Przedsiębiorcy będą musieli przechowywać dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy zleceniobiorców i samozatrudnionych. Możliwe, że nawet przez 10 lat.
Strony umów-zleceń lub umów o świadczenie usług będą musiały samodzielnie określić sposób potwierdzania godzin pracy. To konieczne dla zapewnienia co najmniej 12-złotowej stawki godzinowej dla zleceniobiorców i samozatrudnionych świadczących usługi w miejscu i czasie wskazanym przez firmę. Dla zatrudniających oznacza to dodatkowe obowiązki.
– Powinni oni zadbać o to, aby umowa cywilnoprawna wyraźnie określała sposób, w jaki rozlicza się czas pracy wspomnianych podwładnych – tłumaczy Katarzyna Dulewicz, radca prawny i partner w CMS Cameron McKenna.
Firmy zostaną też zobowiązane do przechowywania dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy nie tylko przez okres trwania umowy, lecz także przez dwa, trzy lub nawet 10 lat po jej zakończeniu. Wszystko przez nieprecyzyjne przepisy projektu nowelizacji ustawy o minimalnym wynagrodzeniu, który zakłada wprowadzenie wspomnianej 12-złotowej, najniższej stawki godzinowej dla niektórych samozatrudnionych i zleceniobiorców.
Określenie sposobu potwierdzania przepracowanych godzin będzie w interesie przedsiębiorcy, bo wspomniany projekt przewiduje, że w razie braku takich ustaleń to zatrudniony przekaże mu przed wypłatą informację o tym, jak dużo godzin przepracował (firma utraci zatem wpływ na ustalenie czasu wykonywania zlecanych obowiązków).
– W tej kwestii poruszamy się jednak na nieznanym gruncie, bo obecne przepisy nie nakazują rozliczania przepracowanych godzin przy omawianych rodzajach umów – zauważa dr Grzegorz Baczewski, dyrektor departamentu dialogu społecznego i stosunków pracy Konfederacji Lewiatan.
Jego zdaniem sposób potwierdzania godzin wykonywania obowiązków będzie w praktyce zależał od rozwiązań, które już stosuje się w danych firmach. – Na przykład jeśli wykorzystuje się karty elektroniczne rejestrujące wstęp na teren firmy, to mogą one posłużyć także do weryfikacji czasu pracy zleceniobiorców lub samozatrudnionych – dodaje.
Możliwe są także mniej formalne ustalenia w tym zakresie.
– Dopuszczalny wydaje się np. model, w którym zleceniobiorca przesyła e-mailem informację o planowanej liczbie godzin wykonywania obowiązków, a zleceniodawca ją akceptuje – wskazuje dr Magdalena Zwolińska, adwokat w kancelarii DLA Piper Wiater.
Znacznie więcej wątpliwości mogą wywoływać przepisy dotyczące składowania dokumentacji związanej z czasem pracy zatrudnionych na wspomnianych kontraktach. Obejmie ona m.in. potwierdzenie liczby godzin pracy, rachunki, faktury, a także sprawozdanie zleceniobiorcy przekazywane po wykonaniu umowy. Przedsiębiorcy będą mogli gromadzić takie dokumenty w formie elektronicznej, ale jednocześnie zostaną zobowiązani do ich przechowywania przez okres trwania umowy oraz czas po zakończeniu zatrudnienia odpowiadający okresowi przedawnienia wskazanemu w art. 118 i 751 k.c. Przepisy te wskazują na okres 2-letni (m.in. w przypadku roszczeń o wynagrodzenie za spełnione czynności przysługujące osobom, które stale trudnią się czynnościami danego rodzaju), 3-letni (w przypadku roszczeń o świadczenia okresowe oraz związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej) oraz 10-letni (w pozostałych przypadkach).
– Zatem okres przechowywania dokumentów będzie zależał od warunków i okoliczności zawarcia i wykonywania danej umowy, a także rodzaju możliwego roszczenia. Może wynosić dwa, trzy albo 10 lat – tłumaczy dr Magdalena Zwolińska.
Podkreśla, że teoretycznie omawianą dokumentację można przechowywać nawet bezterminowo, bo np. roszczenie o ustalenie istnienia stosunku pracy się nie przedawnia (a firma chce zachować akta dla własnego interesu – np. na ewentualne potrzeby dowodowe).
– Przepisy powinny jasno określać, jak długo należy przechowywać omawianą dokumentację. Należałoby przyjąć, że chodzi w tym przypadku tylko o czas trwania umowy – podsumowuje dr Grzegorz Baczewski.
