Składka wypadkowa

Składkę na ubezpieczenie wypadkowe płatnik finansuje w całości z własnych środków. Nie ma jednolitej, stałej stopy procentowej składki wypadkowej. Zasady różnicowania wysokości stopy procentowej składek od tego ryzyka określają przepisy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.

Sposób określenia stopy procentowej składki wypadkowej zależy od tego, czy płatnik podlega wpisowi do rejestru REGON oraz od liczby osób zgłaszanych do ubezpieczenia wypadkowego. Stopę procentową składki ustala się na rok składkowy, który trwa od 1 kwietnia danego roku do 31 marca następnego roku.

Kto ustala stopę procentową

Wysokość tej stopy określa sam płatnik albo ZUS, który przejmuje to zadanie w przypadku przekazania przez płatnika informacji ZUS IWA za ostatnie trzy lata kalendarzowe poprzedzające dany rok składkowy.

ZUS ustali stopę procentową dla płatników, którzy byli zobowiązani do przekazania i skutecznie przekazali informacje ZUS IWA za lata: 2023–2025.

Termin złożenia formularza ZUS IWA

Informację ZUS IWA składa się za dany rok kalendarzowy w terminie do końca stycznia, przy czym w przypadku, gdy ostatni dzień miesiąca przypada na dzień wolny od pracy, termin ulega przesunięciu na pierwszy dzień roboczy. W konsekwencji informację za 2025 r. należy przekazać do 2 lutego. Obowiązek jej złożenia dotyczy wyłącznie płatnika, który łącznie spełnił następujące warunki:

1) był zgłoszony nieprzerwanie w ZUS jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia 2025 r. oraz co najmniej jeden dzień w styczniu 2026 r.,

2) zgłaszał w 2025 r. do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych,

3) figurował w rejestrze REGON 31 grudnia 2025 r.

Przez nieprzerwane zgłoszenie w ZUS należy rozumieć stan, w którym w każdym miesiącu 2025 r. płatnik zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej jedną osobę. Z obowiązku złożenia informacji ZUS IWA za 2025 r. zwolniony jest więc podmiot, który w żadnym miesiącu tego roku nie był płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe (ani jeden ubezpieczony jemu nie podlegał). [przykład 1]

Ważne

ZUS wyjaśnia, że płatnicy, którzy na 31 grudnia 2025 r. są ujęci w rejestrze REGON z wykazanym rodzajem przeważającej działalności według klasyfikacji PKD 2025, powinni ustalić swój rodzaj działalności na podstawie klasyfikacji PKD 2007 w oparciu o klucze przejścia (powiązań) pomiędzy PKD 2025 i PKD 2007, stanowiące integralną część klasyfikacji PKD 2025.

Aby stwierdzić, czy płatnik zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego wymaganą liczbę osób, czyli co najmniej 10 ubezpieczonych należy:

1) zsumować liczbę osób, którzy podlegali temu ubezpieczeniu w poszczególnych miesiącach 2025 r., a następnie

2) uzyskany wynik podzielić przez liczbę miesięcy, w których podmiot był zgłoszony jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe.

W przypadku uzyskania wyniku ułamkowego, płatnik musi go zaokrąglić do liczby całkowitej, przy czym końcówki wynoszące co najmniej 0,5 zaokrągla się w górę, natomiast wartości niższe niż 0,5 – w dół. Oznacza to, że przykładowo wynik 9,49 przyjmuje się jako 9, natomiast 9,5 jako 10.

Spełnienie warunku nieprzerwanego zgłoszenia w ZUS w charakterze płatnika składek na ubezpieczenie wypadkowe skutkuje ustaleniem liczby ubezpieczonych zawsze w oparciu o średnią z 12 miesięcy. [przykłady 2 i 3]

Kogo uwzględnić, a kogo wyłączyć w ZUS IWA

Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych w poszczególnych miesiącach 2025 r. uwzględnia się wszystkich ubezpieczonych, którzy w poszczególnych miesiącach ubiegłego roku podlegali ubezpieczeniu wypadkowemu przynajmniej jeden dzień. Daną osobę wlicza się wyłącznie jednokrotnie, niezależnie od liczby tytułów, z których w tym samym miesiącu była zgłaszana do ubezpieczenia.

