Urlop wychowawczy po rodzicielskim: jakie dokumenty rozliczeniowe składa pracodawca

Powyższe oznacza, że jego otrzymywanie w okresach przewidzianych w kodeksie pracy na realizację uprawnień macierzyńskich i rodzicielskich, jak również korzystanie z urlopu wychowawczego, stanowi samodzielny względem stosunku pracy tytuł do ubezpieczeń, mimo że wskazane uprawnienia pozostają w ścisłym związku z zatrudnieniem na podstawie umowy o pracę.

Obowiązki płatnika

Pracodawca jest płatnikiem składek w stosunku do pracowników, w tym z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym albo pobierania zasiłku macierzyńskiego z wyłączeniem osób, którym to świadczenie wypłaca ZUS. Pracodawca ma więc określone obowiązki względem ZUS związane z wykazywaniem tych osób w dokumentach rozliczeniowych. Przejście pracownika na inny tytuł do ubezpieczeń nie powoduje konieczności ponownego zgłoszenia na formularzu ZUS ZUA, gdyż zmiana ta następuje poprzez zastosowanie właściwego kodu tytułu ubezpieczenia.

Uwaga! Jeśli zasiłek macierzyński wypłaca ZUS, a nie pracodawca, to zakres formalności jest mniejszy, ponieważ składki emerytalne i rentowe od tego świadczenia rozlicza ZUS, który jest jednocześnie płatnikiem w tym okresie.

Za pracownika kończącego w trakcie miesiąca urlop rodzicielski, a tym samym pobieranie zasiłku macierzyńskiego, trzeba złożyć raporty tj. ZUS RSA oraz ZUS RCA, ponieważ jeśli od razu nie przejdzie na urlop wychowawczy, wraca do pracowniczego tytułu do ubezpieczeń i ponownie podlega obowiązkowo wszystkim ubezpieczeniom.

Gdy po urlopie rodzicielskim wypoczynkowy

Często bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego lub rodzicielskiego, a przed rozpoczęciem urlopu wychowawczego pracownik jeszcze korzysta z urlopu wypoczynkowego, do którego ma prawo na podstawie art. 163 par. 3 kodeksu pracy. W związku z tym w jednym miesiącu mogą wystąpić dwa lub nawet trzy rodzaje urlopów, które trzeba odpowiednio rozliczyć i wykazać w dokumentach do ZUS.

PRZYKŁAD 1

• ZUS RSA z kodem świadczenia/przerwy 319 i okresem 1–17.11. (pola z liczbą dni zasiłkowych oraz kwotą pozostają puste)
• ZUS RCA z kodem pracowniczym 0110 x x i rozliczonymi składkami społecznymi oraz zdrowotną od wypłaconego w listopadzie wynagrodzenia urlopowego.

Podstawa składek na wychowawczym

Aby ustalić prawidłową kwotę podstawy wymiaru składek dla osoby przebywającej na urlopie wychowawczym, należy porównać:

• kwotę graniczną odpowiadającą 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, obowiązującą w danym roku oraz
• kwotę średniego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego za 12 miesięcy przed rozpoczęciem urlopu.

Przy ustalaniu przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy stosować zasady obliczania podstawy wymiaru zasiłków, ale z kilkoma wyjątkami.

Uwzględnia się tu wynagrodzenie wypłacone:

• za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających rozpoczęcie urlopu wychowawczego, jeśli stanowiło podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe,
• u danego płatnika składek, z tytułu pracy u którego został udzielony urlop wychowawczy.

Wynagrodzenie przyjmuje się w pełnej wysokości, a nie po odliczeniu części składek społecznych w wysokości odpowiadającej 13,71 proc., jak przy ustalaniu podstawy zasiłków.

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie ustala się z 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy, przez podzielenie wynagrodzenia uzyskanego przez pracownika przez liczbę miesięcy, w których wynagrodzenie to osiągnął.

W przypadku, gdy pracownik rozpoczął korzystanie z urlopu wychowawczego przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych zatrudnienia, należy uwzględniać wynagrodzenie uzyskane u danego płatnika składek za pełne miesiące kalendarzowe trwania stosunku pracy.

A jeżeli urlop wychowawczy rozpoczął się przed upływem pełnego miesiąca kalendarzowego ubezpieczenia, do ustalenia podstawy wymiaru składek należy przyjąć wynagrodzenie, które pracownik osiągnąłby, gdyby pracował przez pełny miesiąc kalendarzowy.

Uwaga! Przy ustalaniu przeciętnego wynagrodzenia za okres 12 miesięcy kalendarzowych obowiązuje zasada, zgodnie z którą uwzględnia się wszystkie składniki przychodu uzyskiwane ze stosunku pracy, które nie zostały wyłączone z podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe pracownika, na podstawie art. 18 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych lub par. 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie należy wyłączać m.in. tych składników, które są wykluczane przy obliczaniu podstawy zasiłkowej. Chodzi tu np. o nagrody uznaniowe, dodatki stażowe, służbowe, funkcyjne, składniki wynagrodzenia uzależnione bezpośrednio nie od indywidualnego wkładu pracy pracownika, ale od wyników grupy pracowników lub całego zakładu pracy.

W przypadku opisanym w przykładzie należałoby prześledzić okres od grudnia 2024 do listopada 2025 r., przy czym realnie jedynie za listopad pracownica uzyskała wynagrodzenie ze stosunku pracy (urlopowe). Za wcześniejsze miesiące przysługiwał jej zasiłek macierzyński. Jednak większa część listopada była nieprzepracowana (urlop wypoczynkowy traktuje się jak okres przepracowany). Nie należy go więc uzupełniać, a dla celów ustalenia podstawy składek z tytułu urlopu wychowawczego przyjąć wynagrodzenie miesięczne w stałej wysokości z umowy o pracę. Wynosi ono 5650 zł i jest wyższe od kwoty granicznej 5203,80 zł. To oznacza, że to ta ustawowa kwota będzie podstawą składek w czasie urlopu wychowawczego, a nie faktyczne wynagrodzenie pracownicy.

Jeżeli obowiązek ubezpieczeń emerytalno-rentowych powstał w trakcie miesiąca, to podstawa ta ulega proporcjonalnemu obniżeniu do okresu urlopu wychowawczego w tym miesiącu. Podstawę należy podzielić przez liczbę dni kalendarzowych miesiąca (31 dni grudnia) i od razu pomnożyć (bez zaokrąglania) przez 13 dni urlopu.

5203,80 zł: 31 dni x 13 dni urlopu wychowawczego = 2182,24 zł

Składki wynoszą: emerytalna 19,52 proc., rentowa 8 proc. i płatnik je tylko nalicza, ponieważ w całości są finansowane z budżetu państwa. Będzie to odpowiednio 425,97 zł oraz 174,58 zł.

Z kolei składka zdrowotna wynosi 9 proc. podstawy, którą stanowi kwota specjalnego zasiłku opiekuńczego przysługującego na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych (obecnie 620 zł). Składkę w wysokości 55,80 zł należy naliczać od pełnej podstawy, bez pomniejszania za niepełny miesiąc urlopu wychowawczego. Pokrywa ją również budżet państwa. [przykład 2]

Przykład 2