Subskrybuj nas na Youtube
Ryczałty za prywatny użytek firmowych aut po kwartale od zmiany przepisów.
Wraz z początkiem 2015 roku prawodawca wprowadził wreszcie szczególne regulacje dotyczące zasad definiowania kwoty przychodu w przypadku korzystania przez pracowników z samochodów służbowych. Przypomnijmy, że pracownik, który wykorzystuje samochód służbowy na potrzeby prywatne, uzyskuje przychód podatkowy w kwocie, odpowiednio:
250 zł miesięczne, jeżeli pojemność silnika samochodu nie przekroczy 1600 cm sześc.,400 zł miesięcznie, gdy będzie korzystał z samochodu o pojemności wyższej niż 1600 cm sześc.
W przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 odpowiedniej kwoty (250/400 zł).
Z kolei gdyby pracownik korzystał z samochodu służbowego, płacąc za takie świadczenie, wartość przychodu determinowana byłaby różnicą pomiędzy kwotą ustawową (odpowiednio 250 zł/400 zł lub odpowiednio częścią z nich) a tą, którą on płaci za korzystanie z samochodu.
Należy przy tym podkreślić, że ewentualna ujemna kwota nie oznacza, że następuje obniżenie przychodu ze stosunku pracy uzyskanego z innego tytułu.
Przy wyznaczaniu przychodu pracownika płacącego za korzystanie z samochodu służbowego na potrzeby prywatne bez znaczenia jest to, czy jest to wpłata do kasy, czy potrącenie z wynagrodzenia pracownika. Jeżeli weźmiemy pod uwagę to, że przy odpłatności świadczenie na rzecz pracownika, co do zasady, podlega opodatkowaniu VAT, porównując zapłatę z kwotą ustawowego przychodu z nieodpłatnego świadczenia, należy wziąć pod uwagę całą zapłatę, czyli z VAT (brutto).
Niestety, przepisy zawierają także kilka istotnych niedoróbek, które zostały omówione poniżej.
1 To nie definicja nieodpłatnego świadczenia
Przepisy nie precyzują, które nieodpłatne świadczenia generują przychód podatkowy, ani też nie wyjaśniają, co oznacza korzystanie z samochodu służbowego na potrzeby prywatne.
W tym zakresie należy stosować dokładnie takie same zasady jak w 2014 roku, a to z kolei oznacza, że dla rozstrzygnięcia, czy wystąpił przychód, należy ustalić, czy pracownik jeździ pojazdem tylko służbowo, czy również prywatnie.
Tak jak uprzednio, aby pracownik uzyskiwał przychód z tytułu korzystania z samochodu służbowego na potrzeby prywatne, musi z tego tytułu osiągać korzyść ekonomiczną, czyli powinno mieć miejsce wzbogacenie (przysporzenie) lub zaoszczędzenie.
2 Wykorzystywanie to znaczy...
Pomimo że zostały ustalone kwoty zryczałtowane przy identyfikowaniu przychodu pracownika, pracodawca, rozliczając taki przychód, powinien dokładnie przyjrzeć się problemowi, a nawet uporządkować go w wewnętrznym regulaminie.
Podkreślić trzeba, że prawodawca podatkowy posłużył się pojęciem wykorzystania samochodu służbowego na potrzeby prywatne i z takim wiąże przychód podatkowy w wysokości, odpowiednio, 250 lub 400 zł. Rzecz w tym, że nie doprecyzowano, co oznacza to wykorzystywanie, a w efekcie co zawiera się w owych 250 lub 400 złotych. To oznacza, że konieczne jest rozstrzygnięcie, czy w ramach takiej kwoty zawarte są również: paliwo, autostrady, parkingi na potrzeby prywatne.
W moim przekonaniu najwłaściwsze jest odniesienie zakresu wykorzystywania samochodu służbowego do usługi wynajmu pojazdu – a w takim przypadku korzystający sam, czyli odrębnie od czynszu najmu, płaci za paliwo, parkingi, autostrady itp.
Tak też należy postrzegać wykorzystywanie na potrzeby PIT. Również ze strony Ministerstwa Finansów płyną informacje, że 250 zł/400 zł to przychód z tytułu korzystania z samego samochodu, ale już nie z paliwa czy innych świadczeń służących tylko i wyłącznie przejazdom prywatnym.
3 Służbowe paliwo, prywatny przychód
Wobec zaprezentowanego powyżej sposobu interpretowania pojęcia wykorzystywanie, należy stwierdzić, że jeżeli pracodawca godzi się na to, aby pracownik jeździł prywatnie na służbowym paliwie, to wartość takiego paliwa powinna zwiększyć przychód pracownika. Co ważne, już za chwilę (bo od lipca) nawet w przypadku samochodów osobowych większości podatników będzie przysługiwało prawo do rozliczenia 50 proc. VAT od paliwa. A to będzie oznaczało, że jeżeli pracownik zużyje paliwo służbowe na potrzeby osobiste, konieczne będzie opodatkowanie takiego zdarzenia i zarejestrowanie go w kasie fiskalnej.
