Zarówno podczas ubiegania się o przyjęcie na studia, jak i w czasie nauki uczelnia wchodzi w posiadanie wielu informacji. Podczas procesu rekrutacji tworzone są teczki osobowe, w których początkowo umieszczane są:
1. dokumenty zaświadczające o ukończeniu poprzedniego etapu edukacji (kopie: świadectwa dojrzałości, zaświadczenia o wynikach egzaminu maturalnego z poszczególnych przedmiotów, dyplomu ukończenia studiów)
2. wypełnioną przez kandydata ankietę osobową, zawierającą między innymi nr PESEL lub wskazanie dowodu tożsamości
3. kopia dowodu osobistego
4. wynik postępowania.

Z biegiem nauki teczka uzupełniana jest o informacje związane z przebiegiem studiów. Są to między innymi: podpisany akt ślubowania, karty okresowych osiągnięć, potwierdzenie odbioru legitymacji i indeksu, decyzje o przyznanych stypendiach, praca dyplomowa, potwierdzenie odbioru dyplomu. Zgodnie z projektem obowiązek przechowywania pokaźnego kompletu będzie trwał 15 lat. To aż 35 lat krócej niż obecnie. Po tym czasie dane trafią do właściwego miejscowo archiwum państwowego.Studia? Tylko takie, które dadzą pracę

Ponadto uczelnie będą mogły wszystkie dane znajdujące się w teczce digitalizować lub przekazać podmiotowi zajmującemu się archiwizowaniem narodowych zasobów.

W stosunku do osób, które otrzymały negatywną odpowiedź w zakresie przyjęcia na studia przechowywane będą kopie dokumentów, które były wymagane podczas rekrutacji przez 6 miesięcy. Ich uzupełnieniem będzie kopia pisma wraz z którym odesłano zainteresowanemu oryginały.

Zmiany zaproponowane przez Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w projekcie rozporządzenia w sprawie dokumentacji przebiegu studiów miałyby zacząć obowiązywać już w tym roku akademickim. Zdaniem projektodawcy nowe przepisy mają „odciążyć uczelnie z nadmiernych obowiązków”.