a umowę o zarządzanie PPK – w terminie 10 dni roboczych przed tym dniem, tj. do 28 września 2019 r. Przez dni robocze należy rozumieć dni niebędące niedzielą lub świętem.
Sposób obliczania
Na tym tle pojawia się dodatkowe pytanie – jak liczyć trzymiesięczny okres zatrudnienia? Czy chodzi o okres zatrudnienia począwszy od 1 lipca 2019 r., czy też może o okresy wcześniejsze – w końcu wielu pracowników będzie w tym dniu miało staż pracy przekraczający trzy miesiące. Wcześniejsze projekty ustawy zawierały w tym zakresie wyraźną regulację – trzymiesięczny termin zatrudnienia liczył się dopiero od 1 lipca 2019 r., a u podmiotów zatrudniających z mniejszym poziomem zatrudnienia – od daty objęcia ich ustawą. Ustawa przyjęta przez Senat już takiej regulacji nie zawiera.
W mojej ocenie okres ten należy liczyć od 1 lipca 2019 r. (w przypadku przedsiębiorców zatrudniających co najmniej 250 osób). Przy odmiennej interpretacji przedsiębiorca byłby bowiem zobowiązany zawrzeć umowę o zarządzanie PPK przed terminem objęcia go ustawą o PPK (a więc przed 1 lipca 2019 r.), co byłoby prawnie niemożliwe.
Mylące podobieństwo
Powyższe zasady liczenia terminu zawarcia umowy o zarządzanie PPK nie dotyczą jednak okresu przejściowego, tj. okresu obejmowania ustawą poszczególnych grup podmiotów zatrudniających ze względu na poziom zatrudnienia. Wtedy stosuje się bowiem przepisy art. 134, które literalnie są podobnie skonstruowane co regulacje art. 8 i 16 ustawy. Ale to podobieństwo może prowadzić do błędnych wniosków.
Zgodnie z art. 134 ust. 3 ustawy umowę o zarządzenie podmiot zatrudniający zawiera nie później niż na 10 dni roboczych przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 2. Z kolei ust. 2 wskazuje, że umowę o prowadzenie PPK zawiera się w terminie do 10. dnia miesiąca następującego po upływie trzech miesięcy od dnia objęcia danego podmiotu ustawą. W przypadku największych przedsiębiorców – od 1 lipca 2019 r. W tym ostatnim przepisie nie ma już mowy o trzymiesięcznym okresie zatrudnienia, ale o trzech miesiącach. Różnica niewielka, ale istotna przy liczeniu terminów. Skoro bowiem przepis nie odwołuje się do okresu zatrudnienia, to do obliczania tego terminu należy stosować zasady wynikające z kodeksu cywilnego, a dokładniej z art. 112. A zgodnie z nim termin oznaczony w miesiącach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było – w ostatnim dniu tego miesiąca.
Przyjmując taką interpretację, należałoby uznać, że termin trzech miesięcy zaczynający się 1 lipca 2019 r. kończy się 1 października 2019 r. Stąd umowę o prowadzenie PPK należałoby zawrzeć w terminie do 11 listopada 2019 r. (do 10. dnia miesiąca następującego po upływie trzech miesięcy – skoro trzy miesiące upływają 1 października, to miesiąc następujący po tym miesiącu to listopad, a 10 dni upływa 11 listopada). To z kolei oznacza, że umowę o zarządzaniu PPK należałoby zawrzeć na 10 dni roboczych przed upływem tego terminu, tj. przed 28 października 2019 r.
W kierunku ujednolicenia
Trudno zrozumieć, czym kierował się ustawodawca, tak istotnie różnicując zasady ustalania terminów dla zawarcia umowy o zarządzanie i umowy o prowadzenie PPK w zależności od momentu tworzenia PPK. Zastanawiające jest w szczególności stosowanie różnych zasad ustalania trzymiesięcznego terminu, którego upływ wpływa na termin zawarcia umowy o prowadzenie PPK. Z punktu widzenia celu PPK, jakim jest powszechność i automatyzm uczestnictwa (dla osób zatrudnionych do 55. roku życia), przesuwanie terminu zawarcia umowy o zarządzanie oraz umowy o przystąpienie, a tym samym wpłat do systemu o kolejny miesiąc jest – w porównaniu do reguły ogólnej – niezrozumiałe. Biorąc pod uwagę powyższy cel ustawy oraz zasady ogólne, należałoby uznać, że skoro prawo uczestniczenia w PPK jest ściśle powiązane z okresem zatrudnienia w danym podmiocie, to termin zawarcia umowy o prowadzenie PPK w okresie przejściowym również należy wiązać z tym okresem. To oznaczałoby możliwość zastosowania do trzymiesięcznego terminu, o którym mowa w art. 134 ust. 2 ustawy, reguł właściwych dla obliczania okresu zatrudnienia. W takim przypadku termin zawarcia umowy o prowadzenie PPK upływałby 10 października 2019 r., a umowy o zarządzenie PPK 28 września 2019 r.
Co ciekawe, w przypadku jednostek sektora finansów publicznych zostały przyjęte daty sugerujące oparcie o regułę ogólną wyrażoną w art. 8 i 16 ustawy. Zgodnie bowiem z jej art. 137 obowiązek zawarcia przez takie jednostki umowy o zarządzanie powstaje 1 stycznia 2021 r., a umowa o prowadzenie PPK powinna zostać zawarta do 10 kwietnia 2021 r. Ustawodawca powiązał zatem ten termin z okresem zatrudnienia. Powyższy przepis również może przemawiać za wskazaną powyżej interpretacją terminów zawierania umów w ramach PPK w okresie przejściowym.