Przy obliczaniu liczby ubezpieczonych pomija się osoby, które:

  • podlegają ubezpieczeniom społecznym, lecz nie są objęte ubezpieczeniem wypadkowym (np. osoby wykonujące pracę nakładczą);
  • cały miesiąc korzystały z urlopu bezpłatnego, wychowawczego, pobierały zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego;
  • nie podlegają już w danym miesiącu (nawet przez jeden dzień) ubezpieczeniom społecznym (w tym ubezpieczeniu wypadkowemu), ale za które w raporcie imiennym za ten miesiąc płatnik rozlicza jeszcze składki lub wykazuje świadczenia po ustaniu tytułu do ubezpieczeń. [przykłady 4–6]

Zawiadomienie z ZUS do 20 kwietnia

Jeśli płatnik składek przekaże do ZUS informację ZUS IWA za trzy ostatnie lata kalendarzowe ZUS ustali stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe obowiązującą w danym roku składkowym. O ustalonej wysokości składki ZUS zawiadamia płatnika nie później niż do 20 kwietnia danego roku, w formie elektronicznej, za pośrednictwem profilu informacyjnego PUE ZUS płatnika. ©℗

Przykład 1

Skutki braku ciągłości zgłoszeń

Spółka jawna zgłosiła się jako płatnik składek od 1 września 2025 r. i od tego momentu do końca roku zgłaszała do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych 10 pracowników. Z uwagi na brak nieprzerwanego zgłoszenia w ZUS jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe przez cały rok 2025 płatnik nie składa informacji ZUS IWA za ten rok.

Przykład 2

Ustalenie średniej liczby ubezpieczonych

Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą była przez cały 2025 r., nieprzerwanie zgłoszona w ZUS jako płatnik składek i w poszczególnych miesiącach tego roku zgłaszała do ubezpieczenia wypadkowego następującą liczbę osób:

Miesiąc I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII
Liczba ubezpieczonych 11 11 13 13 13 15 15 15 12 12 10 10

Suma ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy 2025 r. wyniosła 150, co oznacza, że dla potrzeb ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe przyjmuje się średnią w wysokości 12,5 (150: 12).

Po zastosowaniu zasad zaokrąglania liczba ubezpieczonych wynosi –13.

Przykład 3

Niespełnienie warunku

Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą była przez cały 2025 r. zgłoszona do ZUS jako płatnik składek i zgłaszała do obowiązkowych i ubezpieczeń społecznych siebie oraz pracowników i zleceniobiorców. W poszczególnych miesiącach 2025 r. liczba osób podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu wynosiła:

Miesiąc I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII
Liczba ubezpieczonych 11 11 10 10 9 9 9 7 7 7 6 6

Łączna liczba ubezpieczonych wyniosła 102, co po podzieleniu przez 12 miesięcy daje średnią 8,5 (102: 12). Po zastosowaniu zasad zaokrąglania przyjmuje się liczbę 9, w konsekwencji czego przedsiębiorca nie musi składać informacji ZUS IWA za 2025 r., ponieważ nie spełnia warunku zgłaszania co najmniej 10 osób do ubezpieczenia wypadkowego.

Przykład 4

Korzystanie z urlopu bezpłatnego

Pan Jan przebywał na urlopie bezpłatnym od 20 czerwca do 16 sierpnia 2025 r., w konsekwencji czego w lipcu 2025 r. nie podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu nawet przez jeden dzień. Z tego względu przy ustalaniu liczby ubezpieczonych zgłaszanych do ubezpieczenia wypadkowego w lipcu płatnik nie powinien wliczać pana Jana.

Przykład 5

Dwa odrębne tytuły do ubezpieczenia

Pan Michał w styczniu 2025 r. podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu u jednego płatnika z dwóch odrębnych tytułów: od 1 do 14 stycznia 2025 r. – z umowy zlecenia, a od 23 stycznia – z umowy o pracę. Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych zgłaszanych do ubezpieczenia wypadkowego w styczniu płatnik powinien uwzględnić pana Michała jako jednego ubezpieczonego.

Przykład 6

Urlop wychowawczy, wypoczynkowy i zasiłek macierzyński

Pani Ewa przebywała na urlopie wychowawczym od 30 września 2025 r. do 4 września 2025 r. pobierała zasiłek macierzyński, a od 5 do 29 września przebywała na urlopie wypoczynkowym. Ponieważ we wrześniu 2025 r. podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu jako pracownik, płatnik powinien ją wliczyć w tym miesiącu do liczby ubezpieczonych. Natomiast pomija ją, ustalając tę liczbę w kolejnych miesiącach, tj. od października do grudnia, kiedy ze względu na urlop wychowawczy w ogóle nie podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu. ©℗

Podstawa prawna

art. 28, art. 31–33 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1644; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 1083)