Zatem, zarówno w interesie pracownika, jak i pracodawcy jest to, aby w ramach wewnętrznych regulacji uporządkować kwestie paliwa, ustalając, że jazdy prywatne pracownik będzie odbywał na swoim paliwie (jest ono oznaczone co do gatunku, a nie co do tożsamości, więc wystarczy, że np. pracownik wykaże, że w okresie rozliczeniowym zakupił za własne środki paliwo w ilości adekwatnej do liczby kilometrów przejechanych prywatnie).
Przyjęcie, że pracownik wykorzystuje paliwo prywatne w zasadzie nie musi się wiązać z rozliczeniem zakupu paliwa, ale wówczas należy zwrócić uwagę na cykle tankowania, gdyż mogą one zdradzić, że jest inaczej, tzn., że pracownicy zużywają służbowe paliwo na potrzeby jazd prywatnych – a to już nie przelewki. W takim przypadku wskazane jest rozstrzygnięcie, czy np. dojazdy do i z pracy mają charakter służbowy, czy prywatny.
4 Obowiązkowo 1/30
Badając zasady fiskalne korzystania z samochodów służbowych na potrzeby prywatne po upływie kwartału obowiązywania nowych regulacji, należy wskazać, że pracodawca musi uwzględniać przy wyznaczaniu przychodu pracownika to, ile dni pracownik korzystał z samochodu służbowego na potrzeby prywatne. Obliczenie jest następujące: 1/30 kwoty miesięcznego przychodu razy liczba dni wykorzystania równa się kwota przychodu. Stosowanie takiego rozliczenia ma charakter obligatoryjny i pracodawca nie może z tego zrezygnować.
Na potrzeby tego rozliczenia należy wziąć pod uwagę faktyczne wykorzystanie pojazdu w danym dniu, ale niekoniecznie jeżdżenie – już sam fakt, że pracownik miał możliwość używania samochodu, bo nim dysponuje, przesądza o sklasyfikowaniu tego dnia jako wyznaczającego przychód korzystającego. Prawodawca nie wymaga też, aby to był cały dzień. To oznacza, że korzystanie z pojazdu tylko przez część dnia wygeneruje przychód, a w efekcie ten sam samochód może generować w jednym dniu przychód nawet kilku pracowników.
5 Samochód w czasie urlopu u pracownika
Pamiętać należy również o tym, że przychód z tytułu korzystania z samochodu może wystąpić nawet wówczas, gdy pracownik przebywa przez dłuższy czas na urlopie. Warto więc, aby pracodawca unormował w wewnętrznym regulaminie zagadnienie przychodu w przypadku dłuższej przerwy w pracy.
Jeżeli zgodnie z regulaminem pracownik zda pojazd na czas np. urlopu lub będzie go garażował w zwykłym miejscu, ale poinformuje o tym pracodawcę, a ten poleci mu pozostawienie pojazdu w takim miejscu (np. gdy pracodawca nie ma wystarczającej liczby miejsc parkingowych), wówczas za takie dni nie powinien być rozpoznawany po stronie pracownika przychód podatkowy z tytułu wykorzystywania pojazdu na potrzeby prywatne.
Ważne, aby w jednostce obowiązywały wewnętrzne zasady doprecyzowujące reguły korzystania z pojazdów, bo – jak na to wcześniej zwracałem uwagę, a co potwierdziła praktyka kwartału obowiązywania przepisów – same przepisy ustawowe nie wystarczą do bezpiecznego i efektywnego rozliczania korzystania przez pracownika z samochodu służbowego na potrzeby prywatne.
6 Osoby współpracujące, ale nie pracownicy
Z uwagi na to, że zasady wyznaczania kwoty przychodu zostały zapisane w artykule dotyczącym przychodu ze stosunku pracy, nie może być wątpliwości co do tego, że nie mają one zastosowania w przypadku korzystania z samochodu przez osoby niebędące pracownikami. W przypadku takich osób stosujemy dotychczasowe reguły – czyli wartość rynkową świadczenia.
Jeżeli ta sama osoba jest pracownikiem i jednocześnie współpracuje z firmą na podstawie innej umowy, należy rozstrzygnąć w ramach jakiego stosunku prawnego otrzymuje pojazd do używania i zastosować odpowiednią metodę identyfikacji przychodu.
Podstawa prawna
Art. 12 i art. 11 w zw. z art. 13 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).