Niestety, ustawodawca po raz kolejny nie spełnił oczekiwań w zakresie tworzenia zrozumiałego i przejrzystego prawa. Przez to wielu przedsiębiorców pozostaje dzisiaj w niepewności co do terminu założenia PPK. Biorąc pod uwagę odpowiedzialność karną za nieprzestrzeganie przepisów ustawy, konieczność wyjaśnienia kwestii terminów utworzenia PPK wydaje się w tym momencie kluczowa. [ramka]
Konsekwencje karne
W przypadku niezawarcia umowy o zarządzanie PPK w przewidzianym terminie ustawa przewiduje karę grzywny w wysokości do 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń – u danego podmiotu zatrudniającego – w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie tego naruszenia. Dla podmiotów zatrudniających co najmniej 250 osób podstawą odwołania będzie zatem wielkość funduszu wynagrodzeń w 2018 r. Kara grzywny nakładana jest na osobę zobowiązaną do działania w zakresie zawarcia umowy o zarządzanie PPK. Co do zasady będzie to zatem któryś z członków zarządu podmiotu zatrudniającego. W tym kontekście warto więc jeszcze przed objęciem ustawą uregulować kwestie compliance w danym podmiocie i wskazać osoby odpowiedzialne za realizację obowiązków wynikających z ustawy (np. w drodze zmiany zakresów obowiązków i odpowiedzialności). Pozwoli to przypisać tę odpowiedzialność osobom, które rzeczywiście odpowiadają za dane naruszenie.
Należy też pamiętać, że ryzyko niewłaściwego ustalenia terminu zawarcia umowy o zarządzanie nie dotyczy tylko kwestii związanych z przepisami przejściowymi. Wystarczy w tym zakresie pomylić się w obliczeniach stanu zatrudnienia, który determinuje moment objęcia danego podmiotu ustawą. Definicja osób zatrudnionych nie jest wcale przejrzysta w 100 proc. i również na jej tle można mieć wiele wątpliwości. Dla przykładu nie rozstrzyga, czy do osób zatrudnionych należy zaliczać osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą będące samozatrudnionymi (czyli uzależnionymi ekonomicznie od danego podmiotu zatrudniającego). W orzecznictwie TSUE można odnaleźć stanowiska, zgodnie z którymi takie osoby są zatrudnione na podstawie umowy cywilnoprawnej (co odpowiadałoby definicji osoby zatrudnionej w ustawie). Tymczasem pomyłka przy liczeniu będzie oznaczała przesunięcie objęcia ustawą o co najmniej pół roku ze wszystkimi tego konsekwencjami.
W tym kontekście warto wspomnieć o szczególnym uprawnieniu Polskiego Funduszu Rozwoju (PFR), który będzie sprawować swoisty nadzór nad PPK. Otóż w przypadku uznania, że podmiot zatrudniający nie dopełnił obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w obowiązującym go terminie, PFR wezwie podmiot zatrudniający do jej zawarcia, wskazując instytucję finansową, z którą należy taką umowę zawrzeć (tzw. wyznaczona instytucja finansowa). Podmiot zatrudniający może oczywiście wskazać, że zawarł taką umowę z inną instytucją finansową. Co ciekawe, to uprawnienie PFR dotyczy jedynie sytuacji, w której PFR uzyska informację o niezawarciu w terminie umowy o zarządzanie PPK na skutek weryfikacji danych uzyskanych od ZUS (ten po każdym kwartale będzie miał obowiązek udostępniać PFR informacje o płatnikach). I co ważne – tylko wtedy, gdy umowa o zarządzanie PPK nie zostanie zawarta w terminie wynikającym z zasady ogólnej, tj. art. 8 ust. 1 w zw. z art. 16 ustawy. W konsekwencji wydaje się, że to uprawnienie PFR nie będzie miało zastosowania do terminów zawarcia umowy o zarządzanie PPK, ustalonych na podstawie przepisów przejściowych (ustawa nie odwołuje się bowiem w sposób bezpośredni do art. 134 ustawy).
Na tle karania warto też pamiętać, że niezawarcie we właściwym terminie umowy o zarządzanie spowoduje również niezawarcie w wyznaczonym czasie umowy o prowadzenie PPK. W takim przypadku ta druga zostaje zawarta z mocy prawa (automatycznie) w pierwszym dniu po upływie terminu do jej zawarcia. Sytuacja o tyle zastanawiająca, że umowę o prowadzenie PPK uważa się za zawartą w przypadku braku umowy o zarządzanie (chodzi o sytuację, w której jeszcze nie zawarliśmy umowy o zarządzanie, gdyż np. źle policzyliśmy poziom zatrudnienia na 31 grudnia 2018 r.). Skutkiem powyższego automatyzmu będzie oczywiście konieczność uiszczenia zaległych wpłat, a później odzyskanie części finansowanych przez osoby zatrudnione.
Karane będzie nie tylko niezawarcie umowy o zarządzanie w terminie. Również nieterminowe zawarcie umowy o prowadzenie PPK stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny od tysiąca do miliona złotych. Podobnie jak niedokonywanie wpłat do PPK (tu termin jest również silnie związany z zawarciem umowy o prowadzenie PPK) czy niezgłaszanie danych do PPK.
Subskrybuj nas na Youtube
