Po wprowadzeniu zryczałtowanego podatku od prywatnego użytku służbowych aut pracodawcy sięgnęli po kalkulator. I wielu z nich policzyło, że im się to nie opłaca
Ryczałt miał być zalegalizowaniem praktyki wykorzystywania firmowych aut do celów prywatnych. Idea była taka, że lepiej potrącić pracownikowi zryczałtowaną kwotę z tytułu PIT, niż narażać się na kontrole fiskusa i dochodzenie, czy pracownik uzyskał przychód z nieodpłatnych świadczeń.
Okazuje się jednak, że wiele firm nie chce ryczałtu. Dlaczego? Bo po jego potrąceniu nie tylko pracownik dostanie mniej na rękę, ale ubędzie też w firmowej kasie. Ryczałt podlega bowiem oskładkowaniu, a ciężar składek ZUS ponosi nie tylko pracownik, ale również pracodawca.
Przykład
Jeżeli pracownik zarabia 2500 zł brutto, na rękę dostaje 1742,10 zł. Ale gdy 250 zł otrzymuje w naturze (bo to przychód z używania służbowego auta), to na jego konto trafi tylko 1666,40 zł. Otrzyma jeszcze mniej (1621,19 zł), gdy służbowe auto ma pojemność silnika powyżej 1,6 litra, bo wtedy przyjmuje się, że przychód zatrudnionego z nieodpłatnych świadczeń wynosi 400 zł i przez to zaliczka na PIT jest jeszcze wyższa.
Pracodawca też traci
Przykład
Jeżeli pracownik zarabia 2500 zł brutto, to pracodawca musi wpłacić do ZUS z własnej kieszeni 518,50 zł. Jeśli jednak przyzna pracownikowi prawo do użytkowania służbowego auta, to składki ZUS będą go kosztować 570,36 zł, a zatem o niemal 52 zł więcej.
Gdy auto ma silnik o pojemności powyżej 1,6 litra, to koszt składek ZUS w części finansowanej przez zatrudniającego rośnie do 601,46 zł. To o niemal 83 zł więcej, niż gdyby nie zgodził się na używanie przez pracowników służbowego pojazdu do celów prywatnych.
Ryzyko kosztów
Zapewne dałoby się unieść ten dodatkowy ciężar, gdyby nie dodatkowe wymogi i ryzyko. Przede wszystkim – jak już wcześniej pisaliśmy w DGP – wiąże się ono z tym, kto ma płacić za paliwo. O ile nie ma bowiem obaw o amortyzację (tu nic się nie zmienia), o tyle w kwestii paliwa Ministerstwo Finansów jest nieugięte. Stoi na stanowisku, że ryczałt nie obejmuje kosztów benzyny i jeżeli pracodawca chce w całości zaliczyć do kosztów wydatki na paliwo, to musi wykazać wyższy przychód u pracownika.
Podobnie może być z wydatkami na opony, części, myjnię, serwis, naprawy itd.
To może wymusić na firmach prowadzenie ewidencji pozwalającej ustalić, w jakiej części poniesione wydatki na użytkowanie samochodu służą osiągnięciu, zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów firmy. Tylko pod tym warunkiem bowiem można zaliczyć je do kosztów podatkowych (zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT i odpowiednio art. 15 ust. 1 ustawy o CIT).
Lepiej wynająć
Niektóre firmy wybrały inną drogę – zamiast pobierać ryczałt, zaczęły podpisywać z pracownikami umowy o odpłatnym użytkowaniu służbowego pojazdu. Finansowo nie wychodzą na tym korzystniej.
Przykład
Firma wynajmuje pracownikowi auto za 250 zł brutto. Musi od tego odprowadzić do budżetu:
– 23 proc. VAT, czyli 47 zł,
– 19 proc. CIT (od kwoty netto), czyli 39 zł.
Razem odprowadzi więc 86 zł. To więcej niż dodatkowy koszt ponoszony przez pracodawcę z tytułu składek ZUS od bezpłatnego użyczenia pracownikowi służbowego samochodu.
Co zatem przemawia za zawarciem takiej umowy z pracownikiem? Z pewnością nie amortyzacja, bo odpisy można zaliczać do kosztów także wtedy, gdy samochód jest nieodpłatnie przekazywany pracownikowi do używania.
Odpłatny wynajem uwalnia natomiast firmę od ryzyka zakwestionowania przez fiskusa części kosztów z tytułu eksploatacji.
Dodatkową pokusą może być chęć odliczenia 100 proc. VAT od ceny auta i wydatków związanych z jego używaniem, a i na dodatek jeszcze od paliwa. To jednak wariant dla odważnych. Ministerstwo Finansów bowiem już w kwietniu 2014 r. przewidziało, że takie odpłatne umowy mogą być próbą obejścia ograniczeń wprowadzonych dla samochodów wykorzystywanych do celów mieszanych, czyli firmowych i prywatnych. Dlatego w broszurze informującej o zmianach w VAT przestrzegło, że cena wynajmu auta pracownikowi musi być ceną rynkową. Organy mogą więc brać tu pod uwagę art. 32 ustawy o VAT, który pozwala im wymierzyć VAT od wartości odpowiadającej cenie wynajmu aut na rynku.
