Nawet jeśli ośrodek pomocy społecznej realizuje zadania związane z przyznawaniem rodzinom wielodzietnym kart dużej rodziny (KDR), to dane, które trzeba zarejestrować u generalnego inspektora ochrony danych osobowych (GIODO) przesyła gmina.
Jak informuje GIODO, chociaż ustawa z 5 grudnia 2014 r. o karcie dużej rodziny (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 785 ze zm.) obowiązuje już od ponad dwóch i pół roku, to wciąż wpływają do niego liczne zgłoszenia zbiorów danych dotyczących KDR. Problem w tym, że wiele z nich pochodzi od niewłaściwych podmiotów – najczęściej od ośrodków pomocy społecznej.
GIODO przypomina, że jest to postępowanie nieprawidłowe. Powołuje się przy tym na art. 21 ust. 2 ustawy o KDR, który stanowi, że administratorami danych osobowych przetwarzanych w zakresie niezbędnym do realizacji zadań w niej wskazanych są wójt oraz minister właściwy ds. rodziny.
W praktyce oznacza to, że zbiór informacji prowadzony w celu przyznawania kart powinna zgłosić wyłącznie gmina. Nie zmienia tego fakt podjęcia przez radę gminy uchwały zlecającej realizację tego zadania ośrodkowi pomocy społecznej lub innej samorządowej jednostce organizacyjnej. Nie wiąże się to bowiem z przeniesieniem statusu administratora danych na te podmioty.
Jednocześnie do biura GIODO docierają pytania od gmin dotyczące tego, czy ze względu na zmiany w ustawie o KDR – obowiązujące od 1 lipca br., zbiór danych zgłaszanych do GIODO powinien być zaktualizowany. W tym przypadku GIODO wskazuje, że nowelizacja przepisów nie zawsze jest równoznaczna z koniecznością aktualizacji. To administrator danych powinien każdorazowo dokonać oceny, czy zakres przetwarzanych danych osobowych, cel przetwarzania i kategoria osób, do których się odnoszą oraz inne informacje, które są podawane w zgłoszeniu, uległy zmianie. Tylko gdy modyfikacje obejmują dane zawarte w zbiorze, powstaje obowiązek ich aktualizacji.
Ponadto jeżeli administrator danych powołał administratora bezpieczeństwa informacji, czyli ABI, i został on zgłoszony do GIODO, a w zbiorze są przetwarzane dane zwykłe, to nawet dokonanie zmiany w zbiorze nie obliguje do jego aktualizacji.
